何ヶ月も在宅勤務、それも自宅勤務のみで過ごした後、オフィスに戻るのが待ち遠しいかもしれません。共用の電子レンジ！ウォータークーラーでの雑談！会議室の予約が殺到！どれも過去の不便なことばかりですが、新しい日常の新鮮さを感じます。

一部のオフィスは営業を再開し始めていますが、コロナウイルスの感染者数は依然として増加しており、安心できる状況には程遠いです。以前のオフィスでの業務に慣れすぎる前に、誰かが感染した場合の対応策を考えておく必要があります。この場合の「誰か」とは、あなた自身、あるいはあなたがケアしている誰かのことです。

オープンプロジェクトについて透明性を保つ

プロジェクトやその一部を担当している場合、自分の担当部分が完成するまで、あるいは他の人と共同作業する時まで、詳細を秘密にしておくのが一般的かもしれません。しかし、数週間オフィスを離れ、仕事ができなくなる可能性がある場合は、自分が何に取り組んでいるのか、そしてプロセスのどの段階にいるのかを共有する必要があります。

Fast Companyのアート・マークマン氏は、現在取り組んでいるプロジェクト、その役割、そしてそれぞれの現在の状況をリストアップした共有ドキュメントを作成することを推奨しています。担当スタッフが中断したところから作業を再開できるよう、毎週更新しましょう。

理論上は、上司や普段一緒に仕事をする人たちは、あなたのプロジェクトの進捗状況を把握しているはずです。しかし、質問や問題について電話で確認できない場合は、彼らに状況を推測させるようなことは避けたいものです。

チームメイトを宝探しに行かせないでください

プロジェクトの進捗状況を共有するための共有ドキュメントを作成する際は、積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。各プロジェクトの進捗状況を詳細に記録する必要はありません。不在時に他のメンバーが状況を把握しやすくなるようにするだけです。

クライアントの連絡先情報と希望する連絡方法は？リストアップしましょう。締め切りや部品の手配を待っている場合は、それもリストアップしましょう。「もし～だったら」という不安要素が頭から離れず、じっくり考えたり、話し合いの場で取り上げたりする時間がない場合は、共有ドキュメントに書き留めておきましょう。

目的は、不在時のタスク リストだけではなく、プロジェクトの全体像をチームに提供することです。

主要関係者に通知

顧客、ベンダー、その他の同僚と定期的に連絡を取っている場合は、必ず連絡担当者を指名し、数週間程度の不在を知らせてください。不在期間中の連絡方法については、担当者に説明してもらうとよいでしょう。

その他は？心配しないでください。5分ほどメールを開いて、不在通知メッセージを設定し、重要な連絡があった場合の連絡先を記載しておきましょう。その後は通知をオフにして、少し休みましょう。