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タスクに等級を付けて、ToDo リストの整理を容易にしましょう。
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クレジット: TippaPatt/Shutterstock
目次
生産性を高める上で重要な要素の一つは、日々の責任に優先順位をつけることです。だからこそ、ToDoリストは非常に重要です。私は通常、タスクを緊急度と重要度に応じて視覚的に分類できるアイゼンハワー・マトリックスの使用を推奨していますが、別の方法もあります。ブライアン・トレーシー著『Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time』に出てくるABCDE法です。カエルを食べる、つまり最も大きく、最も大変なタスクを最初にこなすのは、その日のタスクに取り組む一つの方法ですが、残りのタスクをどのようにこなすかを計画することも非常に重要です。その仕組みをご紹介します。
生産性のABCDE法とは何ですか?
ABCDE法は、やるべきことをシンプルに分類できる方法です。特に、1-3-5リストのようなモデル（毎日、大きなタスクを1つ、中くらいのタスクを3つ、小さなタスクを5つこなす）に従っている場合は、この方法を使うことで、ToDoリスト作成の第一歩を踏み出すことができます。大きなタスク、中くらいのタスク、小さなタスクを分類すること自体が、実は一つのタスクです（ただし、5つのタスクにはカウントされません）。
1日の計画を立てる際には、目の前のタスクに一つ一つ点数をつけましょう。まず、やるべきことをすべてリストアップしましょう。これは1日、1週間、1ヶ月のタスクのリストで構いません。最終的には全てを絞り込んでいきます。そして、以下のアウトラインに基づいて、それぞれのタスクに点数をつけましょう。
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Aは最も重要なタスク、つまり完了しないと何らかの影響が出るようなタスクです。これらはリソースと時間を要する「カエル」タスクですが、請求書の期日通りの支払いのように、時間はかからないものの、失敗した場合に大きなペナルティが伴うタスクも含まれます。
Bタスクは、すぐに完了させる必要があるものの、すぐに完了させなくてもそれほど深刻な影響が出ないタスクです。Aタスクほど緊急度が高くならないように、いつかは完了させる必要があることは分かっていますが、少し余裕を持たせることができます。
Cタスクは、完了しなくても特に影響はありませんが、済ませておく方が良いタスクです。私の場合、CタスクはPR会社からの売り込みに返信し、クライアントへのインタビューに興味がないと伝えることです。必ずしもそうする必要はありませんでしたが、プロフェッショナルな関係を良好に保つために、そうしておくと良いでしょう。（逆に、Bタスクは、誰かの広報担当者がインタビューの日時を確定させようとしている際に、すぐに返信することです。Aタスクは、インタビューを行うことです。）
Dタスクとは、誰かに委任できるタスクです。委任する相手は、AタスクやBタスクの負担を軽減するようなタスクを担ってはいけません。たとえあなたにとって重要でなくても、あるいは相手がきちんとやってくれると信頼していても、Dタスクは相手にとって優先事項となるべきです。
Eタスクは、完全に削除するタスクです。全く目的がなく、何の成果ももたらさず、あるいは計画を逸らしたり、むしろ弊害をもたらす可能性がある場合は、実行しないでください。ただし、これは相対的な評価です。例えば、今夜スーパーに行きたいのに時間がないとします。家には十分な食料があり、テイクアウトもできます。今回は削除しても問題ありませんが、食料を使い果たしてしまうと、スーパーへの買い物はリストの上位に舞い戻ってきます。その他のEタスクは、重要度が低いため、二度と現れないかもしれません。自分へのプレッシャーを軽減するために、これらのタスクは無視しましょう。
これは少し主観的なものであることをご承知おきください。日々のタスクを分類するより厳密な方法は他にもあります。責任に評価をつけるのに苦労している場合は、もう少しデータに基づいた方法を試してみる必要があるかもしれません。ここでの目標は、迅速かつ効率的に行うことです。そうすれば、やるべきことについてストレスを感じることなく、優先順位を付けて、すぐに行動に移すことができます。
ABCDEグレードを活用して生産性を高めましょう
すべてのタスクに等級を割り当てたら、1 日 (および 1 週間と 1 か月) の計画を始めます。ここで 1-3-5 の ToDo リストが役立ちます。1 つの大きなタスクは A 評価のタスク、つまり緊急かつタイムリーで、大量のリソースと集中力を必要とするタスクにする必要があります。3 つの中規模のタスクには、より小規模な A レベルのタスクが含まれる場合もありますが、ほとんどの場合は B 評価になります。5 つの小規模なタスクについては、残った B 評価と、必要に応じて C 評価を取得します。D 評価のタスクについては、それらをアウトソーシングして調整するだけでも、委任を 5 つの小規模なタスクの 1 つとして実行できるだけの作業が必要になる可能性がありますが、実際にどれだけの労力がかかるか、1 日の残りの予定がどうなるかによって異なります。伝言を出した人を責める必要はありませんが、委任を処理するために C 評価のタスクに頼らざるを得なくなる可能性があります。
Eの評価は、そのまま消して構いません。削除するか、取り消し線を引いてください。これで完了すると、気分が良くなり、生産的になります。
これまでのところどう思いますか?
その日に必要なタスクを整理したら、その週の予定を見据え、Bレベルの責任を念頭に置き、もしその日に時間が取れない場合は、都合の良い日に繰り越しましょう。先延ばしにすると、あっという間にAレベルになってしまいます。
いつものように、タイムボックスを活用して1日のスケジュールを立てましょう。カレンダーの各タスクに時間を割り当て、主要なAレベルのタスクに最も多くの時間を割り当て、BレベルとCレベルのタスクには徐々に時間を割いていきます。マルチタスクは避け、まずはカエルを食べることから始め、残りのタスクを一つずつ完了するまで進め、順番にこなしましょう。（ただし、タスクを委任する場合は、相手にとってもAレベルまたはBレベルの仕事であるべきタスクを早く終わらせるようにしてください。）
自分の責任に優先順位をつけることは、責任を客観的に捉え、緊急性を高める簡単な方法です。これにより、生産性が向上します。すべてを順序立ててリストにまとめることで、構造と方向性が明確になり、一日を通して時間の無駄が減り、完了時には達成感が得られます。これはそれ自体が生産性向上につながります。
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ジョーダン・カルフーン 編集長
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