ファイル操作は、パソコンを使う人にとって欠かせない作業です。ファイルの移動、名前変更、削除、コピー、貼り付けなどは、整理整頓のために必ず必要な作業ですが、面倒な作業です（しかもかなりの時間がかかります）。しかし、Dropboxを使えば、こうした手作業の一部を自動化できます。このファイル同期・クラウドストレージアプリには、自動フォルダ機能が搭載されており、ファイルを指定のフォルダにドロップするとすぐに、指定したアクションが実行されます。

例えば、特定のフォルダに保存したすべての画像を同じ形式に変換し、同じ命名規則に従って名前を変更することができます。これにより、作業時間を大幅に節約できます。その仕組みについては以下で説明します。

Dropboxにまだ登録していない場合は、無料ユーザーとして2GBのストレージ容量をご利用いただけます。有料プランは月額9.99ドルからで、2TBのストレージ容量をご利用いただけます。自動フォルダ機能は、プランの加入の有無に関わらず、すべてのDropboxユーザーがご利用いただけます。

自動化フォルダの作成

Dropbox で自動フォルダを作成するには、ウェブインターフェースにログインする必要があります。新しい自動フォルダを作成したい場所に移動し、「作成」 → 「フォルダ」 → 「自動フォルダ」を選択します。すると、フォルダを自動化する 7 つまたは 8 つの方法が表示されます（ファイルのタグ付けは Professional プランのみで利用可能です）。

自動化オプションをクリックすると、プレビューが表示され、オプションを設定できます。例えば、「オーディオファイルの変換先ファイル形式を選択」を選択した場合は、変換対象となるファイルの種類と変換後の形式を選択する必要があります。どの自動化を選択した場合でも、作成されるサブフォルダに同じルールを適用するかどうかも選択できます。

興味深いのは、 「ファイルを分類するカテゴリを選択する」と「ファイルの名前を変更するルールを設定する」オプションです。前者は、日付、名前、サイズ、拡張子に基づいてファイルを自動的にサブフォルダに配置することができ、後者は、ファイル内のキーワード、アップロードされた日付、写真の場合は使用されたカメラのモデルなど、特定の基準に基づいて標準的な方法でファイルの名前を変更するために使用できます。

例えば、スマートフォンで撮影した写真や動画を、撮影年月ごとに名前の付いたフォルダに分類できます。また、フォルダに移動したすべてのファイルに「final」という単語を付加することで、他の人と共有できる状態であることを確認できるようにすることもできます。この機能を実際に使ってみると、様々な可能性が見えてくるでしょう。

自動化は複数組み合わせることも可能で、「ステップを追加」ボタンをクリックするだけで新しい自動化を追加できます。例えば、ファイルをPDFに変換した後、名前の変更やサブフォルダの並べ替えといった自動化も適用したい場合もあるでしょう。また、「テンプレートとして保存」オプションも表示されます。この機能を使えば、Dropboxの別の場所で再利用したい自動化をテンプレートとして保存できます。

「保存」をクリックすると、自動化が保存され、適用されます。その後、指定したルールに基づいて、そのフォルダに届いたすべてのファイルに適用されます。ファイルがウェブに直接アップロードされたものでも、他のデバイスから同期されたものでも、そのフォルダに届いたファイルの種類は問いません。共有フォルダも自動化できるため、フォルダにアクセスできるユーザーが追加したファイルには、同じルールが適用されます。

自動フォルダオプション

自動化機能付きの新しいフォルダを作成できるだけでなく、既存のフォルダに自動化機能を追加することもできます。ウェブ版Dropboxから該当のフォルダに移動し、メインナビゲーションバーのすぐ右、フォルダ名の横に表示される歯車アイコンをクリックします。「整理」をクリックし、「自動化を追加」をクリックするだけで、自動化を追加できます。

自動化の動作方法を変更したい場合は、自動化されたフォルダ内の同じメニュー（歯車アイコンをクリックし、「整理」 → 「自動化を編集」）から変更できます。変更内容は、今後フォルダに追加されるアイテムに適用されますが、既にフォルダ内にあるファイルには影響しません。

オートメーションを編集する際に表示される同じパネルで、上部のトグルスイッチを使って、実行されるアクションを有効または無効にすることができます。例えば、作成したオートメーションを一時的に停止したい場合に便利です。トグルスイッチの横にあるゴミ箱をクリックすると、オートメーションを削除できます。

ウェブ上のDropboxを操作すると、フォルダの横にある3つの点をクリックすると、自動化を追加または編集するための同じオプションが表示されます。そのため、変更を加えるために必ずしもフォルダ内に入る必要はありません。また、標準フォルダを作成する際にも、自動化を追加するオプションが表示されます。