最高の生産性向上法は、ToDoリストを常に目の前に置き、優先順位をつけて整理しておくことです。そうすれば、次に何に取り組むべきか迷うことがありません。中には複雑なものもありますが、優先順位に従って整理された、見やすく整理されたシステムもあります。ポストイットを使うほど簡単です。そんなシステムの一つ、「パーソナルカンバン」についてお話ししましょう。

パーソナル・カンバンは、簡単に始められる生産性向上システムです。たった2つの「ルール」しかなく、自分のタスク、優先順位、そして達成状況をシンプルかつ視覚的に把握できるように設計されています。GTD（Getting Things Done）やポモドーロ・テクニックなど、これまで紹介してきた他の生産性向上システムに少し似ています。基本的な構造と、使い始めて継続するのに役立つツールが多数用意されています。カイゼンのような哲学的なアプローチではありませんが、自分に合ったシステムへと調整し、達成した成果から得た教訓を取り入れる余地は十分にあります。まずはパーソナル・カンバンとは何か、そしてどのように活用できるかを見ていきましょう。

パーソナルカンバンとは何ですか?

パーソナル・カンバンとは、簡単に言えば、ToDoを管理するためのシンプルなシステムです。その最大のメリットは、一度に多くの仕事を引き受けることを避け、常に視覚的に、一目で作業状況を把握できることです。これは、製造業（特に自動車製造業）でよく用いられるカンバン方式（リーン・スケジューリング＆デリバリー方式）と関連がありますが、同じではありません。「パーソナル」カンバンというアイデアは、生産性向上の専門家ジム・ベンソンとトニアン・デマリア・バリーが2011年に『パーソナル・カンバン：仕事のマッピング｜人生のナビゲート』を執筆したときに生まれました。仕事を視覚化し、優先順位を付ける方法としてのパーソナル・カンバンの基本的な考え方は、かなり古いものですが、この本ではシステムの仕組みを説明し、膨大な作業量や競合する優先事項に悩む人々のための具体的なヒントを提供しています。

パーソナルカンバンは、2 つの主要な「ルール」に基づいています。

• 仕事を視覚化しましょう。つまり、いつでも全体の作業量を把握でき、次に何に取り組むべきかを素早く判断でき、優先度と完了までの時間を視覚的に把握でき、さらに追加、削除、再編成も簡単にできるシステムであるべきです。パーソナルカンバンなど、ToDoリストを視覚化する様々な方法をご紹介しました。

• 進行中の作業（WIP）を制限しましょう。つまり、同時に取り組む作業の数を制限しましょう。これには2つの効果があります。1つ目は、一度にどれだけの作業があるのか​​を把握できるため、作業を視覚化しやすくなります。2つ目は、マルチタスクの危険性、そして燃え尽き症候群を回避するのにも役立ちます。作業負荷を慎重に管理することで、キャリアを損なうことなく「ノー」と言う方法も学べます。

そこから、パーソナルカンバンを実際にどのように導入するかは、ほぼあなた次第です。複雑なアプリやツールを使うことも、シンプルな掲示板、付箋、ノートなどを使うこともできます。公式のツールや製品はありません（もちろん、本書以外）。しかし、ベンソン氏とデマリア・バリー氏は、導入に役立ついくつかの提案をしています。その中には、Lifehackerやウェブ上で既に目にしたことがあるものもあるかもしれません。

パーソナルカンバンの始め方

パーソナルカンバンの導入は簡単です。必要なのは、ToDoをカンバンボード（または「カンバン」）にレイアウトして整理できる場所だけです。重要なのは、どのように整理するかです。シンプルなボードは、バックログ/ToDo、進行中、完了の3つの縦の列を持つチャートです。

