これはかなり主観的なアプローチで、自分で等級を計算してそれに従う必要があります。したがって、もう少し具体的なものが必要な場合は、アイゼンハワー マトリックスまたはこの便利な数学的アプローチの使用を検討してください。アイゼンハワー マトリックスを選択した場合は、X 軸が緊急度、Y 軸が重要度を表すグラフを作成します。そのため、左上の象限には緊急かつ重要なタスクがいっぱいになり、右上には緊急でも重要でもないタスクが表示されます。これを行うときは、各タスクの横に期限や潜在的な結果などのコンテキストを書き留めておくと役立ちます。これにより、タスクがタイムリー (または「緊急」) で、結果的 (または「重要」) かどうかをより簡単に識別できます。最大限の客観性を求めて数学的ルートを選択する場合は、タスクのリストを見直し、各タスクに 1 から 10 までの 2 つの数字を割り当てます。1 つ目はタスクにかかる労力、2 つ目は最終的にタスクが与える影響です。次に、各タスクの「結果」数を「労力」数で割って最終スコア（これも 1 ～ 10 の間）を算出し、すべてのタスクを最低数から最高数の順にランク付けして、重要でありながら労力が最も少ないタスクを優先します。つまり、すべてのエネルギーとリソースを費やすことなく、より多くのことを達成できるようになります。 

ToDoリスト自体を作る

重要かつ緊急なタスクを絞り込んだら、ToDoリスト自体を作成する必要があります。長期的なものや日々のタスクなど、複数の種類のToDoリストを作成することをためらわないでください。例えば、重要だが緊急ではないタスクは、当日の目標リストではなく、週ごとの目標リストに入れた方が効果的です。そうすれば、最も差し迫った課題に多くの時間を費やすことができます。 

ToDo リストの黄金律は1-3-5 リストです。日単位、週単位、月単位、あるいは年間単位のリストを作成する際には、この方式に従うことを検討してください。この種のリストでは、期限内にこなすべき大きなタスクを 1 つ、中規模のタスクを 3 つ、小さなタスクを 5 つ選び、それらだけを実行します。時間とリソースは限られているため、こうすることで、重要でないタスクに圧倒されたり、時間を無駄にしたりすることを防ぐことができます。大きなタスクとは、時間と労力がかかり、完了しなかった場合に結果が伴うタスクのことです。私生活では、税金の申告や保護者面談などがこれに当たります。職場では、大きな会議で発表しなければならないデータを分析することがこれに当たります。中規模のタスクとは、ある程度の時間がかかり、結果も伴いますが、時間やリソースを大量に要求するものではありません。小さなタスクとは、完了してよかったものの、処理されなくても大きな打撃を受けないタスクのことで、たとえばメールの整理やメモの整理などが挙げられます。これらを完了すると、仕事に何か具体的な貢献をするのと同じくらい、やる気が出て達成感も得られます。 

ToDoリストの方法を選択する

最後に、実際のリストを作らなければなりませんが、それにはさまざまな方法があります。すべてを頭の中に留めようとしないでください。物事を忘れたり、仕事から逸れたりしがちです。代わりに、これらのようなToDo リスト用に設計されたアプリを使用したり、ToDo を手書きしたりすることもできます。手書きは、メモしている内容につながり、それを保持するのに役立ちます。そのため、これは 1 日をスタートし、差し迫ったタスクを脳に定着させるのに最適な方法です。移動することが多い場合は、Rocketbook Core のようなスマートノートブックに書き込んで、ページをスキャンして、すぐに携帯電話やその他のデバイスで利用できるようにしてみてください。そうでない場合は、昔ながらのプランナーがここでは非常に役立ちます。(さまざまなニーズに対応する優れたプランナーのリストは、こちらにあります。)

目標は、リストをすぐに取り出せる場所に書き留めることですが、実際に作成する時間も取る必要があります。そうすることで、目の前のタスクの重要性を認識し、確実に取り組むことができます。毎朝少し時間がかかりますが、その効果は絶大です。 

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