一人でいると、ついついマナーを忘れてしまいます。会議に遅刻したり、「お願いします」「ありがとう」といった簡単な言葉を忘れたり。普段は礼儀正しく行儀の良い人でも、直接会わないと、まるで嫌な人に見えてしまうことがあります。孤独が原因かもしれませんが、あなたはその犠牲になる必要はありません。

以前も申し上げたように、「同僚から物理的に離れていると、コミュニケーションがより奇妙になることがあります。」正直なところ、「見知らぬ人」というのは少し丁寧すぎるかもしれません。結局のところ、キャリアを台無しにするようなミスを犯すのに、マーケティングやブランドレベルのソーシャルメディア管理に携わっている必要はありません。

2005年以降、米国だけでもリモートワークは103%増加しました。しかし、デジタルワークプレイスはまだ比較的新しい環境です。ルールを理解することはもちろん、それを守らなければならないことを自分自身に思い出させることさえ難しい場合があります。そこで、デジタルワークプレイスで誰もが覚えておくべき10のプロフェッショナルルールをご紹介します。ただし、このリストの目的は、自分自身に適用することです。オンラインでもオフラインでも、エチケットにうるさい人は誰も好きではありません。

時間厳守

早ければ時間通り、遅ければ時間通り。この自明の理は何世紀にもわたって職業倫理を導き、オンラインでも時間厳守は依然として黄金律です。

残念ながら、デジタル会議には特有の時間遅延による課題がつきものです。デバイスを起動し、適切なプログラムを開き、マイクとカメラが機能していることを確認し、バックグラウンドで帯域幅を浪費するアプリを閉じ、議題やその他の関連資料を提示するなど、準備を怠ると、これらの課題に驚かされる可能性があります。

準備に加えて、もう一つ注目すべきヒントがあります。「通知をオフにする」ことです。本当に重要な出来事の直前に、メール、テキストメッセージ、Facebook、Twitter、LinkedInをチェックするだけで、どれほどの時間を無駄にしてしまうかを決して軽視しないでください。

通知がなくても、会議開始の1分前にログインしてすぐに使えると考えるのは間違いです。「時間通り」とは、すべての会議の開始予定時刻の少なくとも10分前には準備を整えることを意味します。この余裕を持たせることで、自分の「技術的な問題」で他の人のスケジュールを邪魔することがなくなります。

パーソナルな情報

メモや全社メールは面倒くさい。デスクや受信トレイがすでに散らかっている状況で、社内の従業員全員、あるいはチームメンバー全員に宛てた長文の文書を送ることほど、「私には関係ない」と却下される簡単な方法はありません。

メールを率直で明確、そして簡潔にすることは良い出発点ですが、真にパーソナルなものにするには、テキストを可能な限り最小限に抑える必要があります。代わりに、チームに新しいメンバーが加わった時や新しいシステムを使う必要がある時は、事前に録画した自己紹介動画など、視覚的でインタラクティブなコンテンツを活用しましょう。

感情的な会話や否定的なフィードバックを伝える際には、特に個人的な内容に触れることが重要です。メールやチャットアプリといった白黒はっきりした媒体は、誤解や行き違いが生じやすいことで知られています。デリケートな問題に対処する必要があるときは、できるだけ現実に近いコミュニケーション手段を選びましょう。

フォロースルー

権力者と直接顔を合わせていないからといって、約束を破っても大丈夫だと勘違いしないでください。約束したことは、約束した時に必ず実行しましょう。ロバート・コリアーの言葉を借りれば、「成功とは、毎日積み重ねられた小さな努力の積み重ねである」のです。

ビジネスにおいて、最後までやり遂げることは必ずしも魅力的な資質ではありませんが、不可欠な要素です。それは、単に譲れないエチケットの要素というだけではありません。エリック・ホルツクロウ氏がIncの記事で説明しているように、一貫性は評価を可能にし、説明責任を生み、評判を確立し、他者にとって価値のある存在となるのです。

何らかの理由で約束したタスクを時間通りに完了できない場合は、不在中に同僚を無期限に待たせるよりも、メールで、あるいは（できれば電話で）遅れることを伝える方がはるかに効果的です。チームにとって頼りになる存在であることは、特にリモートワークの環境では非常に重要です。

明確な期待を設定する

単なる怠惰に加えて、リモートワークやデジタルワークをする人にとって、最後までやり遂げることができない主な理由の一つは、そもそも約束や要求が曖昧になりがちなことです。5人の同僚とのメールやチャットで「それについて調べてみましょう」などと言うような人になってはいけません。