「Doing（実行中）」セクションには、現在取り組んでいる、またはすぐに取り組む予定のすべてのToDoが表示されます。理想的には、優先度別に整理して、いつでも確認して最初に取り組むべきものを確認できるようにしましょう。「Backlog（バックログ）」には、現在取り組んでいないものの、いずれ取り組む必要があるすべてのToDoが表示されます。「Done（完了）」はある程度分かりやすいですが、完了した作業量を確認することでモチベーションと生産性を維持できるため、カンバンを常に更新することが重要です。

これはシンプルなカンバンです。もしこのカンバンに聞き覚えがあるなら、おそらく私たちがこれまで多くのワークスペースや生産性向上に関する記事で、このようなポストイットやホワイトボードを使ってToDoを整理することのメリットについて取り上げてきたのをご覧になったことがあるでしょう。ホワイトボードはパーソナルカンバンに最適です。列を描いてToDoを素早く追加したり消したりするのが簡単です。お好みであれば、列を描いてから個々のToDoをポストイットで区切ることもできます。こうすることで、書き直すことなく簡単に移動できます。さらに、ポストイットには様々な色があるので、カンバンを優先度別に整理するのも簡単です。例えば、黄色のメモは中優先度、紫色のメモは低優先度、赤色のメモは最重要といった具合です。

これで、ホワイトボードを見るたびに、今何が起きていて、その中でどのToDoが最も重要かが一目でわかります。時間のある時に、バックログから「実行中」に移動するToDoを素早く選択でき、また、ホワイトボードがいっぱいになっていることも簡単に確認できます。

カンバンは重要ですが、実際にはToDoを視覚化する機能的な方法に過ぎません。2つ目のルール、つまり進行中の作業を制限することも重要です。ToDoにポストイットを貼り続けるだけでは、作業量が増えすぎて、視覚的なメリットがストレスと不安に取って代わられてしまいます。ベンソン氏とデマリア・バリー氏は、シーケンシャルワークを最小限に抑えることが不可欠だと説明しています。「Doing」セクションに常時配置できる項目の数、あるいはカンバンに載せる項目の数に上限を設けましょう（「バックログ」に移動する必要があるものは、スペースが空くまでバインダーやポストイットパッドに貼っておきましょう）。こうすることで、カンバンは整理され、実際に役立つ状態を維持できます。

このスライドショー (上記に埋め込まれています) は、Personal Kanban Web サイトからのプレゼンテーションであり、開始する際に役立つ具体的なヒントが記載されています。

パーソナルカンバンをサポートするアプリとツール

壁に掛けられる大きなホワイトボードや、カンバンにできる小さなデスクパッドやコルクボードといった贅沢な設備がワークスペースにないとしても、他にも選択肢はたくさんあります。中にはお馴染みのツールもいくつかあります。Webで作業する場合でも、ダウンロード可能なアプリを好む場合でも、パーソナル・カンバン方式を活用した生産性向上ツールをいくつかご紹介します。

• Trello：その通りです。人気の生産性向上ツールTrelloは、実はカンバン方式のタスク管理をベースに構築されています。リリース時にもTrelloを特集し、Trelloを使って生活全体を整理する方法をご紹介しました。GTDのようなシステムにTrelloを無理やり組み込む方法もご紹介しましたが、そのビジュアルデザイン、整理のための列への重点、そして「カードをToDoとして」というアプローチは、パーソナル・カンバンに最適です。必要なのは、列を定義してToDoを追加するだけです。期限、メモ、リマインダー、優先度を示す視覚的なヒント、画像などを追加することも可能です。

• KanbanFlow : KanbanFlowはTrelloによく似ていますが、Trelloよりもカンバン方式に特化しています。「今日」という列が追加され、進行中のタスクと今すぐ取り組むタスクを区別できます。その他の要素はTrelloとほぼ同じで、カンバン項目にメモやリマインダーを追加したり、優先度別に視覚的に整理したり、進行中の作業を制限したり、必要に応じて他のユーザーと共同作業したりできます。KanbanFlowには、集中力を高めて仕事を終わらせるのに役立つポモドーロタイマーも搭載されています。これについては後ほど詳しく説明しますが、カンバンとそのツールの優れた点は、他の生産性向上ツールと非常にスムーズに連携できることです。さらに、スマートフォンやタブレットでも見やすく、アプリは必要ありません。

