ほとんどの生産性向上メソッドは、特定のプロジェクトやToDoリストを体系的に進めるためのツールを提供しています。「カイゼン」とは、「良い変化」と訳される日本の生産性哲学で、あらゆる行動を体系的に行うのに役立ちます。簡単に言えば、「絶え間ない継続的な改善」を意味し、どんな場所でもどんな仕事でも応用できる考え方です。

カイゼンは、ToDoリストを整理するための生産性向上「システム」というよりは、哲学です。GTD（Getting Things Done）メソッドやポモドーロ・テクニックとは異なり、カイゼンは、仕事のやり方からチームの連携方法まで、あらゆるものを思考し、整理する方法です。

カイゼンとは何ですか？

カイゼンは「良い変化」と訳され、それ以上の意味はあまりありませんが、生産性向上の分野では「絶え間ない継続的な改善」を意味します。簡単に言えば、組織のあらゆる側面が常に、より良い成果を上げるよう努めるべきです。この哲学は、第二次世界大戦直後、いくつかの日本企業が、従来のやり方で物事を進めるのは良くないという考えを受け入れたことで初めて生まれました。特に、競争力を高めるためのより良い選択肢がある場合、それは間違いでした。欧米の競合他社や製造手法に触発された「カイゼン」は、製品、職人技、そしてそれを作る人々を尊重しながら、ビジネス慣行と製造手法を改善し、賢明に合理化するための全社的な取り組みと同義になりました。

こうした継続的な改善は、次の 6 つのステップに分けられます。

1. 標準化: 特定のアクティビティに対して、繰り返し実行可能かつ体系化されたプロセスを作成します。

2. 測定: 完了までの時間、費やした時間などの定量化可能なデータを使用して、プロセスが効率的かどうかを調べます。

3. 比較：測定値と要件を比較します。このプロセスは時間を節約できますか？時間がかかりすぎませんか？期待どおりの結果が得られますか？

4. イノベーション：同じ仕事をしたり、同じ結果を達成したりするための、より新しく、より良い方法を模索しましょう。生産性を向上させる、同じ最終目標へのよりスマートで効率的なルートを探しましょう。

5. 標準化: 新しい、より効率的なアクティビティのために、繰り返し可能な定義済みのプロセスを作成します。

6. 繰り返し: 手順 1 に戻ってもう一度やり直します。

面倒に思えるかもしれませんが、仕事への心構えや会社（またはチーム）の文化の一部になれば、とても自然に感じられるようになります。常により良い方法を模索し、それを試してみる意欲があるなら、それを正式なものにし、全員が同じ認識を持つようにするのは、ほんの一歩前進に過ぎません。

もちろん、カイゼンは変化のための変化ではないことを指摘しておく必要があります。カイゼンとは、意図的な継続的な改善であり、実際に成果をもたらさない変化は行うべきではありません。生産性は諸刃の剣です。新しいものを試したり、新しいツールを調べたりすることに、実際に仕事をする時間よりも多くの時間を費やしてしまう可能性があります。最高の生産性システムとは、物事を成し遂げるのに役立つものであり、最高のアプリとは実際に使用するものであることを忘れないでください。仕事の最適化方法を探す際には、このことを念頭に置いてください。

カイゼンの実践：トヨタ生産方式

多くの人はカイゼンをトヨタ生産方式と結びつけます。トヨタ生産方式ではカイゼンが中核的な経営理念の一つとなっています。ビジネススクールでは伝説とも言える有名な逸話に、トヨタは継続的な改善に非常に力を入れており、トヨタの組立ラインでは、どの作業員でもいつでもラインを停止して生産上の問題に対処したり、エラーを修正したり、無駄を減らしたり効率を向上させるより良い方法を経営陣に提案したりできるというものがあります。

