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タスクを徹底的に整理して、重要なことにもっと時間を割けるようにしましょう。
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クレジット: ジャック・フロッグ/Shutterstock
目次
完璧なToDoリストを作成し、生産性を高めることにどれだけのエネルギーを費やしても、ダウンタイムと喜びも優先する必要があるのは事実です。ポモドーロテクニックを使って休憩時間をスケジュールし、タスクにかかる時間と成果の多さに基づいて優先順位を付けることができます。しかし、実は、データや計算、あるいは割り当てられた時間内にどれだけこなせるかではなく、単にやりたくないという理由で、タスクを削除してしまうこともあるのです。聞いてください。家の片付けと同じように、ToDoリストもKonMariメソッドで整理してみるといいですよ。
Marie Kondo のアプローチは ToDo リストにどのように適用されますか?
整理整頓の達人、近藤麻理恵さん。著書や人気番組で、生活空間の「片付け」に焦点を当てていることで、誰もがその名を知っています。しかし、彼女のKonMariメソッドは、生活の他の場面にも応用できます。彼女は仕事場の片付けに関する本も出版していますが、もっと広い視野で考える必要があります。仕事はきちんと片付けるべきです。それだけ です。
近藤さんの掃除のアドバイスは、最も基本的なところでは、「ときめき」を感じないものは捨てることを勧めています。なぜこの考え方を物理的な散らかりだけに限る必要があるのでしょうか？あなたのToDoリストも、不必要で満足感のないタスクで散らかっているはずです。
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やることリストをKonMari式にする方法
この整理方法を自分の責任とタスクに適用するには、近藤の 6 つの主要原則を理解しておく必要があります。
理想の家とライフスタイルを思い描きましょう
徹底的に片付ける
手放して整理する
カテゴリー別に整理する
正しい順序に従ってください
喜びを感じるものだけを残す
まず、やらなければならないことをすべて書き出しましょう。一つもタスクや責任を省かないでください。さあ、ステップ1に進みましょう。理想のライフスタイル、あるいはこの場合は仕事の1日を思い描いてみましょう。理想の1日には、何をして、何に集中しますか？おそらく、それは単純な仕事や他人の責任、あるいは自分の仕事の範囲外のことではなく、あなたの核となる責任と関心事を含むでしょう。
次に、完全に「片付ける」こと、つまり理想的な仕事の日の邪魔になるタスクを排除することに取り組みます。
3つ目のステップは、手放すこと、そして整理することです。書き出した膨大なToDoリストを見直してみましょう。無駄な電話や、組織内の誰かに任せられるタスクなど、完全に削除できるものは見つかりましたか？整理整頓は既に約束済みです。あとは、それらを消し去るだけです。完全に忘れるか、より適切な人に委任するだけです。
これまでのところどう思いますか?
これで、あなたの職務内容や興味のあることに、より合致するタスクと機能が残りました。それらを分類しましょう。KonMariメソッドを使って掃除をするときのように、服、本、書類などに分類する時ほど明確な分類にはなりません。その代わりに、日々の活動に関連した主観的な分類になります。営業、コミュニケーション、データ収集・分析といった職務内容で分類してみましょう。あるいは、事務作業、家事、個人的な作業で分類してみるのも良いでしょう。
どんなToDoリストでも、やるべきことを分類できるパターンが見えてくるはずです。すべてを整理したら、重要度で順位付けしましょう。仕事のタスクは家事よりも重要で、家事は個人的なタスクよりも重要です。売上はデータ収集よりも重要かもしれませんが、チームや顧客と効果的にコミュニケーションをとるためにはデータが必要なので、その順番でカテゴリーを並べます。各カテゴリーに順番に取り組み、最も重要なものから順に進め、次に重要度の低いものへと進めていきましょう。
そうすることで、最終的にステップ 6 の「ときめき」を突破できます。これは、「ときめき」を感じるものを残すというものです。KonMari メソッドを使って掃除をする場合、捨てたいものに焦点を当てるのではなく、本当に残しておきたいものに焦点を当てます。ToDo リストでこれを行うことで、最も重要なタスクのためのスペースを空けると同時に、それほど重要ではないが、ときめきを感じるものもリストに残します。成果を出し生産的になることで喜びが生まれることもありますが、本当に好きな活動に従事することでも喜びが生まれることを忘れないでください。こうした充実した活動を行う時間を必ずスケジュールに入れましょう。ここでのポイントは、幸せのための時間を作るべきだということです。生産性を高めるには休憩が必要ですが、友人とコーヒーを飲んだり、子供の宿題を手伝ったりといった責任を果たすことでも、生産的でときめきを感じることができます。ToDo リストから本当に不要なゴミを捨てれば、すべての作業のための時間ができます。
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ジョーダン・カルフーン 編集長
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