2018年、自宅のオフィスには大量の書類が積み重なり、職場のファイルキャビネットには書類が山積み。そして、子供が新しい校外学習の申込書を渡してきたので、なぜか先生にFAXで送らなければならない。こんなのがペーパーレスの未来だとは思えないなら、その通りです。幸いなことに、手元にある（あるいはこれから作成する）大量のPDFファイルを管理するのに、それほど多くのものは必要ありません。スキャナー、スマートフォン、そしてクラウドストレージサービスがあれば、机の上の書類の山をペーパーレスのワンダーランドに変えることができます。

まず、署名をファイルに保存する

書類に署名を押印することが、そもそも紙の書類を受け取る理由の半分を占めていると言えるでしょう。契約書、許可書、請求書などはすべて署名が必要ですが、デジタル版であれば署名や編集が簡単です。すでに書類をスキャンして（またはメールで受け取り）署名する必要がある場合は、次にすべきことは、実際の署名をインポートすることです（奇妙な手書きフォントは不要です）。デスクトップでもモバイルデバイスでも、それぞれのプラットフォームの指示に従えば、簡単に署名をインポートできます。コンピューターに署名を保存するのが不安な場合は、前述のように署名をインポートし、完了したら削除することもできます。

署名を手元に置いておけば、複数の署名欄があるフォームへの記入が簡単になります。正式な書類をFAXで送信する必要がある場合でも、FaxZeroやScanbot Proなどのサービスを使えば、署名済みのデジタルファイルを利用でき、ダイヤルトーンを一切聞かずに送信できます（ただし、会社のロゴが入ったFAXを避けるには、おそらく1ドルか2ドルの料金を支払う必要があるでしょう）。つまり、電子署名は便利で、ペーパーレス化に役立ち、緊急時に署名して送信する必要がある場合の手間を省いてくれます。

実際のスキャナーが必要になるかもしれません

1 ページをテーブルに置き、携帯電話を水平に保って写真を撮り、写真を撮り、次のページで同じ手順を繰り返すと、特に古い書類が山積みで仕事が忙しい場合には、残りの書類をスキャンする気が失せてしまうかもしれません。

スマートフォンをテーブルの上にかざして腕を疲れさせる代わりに、家庭用スキャナーを導入しましょう。複数の書類を一度に処理できるため、デジタル化したいページをスマートフォンで撮影するよりも、書類処理にかかる時間を短縮し、ペーパーレスオフィスを実現します。

専用スキャナー（複数ページをスキャンできるドキュメントフィーダー付きが望ましい）を使えば、大量の紙を一度に処理でき、角度や照明を気にすることなく高品質なスキャンが可能です。スキャン結果は自動的にクラウドストレージに保存されるため、他のアプリやデバイスから簡単にアクセスできます（詳細は後述）。さらに、専用スキャナーを使えば、数枚の書類をスキャンした後、Twitterで新しいミームをチェックして集中力を失うことなく、スムーズに作業を進めることができます。

スキャンアプリから始める

だからといって、スマートフォンがスキャンツールとして不十分だというわけではありません。昨日のランチのレシートのコピーを保管したいだけの場合や、署名済みの書類をすぐに誰かに送る必要があり、パソコンからファイルを取り出すのに時間を無駄にしたくない、自宅のスキャナーからクラウドストレージにアップロードされるのを待ちたくない場合など、モバイルスキャナーがあれば手順が確実に短縮されます。

アプリとしては、iOS または Android 向けの Scanbot がフル機能を備えており、目の前にあるあらゆる書類をキャプチャして、クラウドストレージアカウントや同僚への Slack メッセージなど、送信先に送信するのに最適です。書類をスキャンした後、スキャンした書類に注釈を付けたり、指で署名を追加したりできます（これもコンピューターに保存せずに済む方法です）。Scanbot はカメラで書類を自動的に検出し、撮影した書類の透視度を補正してまっすぐにし、QR コードスキャンもサポートしています。

Scanbotは無料でご利用いただけますが、アプリ内課金により、ペーパーレスオフィスでの仕事に不可欠な機能がさらに充実します。光学式文字認識（OCR）技術により、重要な情報（名前、電話番号、メールアドレス）を検出し、スキャンした文書の特定の部分や名刺の連絡先情報など、文書の全文を簡単に操作して検索できます。

ドキュメントスキャンアプリはApp Storeに多数ありますが、ScanbotやサブスクリプションベースのCamScannerなどの評判の良いアプリのみを使用し、通常は標準で付属する（または少なくとも1回のアプリ内購入で付属する）機能のロックを解除するために複数のアプリ内購入を要求するアプリは避けてください。

ドキュメントとサービスを組み合わせる

スキャンした書類は、きっとどこかに保存されているフォルダがあるでしょう。しかし、請求書、契約書、領収書などの紙媒体の書類を同じフォルダに保存していては、せっかくのデジタル化のメリットを活かせません。タグや賢いファイル名付けシステムを使って書類を整理すれば、探している書類を見つけやすくなります。スキャナーの設定で、Google DriveやDropboxなどのクラウドアクセス可能なフォルダにスキャンした書類を自動的に保存するようにすれば、何をデジタル化し、何を削除してよいかを簡単に把握できます。

Cult of Macの記事で、ジョン・ブラウンリー氏は自身のペーパーレスオフィス構築について解説し、IFTTT、Dropbox、Evernoteを使ってスキャンした書類用の受信トレイを設定した方法について説明しています。書類が指定のフォルダに入ると、IFTTTがEvernoteにコピーし、適切な名前とタグを付けて整理してくれます。書類をさらに整理したい場合は、種類別に分類し、対応するフォルダ（領収書、税金、医療情報など）に入れることができます。写真の整理と同様に、ファイルの管理方法は人それぞれ異なるので、自分に合った方法を見つけましょう。

Evernoteをお使いでない方は、OneNoteなどのサービスに保存して、書類にタグや名前を付けることもできます。Macに保存していますか？Finderの内蔵タグを使えば、請求書などの緊急性の高い書類と、領収書などのそれほど重要でない書類を分類・区別できます。どこに保存し、どんな名前を付けても、クラウドでアクセスできれば、紙切れから情報を抽出・編集しやすくなります。あとは、この不要な紙をどうするか、という問題だけです。