時間ブロックスケジュールを作成する方法

まずは、明日やることリストを作りましょう。例えば、起きる、ニュースを見る、シャワーを浴びる、コーヒーを入れる、出勤する、朝食をとる、メールに返信する、会議に出席する、旧友とランチをする、プロジェクトに取り組む、帰宅する、子供たちを野球の試合に連れて行く、夕食を買って食べる、好きな番組を見る、寝る準備をする、気候変動について考えながら眠れない夜を過ごす、そして実際に寝る、などです。

1日のタスクを網羅的に書き出したら、それぞれのタスクにかかる時間（またはかかるべき時間）を書き留めます。次に、タイムブロックに使用している紙（またはソフトウェア）を用意し、割り当てた時間に基づいて、すべてのイベントと責任を入力します。1日をどのように分割しているかを確認したい場合は、タスクを色分けして分類しましょう。例えば、身だしなみ・入浴は青、仕事は黄色、食事は緑などです。

人材管理会社 Spica によれば、その後の秘訣は、各ボックスを会議と同じように扱うことです。再スケジュールしないでください。あまりいじりすぎないでください。それが表す時間的コミットメントを尊重し、指定された時間にタスクを実行することを約束し、確保した時間内に完了するように最善を尽くします。これは、タイムボクシングと呼ばれ、何かをするために一定の時間を自分に与え、その時間だけそのタスクに集中し、時間が来たら仕事をやめるという、似ていますが少し異なる概念です。タイムボクシングとタイムブロッキングの類似点と相違点については、以前より詳しく書きましたが、本当に知っておく必要があるのは、カレンダー上で何かをするために確保した時間には、完全にディープワークに従事し、気を散らすものを避け、目の前の責任にすべてのエネルギーを向けるべきだということです。事前に計画された会議やイベントと同様に、スケジュールを混乱させる事態が発生することがありますが、大きな混乱（仕事の会議を延期するような事態）がない限り、時間ブロックを守ることを誓います。

ここで、何らかの時間追跡システムを導入することも賢明です。タスクに実際にどれくらいの時間がかかったかを書き留めたり、作業をモニタリングするソフトウェアを使用したりすることで、進捗に合わせて時間ブロックを調整できます。最初の1～2週間は、スケジュールを作成する際に、各タスクにかかる時間を推測することになるかもしれませんが、しばらくすると、割り当てられた時間よりも長い、または短い時間がかかっているタスクを特定し、それに合わせてスケジュールを調整できるようになるはずです。

時間ブロックが機能する理由

タイムブロッキングは、その信奉者に大変好評です。ハーバード・ビジネス・レビューが指摘しているように、通常のToDoリストでは選択肢が多すぎて、構造化が不十分です。そこに時間という要素を加えることで、タスクに集中しやすくなります。

また、締め切りを守り、ガイドラインを遵守するのにも役立ちます。あるプロジェクトやタスクに合計50時間かかると分かっている場合、タイムブロッキングを行うことで、それらの時間を分散させ、スケジュールに余裕を持たせることができます。これにより、本当に時間があるかどうかを推測することなく、設定されたスケジュールで物事を終わらせることができます。予定より早く終わらせることができたら、素晴らしいですね！少しの休暇を追加しましょう。

時間ブロックに関する最後の注意点

タイムブロッキングはタイムボクシングと混同されることが多く、多くの生産性ブログやハックではタイムブロッキングのことを「タイムボクシング」と呼んでいます。例えば、上記のハーバード・ビジネス・レビューの記事もまさにその例です。これはよくある間違いで、実際、この記事の以前のバージョンでは、タイムブロッキングをタイムボクシングと呼んでいました。計画通りに進め、詳細なカレンダーを作成している限り、呼び方は何でも構いませんが、他のガイドを読んでいる際に混乱を招く可能性があるので、ご注意ください。両者の違いを詳しく説明した記事は、こちらをご覧ください。

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