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あなたが直面している問題はそれぞれ独立したものではありません。根本的な原因に対処する必要があります。
クレジット: KhunYing/Shutterstock
目次
次の行動を計画することは生産性を高める上で非常に重要ですが、十分な情報に基づいた計画がなければ意味がありません。成功するには、以前同様のタスクに取り組んだ際に、なぜ期待通りにいかなかったのかを理解する必要があります。個人的な事後レビューを行うことは、自分の仕事を評価する一つの方法ですが、何がうまくいかなかったのかを真に理解し、今後の試みに備えるためには、深く掘り下げる必要があります。「5つのなぜ」分析法を試して、問題の真相を突き止めましょう。
「5つのなぜ」テクニックとは何ですか?
まず最初に知っておいていただきたいのは、これは5Sや3Mといった日本の有名な工場システムに由来する、生産性向上のためのプロトコルの一つだということです。基本的に、問題を特定したら、「なぜ？」と5回問いかけます。そうすることで、最終的に問題の真の根本原因、そして何を改善すべきかが明らかになります。
問題解決に「5つのなぜ」を活用する方法
この手法のバリエーションによっては、事前にブレインストーミングのためのチームを編成することが求められますが、個人的な問題を評価する場合は、その部分はかなり柔軟に調整できます。「チーム」とは、例えばフォーラムで問題について投稿している人や、友人とのグループチャットなどです。問題が家庭内の問題であれば、家族とチャットしましょう。あまり堅苦しくする必要はありませんが、仕事に関連した問題で同僚が関わっている場合は、彼らも議論に参加させましょう 。
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チームに相談するかどうかに関わらず、本当の仕事は問題を定義することから始まります。問題を明確に述べ、できれば書き出してください。例えば、夕食の時間までにダイニングルームを掃除しきれず、全員がカウンターで食事をしなければならなかったことが問題だとしましょう。これを「ダイニングルームを掃除しなかった」と簡潔に言い換えましょう。
次に、「なぜ？」と自問し、「仕事で電話に出なければならなかった」などの答えを書き留めます。
これまでのところどう思いますか?
「なぜ？」と自問自答しましょう。答えを書き留めて、また自問自答しましょう。そして、5回自問するまで、何度も繰り返しましょう。つまり、あなたのレポートは次のようなものになるかもしれません。ダイニングルームを掃除しなかった > 仕事で電話に出なければならなかった > 上司が求めていたレポートを仕上げられなかった > 営業部から必要なデータが届かなかった > 営業部は私の締め切りを知らなかった。
問題の掘り下げが終わると、最後の「なぜ？」への答えがどのようにドミノ効果を引き起こし、元の問題につながったのかが分かります。こうしたより細かい問題を解決することで、最終的にはより大きな問題を防ぐことができます。ですから、今回の場合は、「プロジェクトに取り組む際は、早い段階で締め切りとニーズを他の部署に伝える」と書き留めておきましょう。次にプロジェクトに取り組む際は、その周辺のToDoを計画する際に、「データの締め切りについて営業部門に連絡する」という項目も必ず含めてください。
「なぜ？」を5回繰り返しても、必ずしも根本原因が明らかになるとは限らないことを覚えておいてください。例えば、営業部門に締め切りを伝えるのはあなたの仕事ではないかもしれません。もしかしたら、それを伝えるべき人がミスをしたのかもしれませんし、チームのメンバーがメールをチェックしていなかったのかもしれません。その場合、職場の手順を見直すことが解決策になるかもしれません。「5つのなぜ」は具体的なものではなく、問題に対する考え方を変えることで、根本原因を容易に特定し、対処できるようにするための方法です。「なぜ」を問いかけ、逆算する習慣を身につければ、これを素早く実行し、将来の計画をより効率的に変更できるようになります。
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ジョーダン・カルフーン 編集長
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