法則2：パーキンソンの法則

パーキンソンの法則は、あるタスクにどれくらいの時間を費やすべきかを規定するもう一つの法則です。C・ノースコート・パーキンソンは1955年にエコノミスト誌に寄稿したエッセイでこの法則を広く知らしめ、何かを行うために自分にどれだけの時間を割くかは、実際にどれだけの時間がかかるかに直結すると結論づけました。結局、タスクを先延ばしにしたり、複雑にしすぎて、十分に取り組まなかったり、あるいはあまりにも長時間取り組んだりして、タスクを長引かせてしまうことになります。 

自分に与える時間を減らしてみましょう。例えば、プロジェクトの締め切りが1週間後だとしたら、丸々1週間かけて終わらせるのではなく、5日後、あるいは4日後に個人的な締め切りを設定しましょう。実際の締め切りよりも先に個人的な締め切りを設定すると、仕事に緊急性を持たせつつ、締め切りに間に合わなかった場合の余裕も生まれます。こうすることで、先延ばしにしたり、最後に雑務に追われ過ぎたりするのを防ぐことができます。 

法則3：イリイチの法則

3つ目の法則は、最初の2つと同じ警告です。つまり、一つのことに取り組む時間をかけすぎてはいけないということです。しかし、3つの法則の背後にある理由はそれぞれ異なるため、克服するための解決策もそれぞれ異なります。イリイチの法則、あるいは収穫逓減の法則は、しばらく働くと生産性が低下するというものです。最終的には生産性がマイナスになり、仕事の質が落ちてしまうことを意味します。 

これを克服するには、単に締め切りを短縮するだけでなく、ToDo リストの各タスクに費やす時間を削減しましょう。時間追跡ソフトウェアまたは簡単なスプレッドシートを 2 週間使用して、通常の業務にかかる時間と、退屈したり非生産的になったりする時間を追跡します。2 週間後、各タスクに費やす時間を削減します。理想的には、退屈したり非生産的になったりするのにかかる時間まで削減します。スケジュールに生じる隙間には、必ず休憩を取ります。ヤーキーズ・ドットソンの法則とパーキンソンの法則では、生産性に対する休憩の価値が完全には考慮されていません。燃え尽き症候群は生産性を低下させるため、作業時間と休憩時間を設定することは、あらゆる種類の生産性向上方法の基礎となります。個人的な時間を少し過ごした後は、いつでも仕事に戻ることができます (またそうすべきです)。 

法則4：カールソンの法則

最後に、4つ目の法則であるカールソンの法則は、どれだけ働くかではなく、どのように働くかに関するものです。スウェーデンの経済学者スネ・カールソンは、中断される仕事は中断されない仕事よりも常に効率が悪く、時間がかかると主張しました。気が散ると、仕事の質は低下し、時間がかかります。そして、時間のかかる仕事は、様々な理由から、良い結果にはならないことは明らかです。 

他の法則と同様、この法則を成功させる秘訣は、毎日綿密にスケジュールを組むことです。何をする必要があり、どのくらいの時間がかかるかだけでなく、気が散ることなく無理なくすべてをこなせる時間も考慮して 1 日のスケジュールを組む必要があります。タイムボックス、つまり 1 日のすべての時間を 1 分単位でカレンダーにスケジュールし、すべてをブロックする方法は、基本的にあらゆる生産性向上のヒントの中核を成しています。カールソンの法則に打ち勝ちたいのであれば、綿密に計画したカレンダーを組織内の他の人や邪魔をする可能性のある人にも確実に公開するという追加の手順を踏む必要があります。特定の時間に気が散りそうな場合は、重要なことに取り組もうとせず、十分に注意を向けられるまで待ちましょう。また、マルチタスクは行わないでください。2 つのことを同時に行うことはできません。これも気が散る原因の 1 つです。家事から家事へ、一度に 1 つずつ移行して、すべての作業を効率的に行うようにしてください。 

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