GTD はどのように機能しますか?

GTD の方法論は 1 冊の本になるほど複雑ですが、5 つの主な要素に分けることができます。

1. 頭の中でぐるぐると回り、注意を様々な方向に引き寄せているものをすべて記録しましょう。手帳や書類にすべて書き出し、たとえ関係ないように思えても、何も書き出さないようにしましょう。この部分はブレインダンプ（頭の中の整理）と捉えてもいいでしょう。GTDの枠組みの中で、あるいはGTDとは別に、毎朝行うこともできます。

2. 書き出した内容を明確化しましょう。それぞれのタスクを確認し、完了するために実行可能なステップを特定します。それらを書き留めることで、各タスクをステップに分解できます。タスクに実行可能なステップが関連付けられていない場合（ 「実行する」だけでは不十分で、単純なタスクであっても）、そのタスクは破棄するか、委任するか、後で処理するかを検討してください。どのタスクが重要か判断が難しい場合は、アイゼンハワー・マトリックスを使って、タスクを緊急度と重要度で視覚的に分類しましょう。

3. ToDoリストを作成し、カレンダーにアクションアイテムを書き出し、小さなタスクを委任し、参考資料を整理するなど、タイムリーで体系的なアプローチを構築するために必要なあらゆる方法で、タスクを整理しましょう。カンバンやタイムブロッキングなどを活用して、1日のスケジュールを体系的にまとめた、綿密に整理されたカレンダーを作成することもできます。

4. 整理した資料は頻繁に振り返り、定期的に見直しましょう。例えば、毎週月曜日に全体を見直し、変更が必要な項目は更新または修正し、完了したものにはチェックマークを付けます。「事後レビュー」を活用して、これまでの成果と、今後取り組むべきこと、あるいは継続すべき点を包括的に確認してみましょう。週に1回以上振り返る必要がある場合もあるので、自分に合ったルーティンが見つかるまで、この部分は柔軟に調整しましょう。

5. 意識的に、そして積極的に行動項目に取り組みましょう。タスクと行動項目のリスト、日付と参照先を整理したシステム、そして自分自身の進捗状況を確認するためのスケジュールがあります。目標達成に向けて着手し、段階的に進めていくために必要なものはすべて揃っています。 

GTDの良いところは、かなり柔軟に対応できることです。アレン氏は、特定のアプリが必要だとは言っていません（もちろん、ToDoリストの作成や目標達成を支援するアプリはたくさんあります）。また、デジタルや紙媒体で行うべきだとも言っていません。彼が提唱しているのは、自分の作業負荷を管理しやすいレベルにまで簡素化することだけです。それが自分にとってどんなものであっても構いません。少しのストレスは生産性を高めるのに役立ちますが、多すぎると逆効果になります。GTDメソッドを使って自分に合ったシステムを構築することで、不要なストレスを軽減し、最も緊急性の高いタスクとステップだけに集中できるようになります。 

このテクニックの進捗状況を追跡すると役立ちます。最初はうまくいかない場合は、少し調整してみてください。このテクニックの優れた点は、自分に合うまで変更を加えられることです。何がうまくいって何がうまくいかなかったかを詳しくメモし、システムがスムーズに機能するまで、毎週のように修正を加えていきましょう。

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