経緯はこうです。アメリカの自動車メーカー幹部がトヨタの工場を訪れ、日本の自動車メーカーがいかにして無駄やミスを少なく、これほど多くの車両を生産できるのかを探りました。対照的に、アメリカの自動車メーカーは生産量を維持できていたものの、生産ラインの最終段階でのミス率が著しく高くなっていました。ドアのはんだ付けが不十分、ハンドルの位置がずれている、ボルトの取り付け位置が間違っているなど、組立ラインのどこかでミスが発生すると、それが生産の最終段階まで影響を及ぼし、ミスを修正するために車両を分解・再組み立てしなければならなくなりました。その作業には、ミスをすぐに修正した場合、あるいはそもそもミスがなかった場合よりも多くの費用がかかっていました。

訪問した幹部たちはトヨタのプロセスを実際に見て、その仕組みに驚愕した。現場作業員が職長の承認なしにラインを止める権限を持つことは想像もできなかったし、ましてやラインの方針や手順に関して経営陣に有益な提案ができるはずもなかった。たとえ自分の仕事でなくても、ミスをすぐに修正した従業員に報酬を与えるという考えは、当時は「何があってもラインを止めてはいけない」という論理が主流だったため、前代未聞だった。記事の結末によると、訪問した幹部たちは帰国後、同様の手順を実施した。彼らは、より良い協力体制や仕事の遂行方法を模索した従業員に報酬を与え始め、単に仕事量を増やすだけでなく、質の高い仕事に対しても報酬を与えるようになった。

話はバラ色かもしれませんが、これらの信条は生産性哲学としてのカイゼンの核心です。一度受け入れれば、目標はより多くの仕事ではなく、より良い仕事をすること（いわば、より一生懸命働くのではなく、より賢く働くこと）になります。同様に、改善と最適化を模索する時間を作ることも重要です。もちろん、これは変化のためではなく、仕事、ひいては人生をより良くするためです。結局のところ、重要なのは、やらなければならないことに費やす時間を減らし、やりたいことにもっと時間を割く方法を見つけることです。

カイゼンを効果的に活用する方法

カイゼンは簡単に実践できます。実際の方法論というよりは精神的な哲学なので、ツールを購入したり、アプリをダウンロードしたり、メモ書きするためのスケジュール帳を用意したりする必要はありません。カイゼンを効果的に実践するには、主に仕事へのアプローチを変えることが重要です。カイゼンは企業哲学であるべきだと思われるかもしれませんが、個人レベルでも効果を発揮します。ここでいくつかのヒントをご紹介します。

まず、自分の仕事をより良く進める方法を常に模索しましょう。普段から忙しい人は、定期的に自分の仕事と優先事項を確認する時間を確保しましょう。その時間を使って、自分が正しく仕事をしているか、あるいは可能な限り最善の方法で仕事をしているかを確認することができます。1時間のウィークリーレビューは、まさにそれを実現するのに最適です。レビューの目的はまさにそれを実現することです。これにより、仕事の現場から抜け出し、俯瞰的な視点を得ることができます。あるいは、RescueTimeのようなアプリを使って仕事の進め方を追跡するのも良いでしょう。1日をどのように過ごし、どこに時間を使ったかについて、貴重な洞察が得られます。こうした視点を持つことで、時間をどのように使っているか、どこで無駄になっているかを把握し、自分が何のために仕事をしているのかをより深く理解できるようになります。

同様に、Google の社員はかつて、より良い働き方を模索することに時間の 20%、通常の業務に時間の 80% を費やしていたことで有名です。Google はその後この方針を縮小しましたが、その考え方は今でも健全です。新しい働き方を試したり、新しい興味深い方向につながるような情熱を注げるプロジェクトに挑戦したりする時間を作ることができれば、より良い手法やより高速なツールを発見したときに、その時間を取り戻すことができます。20% は厳しいと思われるなら、10% にしてみましょう。週に数時間でも、上司と仕事を効率化する方法、負担を軽くする方法、全員の仕事が楽になる新しいツールについて話し合うだけでも、大きな違いが生まれます。ただし、常に新しいことに挑戦し、改善を求めている必要があります。これは、ゆっくりと、継続的に、絶え間なく改善していくことです。