ここで傍観者効果が作用します。誰も非難されなければ、誰も責任を取りません。このような状況に陥ったときは、常に次の2つの真実を心に留めておいてください。

みんなの仕事は誰の仕事でもない。

期日がないということは、決して期日がないということです。

健全な関係を築く上で、明確な期待を持つことはどれほど重要なのでしょうか？ 人間関係において、親密な遠距離恋愛の鍵は、期待をうまくコントロールすることです。「幸福とは、必ずしも相手との距離や会う頻度とは関係ありません。むしろ、人間関係に対する期待と現状の現実との乖離が重要なのです。」

明確な期待とは、タスクを個別に割り当て、成果物を文書で確定し、最初から期限に合意することを意味します。

定期的に返信する

現在、世界中のメールの総数は1日あたり2,056億通に達しています。そのうち、ビジネスメールは1,125億通に上ります。職場だけでも、毎日約122通のメールを処理しなければならない計算になります。「受信トレイゼロ」は難しいかもしれませんが、特にリモートワークやデジタルワークをしている人にとっては、過負荷だからといって同僚からのメッセージを無視する言い訳にはなりません。

ジョン・ランプトンのブログでは、フォルダやラベルを作成し、返信できるまでメールのリクエストをそこに保存しておくことを提案しています。これは、受信トレイを整理する際に昔ながらの「信頼できる3人組」方式によく似ています。特に、「ノー」と答えるつもりのメールリクエストには効果的です。ジェフ・ワイナーは、メールに支配されないようにメールを管理する7つの方法を紹介しています。その中でも最も重要なのは、「受信メールを減らしたいなら、送信メールを減らす」という実践的な秘訣です。

しかし、定期的に返信するための鍵は、自分の負担状況を伝えることです。何も言わずに「後で対応します」と言うのと、「今は対応できません。…の理由ですが、（具体的な日にち）また連絡します」と言うのとでは、大きな違いがあります。

すぐにリクエストに対応できない場合は、数秒かけて返信し、同僚に知らせてください。

すべてを1か所に保管

同僚が不在の間、あるいはもっとひどいことに退職した後に、その物理的なファイルを探さなければならなかった経験があれば、それがいかに面倒なことかお分かりいただけるでしょう。デジタル化しても、その経験は同様に苦痛です。

これは単なるエチケットの問題ではなく、生産性にも関わってきます。あなたとチームメンバーが同じようなツールを使うことが重要です。Dropboxはストレージとして人気が高く、Slackは間違いなく私のお気に入りのコミュニケーションアプリです。Memitはクラウドストレージと直接連携する新しいWebクリッパーで、Evernoteのようなツールの見た目や使い勝手を損なうことなく「1か所にまとめる」というルールを守れます。

シンプルなオンラインワークフロー管理にはTrello、より複雑な作業にはAsanaがおすすめです。さらに良いのは、Sticker MuleのAsanaガイドを詳しく読むことです。リモートチームのニーズに合わせてAsanaプラットフォームを効果的に活用する方法を詳しく学ぶことができます。どのツールを選ぶにしても、「少ないほど良い」ということを忘れないでください。

理由を説明する

デジタルでも対面でも、「なぜなら」の力を決して過小評価しないでください。

ハーバード大学の心理学教授が行った古典的な研究によると、目の前にコピー機を使っている人が、理由を述べて要求に応じる可能性が33%高まることが明らかになりました。驚くべきことに、「because」の力は、たとえ理由が冗長な場合でも強力でした。「コピーを取らなければならないので、コピー機を使わせてもらってもいいですか？」

重要なのは、自分の行動の背後にある理由を説明すると、人々が理解し、共感し、同意する可能性がはるかに高くなるということです。

実際、「あなた」と「私にとって何のメリットがあるの？」という質問に対する答えの次に、「なぜなら」は英語で2番目に説得力のある言葉です。

部下であれば、理由を説明することが、依頼を断ったり、代替案を提案したりする最も丁寧な方法です。リーダーであれば、理由を説明することで、単に命令を出し、独断的に「ノー」と言うだけのオンライン上の独裁者ではないことを示すことができます。

絵文字を賢く使いましょう ;-)

オックスフォード辞典が2015年に発表した「今年の言葉」は、実は単語ではありませんでした。それは次の言葉でした。

正式には「喜びの涙を流す顔」と名付けられたこの絵文字は、2015年に最も多く使用された絵文字であったため、オックスフォード大学が選定しました。絵文字の世界的な使用が2014年から2015年の間だけで3倍に増加していることを考えると、これはかなりのことです。

