あまりにも多くのプロジェクトに「はい」と答えてしまい、成果を出せないのではないかと不安になっているかもしれません。今は後悔に浸っている場合ではありません。圧倒的な仕事量から抜け出す方法をご紹介します。

まず、深呼吸をしましょう

私たちの多くは、断って意地悪な人になりたくないから、あるいはプロジェクトにかかる時間や労力を過小評価したために、オーバーコミットメントしてしまった経験があります。こうした溝は私たち自身が掘ったものであり、それを知ることでストレスや罪悪感はさらに悪化することもあります。

しかし、負担が大きすぎることについては今更どうすることもできませんし、仕事のストレスにばかり気を取られていると、ストレスは増幅するばかりです。ですから、まずは一歩引いて落ち着くことが大切です。最近、山積みの仕事のことを考えるだけでパニック発作を起こし、身動きが取れなくなることがよくありました。対処法を調べてみたところ、呼吸法などの不安解消法が、状況に執着するのではなく、集中して改善に取り組むのに役立つことがわかりました。また、この時期は必ず過ぎ去り、乗り越えられると自分に言い聞かせるのも効果的です。さあ、仕事に取り掛かりましょう。

プロジェクトの優先順位を決める

次にすべきことは、今やるべきことと、その恐ろしい締め切りを整理することです。本当に重要で緊急な仕事は何でしょうか？アイゼンハワー・マトリックスを使って、タスクとプロジェクトを分類してみましょう。

すべてが重要に思えるかもしれませんが、すべてが同じくらい重要というわけではありません。上司に厳しく問い詰めたり、同僚に尋ねたりして、本当に重要なものを見つけましょう。

緊急とは、期限が設定されているものすべてを指します。期限には理由があり、単なる作り話の期限ではありません。例えば、税金の申告は緊急（かつ重要）ですが、銀行の明細書の提出は緊急ではありません。

「緊急かつ重要」の一番の項目に当てはまらない仕事は、後回しにしたり、委任したり、あるいは中止したりすることができます。上司にこれらの決定を説明する際には、会社に最も大きな影響を与えるプロジェクトに取り組む時間が必要であることを強調しましょう。

次に、最優先のプロジェクトを選び、それに集中しましょう。他のタスクについては、どうしても必要な時まで考えないようにすることで、心の平穏を保つことができます。

やることリストにあるすべてのことが緊急かつ重要で、それでも時間が足りない場合はどうすればいいでしょうか？続きをお読みください。

できることは委任する

プロジェクトを可能な限り小さなタスクに分割し、委任できる部分がないか検討しましょう。もし誰かが70%の完成度で仕事をこなせるなら、そのタスクがあなたの仕事にとって主要なものでない限り、委任しましょう。相手はあなたほど完璧に仕事をこなせないかもしれませんが、残りの仕事をこなすには助けが必要です。

また、2分以内でできる仕事があれば、誰かに任せましょう。例えば、この記事を書くにあたって、アウトラインを書いてもらったり、下書きを完成させてもらったりすることはできませんでした。しかし、具体的にどのような例を挙げるかがわかったら、Lifehackerで必要なリンクを探してもらって、それを挿入してもらうこともできました。ちょっとした作業ですが、少しでも助けてもらえると嬉しいです。

委任できる人がいない場合は、Fancy Hands、TaskRabbitなどのアウトソーシングサービスの利用を検討してください。仕事の負担が大きすぎて家にいる時間が限られている場合は、プライベートでも活用しましょう。

期限の延長を依頼する

締め切りに間に合わないのは辛いですが、タスクを全く完了できないよりはましです。締め切りを変更できるか尋ねてみましょう。重要なプロジェクトや、厳しいスケジュールが求められるプロジェクトの場合は、締め切りを変更できない場合もあります。しかし、他の締め切りは驚くほど柔軟に対応してくれるかもしれません。（以前、ストレスがモチベーションにつながると考え、人為的に短い「締め切り」を設定していた上司がいました。そのことに気づいてからは、締め切りのストレスがかなり軽減されました。締め切りのことを考えなくなったからです。）

延期が必要な場合は、できるだけ早めに上司に伝え、その理由を簡潔に説明しましょう。また、すでに完了しているプロジェクトの一部を引き渡すことも検討しましょう。

これはフリーランサーや中小企業のオーナーにも当てはまります。フリーランサーとして、クライアントとの約束を破るのは嫌なのですが、ありがたいことにこれまで一緒に仕事をしてきた人たちは理解を示してくれました。ただ、あまり頻繁に破らないように気をつけてください。

最後の手段としてプロジェクトをキャンセルする

締め切りの延長が認められなかったり、他に解決策が思いつかなかったりするなら、辞める時です。もしかしたら、単に手に負えない状況に陥っているだけかもしれませんが、仕事や健康のために、プロジェクトを断念せざるを得ないかもしれません。

誠意を持って謝罪し、キャンセルせざるを得なかった責任を認め、潔く辞任しましょう。場合によっては、補償を申し出るのも良いでしょう。ただし、本当にできる場合に限られます。そうでなければ、オーバーコミットメントの悪循環を再び始めてしまうだけです。

経験から学び、将来のコミットメントのバランスをとる

この困難な時期を乗り越えたら、状況を振り返り、再発を防ぐ必要があります。次の3つのステップで、過剰なコミットメントを避けましょう。

1. 時間をより正確に見積もる：多くの人は、同じタスクを以前にやったことがある場合でも、タスクにかかる時間を過小評価しがちです。この「計画の誤り」を補うには、タスクにかかる時間をまず見積もり、それを2倍、あるいは3倍に増やしてみましょう。こうすることで、今はまだ予測できない、将来起こりうる問題にも余裕を持って対応できます。

2. 締め切りを交渉するか、時間を稼ぐ：上司やクライアントが締め切りを設定することもありますが、それは必ずしも変更できないわけではありません。プロジェクトを現実的にどれくらいの時間で完了できるかを伝えましょう。相手が特定の締め切りを主張する場合は、締め切りではなく成果物に焦点を当てましょう。締め切りまでに何を実現でき、何を後回しにできるかを尋ねましょう。

3. ノーと言うことを学ぶ：これは最も難しいですが、おそらく最も重要な部分です。新しい責任が負担になりすぎたり、本当にやる価値がない場合は、断りましょう。「絶対にイエスでなければ、ノーだ」と覚えておきましょう。周りの人に好かれようとする人でも、もっと頻繁にノーと言えるようになることができます。もちろん、丁寧に。仕事量がどれほど多いかを指摘すれば、ほとんどの上司はあなたがノーを言わなければならないことを理解してくれるでしょう。ノーを言っても必ずしもキャリアが台無しになるわけではありません。むしろ、キャリアを救うことさえできるのです。何かを約束して周りの人を失望させるよりも、ノーと言う方が賢明です。

今は圧倒されているかもしれませんが、仕事量をできるだけ減らし、優先順位を一つずつクリアしていくことで、この苦境を乗り越えられるはずです。そして次回は、勇気を出して、現実的に守れる約束だけを厳選してください。

イラストはサム・ウーリーによるものです。