仕事を効率化する方法を見つけたら、時間をかけて調べてみましょう。自分のスタイルや仕事内容に合致するなら、試してみて、時間の節約になるかどうかを確認しましょう。チームで働いている場合は、一緒に働く仲間からの建設的な批判やフィードバックを積極的に受け入れましょう。いつ、誰かがあなたの現在のやり方に変更や調整を提案し、全員の時間とエネルギーを節約してくれるか分かりません。「これまでずっとこうやってやってきたから」とすぐに自己弁護してしまうと、物事をより良くするための貴重な機会を逃してしまうかもしれません。覚えておいてください。小さなことから始め、小さな一歩を踏み出すこと。それがカイゼンの真髄です。

仕事が忙しいときでもカイゼンを意識する方法

カイゼンの実践的な応用は素晴らしいものですが、それでも仕事から離れて、より良い仕事のやり方を考える時間が必要です。また、仕事中は基本原則を念頭に置くことも重要です。仕事に没頭しすぎて重要なことを見逃したり、提案できることがあるのに発言をためらったりするのは避けたいものです。例えば、作業中の車両にバンパーが半分しか取り付けられていなかったり、間違ったタイヤが取り付けられていたりしても、自分の仕事はドアミラーを取り付けるだけだからと、そのまま流してしまうような組立ライン作業員にはなりたくないでしょう。

カイゼンの直接的なメリットの一つは、自分の仕事に対するオーナーシップと権限の意識です。理想的には、誰もが最初から最後まで自分の仕事に熱意と情熱を持ち、最終製品を最高のものにするために必要なことをするべきです。サイドミラーの取り付けでもタイヤの取り付けでも、車両が完璧な状態でラインから出荷されることを望むべきです。仕事で孤立させられたり、やりがいを感じられず疲弊したりすると辛いこともありますが、やりがいのある仕事こそが私たちのモチベーションを支えています。もしやりがいがないなら、それを得るためにできることをするか、やりがいのある仕事を探しましょう。

同様に、カイゼンのもう 1 つの原則は、可能な限り無駄を最小限に抑えることです。これは、作業に費やす時間とエネルギーの無駄だけでなく、作業と関係のない労力の無駄も意味します。たとえば、必要のない会議に時間を費やしたり、読まれることのないステータス レポートを作成したりすることは、仕事に時間を取り戻したり、より効果的な作業方法を探したりできる良い無駄の例です。確かに、会議は必要ですし、ステータス レポートは重要ですが、役に立たない場合は、それらをオフロードするか、自動化する方法を見つけるか、他の人に委任してください。受信トレイの管理に 1 日の多くの時間を費やしている場合は、重要なものだけを確認して処理できるように、受信トレイを整理または完全に自動化するシステムを探してください。何かより良いことを試す時間がないと思って無理やり進めている 1 時間は、無駄な 1 時間です。

一日を何とかやり遂げるため、いつものやり方を続けるのは簡単ですが、それでは成長が妨げられてしまいます。より良い働き方を模索することで、新しいスキルを習得し、誇りに思える目標を達成し、仕事（あるいはどんな仕事でも）においてより価値ある存在となり、前向きな変化をもたらし、そしてもちろん時間とエネルギーを節約できます。簡単ではありませんが、それだけの価値はあります。

追加の参考資料

この段階では、カイゼンを個人の生産性哲学に適用するためのツールが揃っています。ここでは基本的な部分を説明しましたが、このトピックについてさらに詳しく知りたい方は、以下のリソースをご覧ください。

• カイゼン研究所

• カイゼンワールド

• カイゼンで前進

• 現場改善：継続的改善戦略への常識的なアプローチ 第2版今井正明著

• 今井正明著『カイゼン：日本の競争力強化の鍵』

• 小さな一歩が人生を変える：カイゼンの方法（ロバート・マウラー博士著）

• カイゼン

• 継続的改善プロセス

• トヨタ生産方式

最も基本的なレベルでも、改善策が見つかったら常に目を光らせ、それを受け入れるだけで十分です。ほんの少しの努力と細部への配慮があれば、カイゼンは他のあらゆる活動の基盤となる一種の「生産性哲学」として機能することができます。

タイトル画像はティナ・マイホット＝ロベルジュによるものです。写真はジェイソンOX4、ダニエル、エラ・フィリップス、ソニー・アベサミスによるものです。