しかし、絵文字はプロフェッショナルなビジネスエチケットに反するのでしょうか？答えはイエスでもありノーでもあります。ダニエル・テイは、プロフェッショナルな絵文字の良い面を次のように見事にまとめています。

結局のところ、絵文字はビジュアルコミュニケーションの世界において重要な役割を担っています。対面で感情を伝えることができない時、絵文字は感情を率直かつリアルに伝えることができます。絵文字は子供っぽく思えるかもしれませんが、今こそ絵文字を活用し始めるべき時です。

しかし、絵文字を使うには賢明さが必要です。アトランティック誌は次のようなルールを定めています。「上司や顧客に対しては、相手が先に絵文字を使い、それが常識として定着するまでは、絵文字を使わないようにしましょう。」

つまり、最も安全な方法は、基本に忠実に従うことです。軽薄に受け取られる可能性のあるウィンク顔は避け、他の顔文字は文脈が明確で意味が歪められない場合にのみ使用してください。疑問がある場合は、使用しないでください。

具体的に

この点については既に触れましたが、具体的に伝えることについては、特に意識する価値があります。デジタルコミュニケーションにおいては、決して偶然や個人的な解釈に委ねてはいけません。全てをシンプルかつ簡潔にまとめましょう。言葉が多すぎると、混乱が生じやすくなります。

以下は、説得力のあるメールを書くための Henneke Duistermaat 氏のガイドから引用した、ひどいけれども非常によくあるビジネス メールの素晴らしい例です。

メールでは、最初の段落で依頼内容と緊急の詳細を明確に述べるようにしましょう。特に外出中は、メールをざっと読む人は通常、最初の数文だけを読み、残りはざっと流し読みしてしまいます。

また、動詞＋名詞＋目的語のVNO（動詞＋名詞＋目的語）の形式を使いましょう。例えば、依頼内容を4段落もかけて詰め込まず、次のようなフレーズを使うようにしましょう。

私にお知らせください …

ぜひ、…とお繋ぎしたいのですが

連絡先は…です。

代わりに、丁寧にこう言いましょう。「このメールに返信していただければ、ご都合の良い時間に簡単なデモを設定させていただきます。」

同僚にも同じことを伝えましょう。「トムに電話してもらえますか？」ではなく、「明日の終業時間までにトムに電話して、ワイヤーフレームが21日までに完成するか確認してほしい」と具体的に伝えましょう。

最後に、具体性は単一性に等しい。Fast Companyで指摘したように、「メッセージは1つの要求、しかも1つの要求だけに絞るようにしてください。」

「お願いします」と「ありがとう」を言う

最後に、「お願いします」や「ありがとう」はリストに無意味だと思うなら、バーチャルコミュニケーションではこれらのちょっとしたフレーズをいかに簡単に忘れてしまうかを知って驚くでしょう。モバイル端末で入力したり、外出先で簡単なメールを送信したりする時は、言葉を節約することに忙しく、実際の会話ほど重要ではないと思うかもしれませんが、実は重要です。

口頭でのコミュニケーションでは、口調で話し方を組み立てることができます。しかし残念ながら、文章では口調を伝えるのがはるかに難しいので、「お願いします」や「ありがとう」といった表現が効果的です。

さらに、感謝の気持ちを伝える際は、タイムリーで、相手に寄り添い、具体的な内容にしましょう。Business InsiderのJacquelyn Smith氏が説明しているように、「感謝の気持ちを伝えるメールは24時間以内に送り、感謝を伝えたい相手全員に個別に送るべきです。」

結局のところ、デジタルエチケットは必ずしも複雑なものではなく、個性を損なったり、楽しさを奪ったりするものでもありません。しかし、常にオンラインで仕事をしている人や、リモートワークで同僚から遠く離れた場所で仕事をしている人にとっては、それを習得することがさらに重要です。

アート：サム・ウーリー。

アーロン・オレンドルフは、Entrepreneur、Business Insider、Success、Fast Companyなどの雑誌に定期的に寄稿しています。昼間は地元の大学でコミュニケーションと哲学を教えています。夜はiconiContentで「世界を質の悪いコンテンツから救う」ことに尽力しています。Twitterで彼をフォローするか、彼の究極のコンテンツ作成チェックリストをこちらから入手してください。