• Evernote（Kanbanoteと併用）：Evernote単体では、特に優れたカンバンソリューションとは言えません。視覚的な要素が欠けており、追加するメモをもう少し目立たせるように調整することは可能です。とはいえ、Evernoteの強みは情報の収集と整理にあり、視覚的に提示することではないのです。Kanbanoteはこの点を変え、Evernoteのリストを、実際に行動に移せる項目の視覚的なコレクションへと変換します。さらに、バックログ／作業中／完了の3つの列も自動的に追加されます。外出先でも使えるAndroidアプリも用意されています。

もちろん、アプリを使わなければならないという決まりはありません。特に、デバイスに頼って仕事をしている場合は、アプリが役立ちます。アナログな方法を好む場合は、スケッチブックとポストイット、あるいは昔ながらのペンと紙を使ってカンバンを作成することもできます。デスクに収まるサイズの「Kanban for One」の黒板とホワイトボードも販売されています。カンバンは大きくなければならないとか、ポストイットを使わなければならないという決まりはありません。ポストイットを使うと作業が少し楽になりますが、自分の仕事の流れに合った方法で作成しましょう。

個人用カンバンを長期的に機能させる方法

パーソナルカンバン方式はシンプルで柔軟性に優れています。壁の一部を使ったり、アプリをダウンロードしたり、ノートにメモしたりと、様々な方法で活用できます。そして、それが長期的に活用する秘訣です。自分に合った方法を選べば、きっと夢中になるでしょう。重要なのは、ワークフローを壊すのではなく、それを補完する方法を見つけること、そして、苦労するのではなく、すぐに使いたくなるツールを使うことです。オフィスにホワイトボードがあれば、議題をすぐに確認できるので非常に便利です。しかし、出張が多い場合は、ホワイトボードを持ち歩くよりもTrelloやKanbanFlowを使う方が便利です。

先ほども触れましたが、パーソナル・カンバンのもう一つの優れた点は、他の生産性向上テクニックと非常に相性が良いことです。GTDやポモドーロ・テクニックを愛用している方でも、パーソナル・カンバンはそのまま使えます。実際、ToDoリストを使うシステムであれば、どんなシステムでもパーソナル・カンバンのアプローチから恩恵を受けることができます。つまり、現在他のシステムを使っている場合でも、システムを変更したりツールを手放したりする必要はありません。やり方を少しアレンジするだけで済むのです。

例えば、先日、クリス・S・ペン氏がアイゼンハワー意思決定マトリックスをベースとした、マスキングテープと付箋を使ったToDoボードを紹介しました。ペン氏は主にこのボードを使用していますが、ボード全体を「Doing」セクションにし、その周りに「Backlog」と「Done」セクションを追加することで、簡単にパーソナルカンバンに組み込むことができます。ご自身のToDoリストを見直し、どのように整理されているかを確認してみてください。実際に行っていることを「Doing」ボードに、やらなければならないことは分かっているけれど今はやっていないことを「Backlog」ボードに落とし込んでみましょう。タスクを消し、勢いがついてきたら、それらを単に消したタスクではなく、「Done」ボードとして捉えましょう。実にシンプルです。

追加の参考資料

ここからパーソナルカンバンを使い始めることができるはずですが、ここでは基本的な部分に触れただけです。例えば、この方法は個人のToDoを管理するのと同じくらいチームを編成するのにも効果的で、設定にそれほど手間はかかりません。もちろん、ベンソンとデマリア・バリーによるパーソナルカンバンの決定版とも言える書籍から始めるのがよいでしょうが、さらに詳しく知りたい方は、以下のリソースもご覧ください。

• 個人カンバンブログ

• パーソナルカンバン101

• Facebookのパーソナルカンバン

• パーソナルカンバンの要点 Jurgen de Smet と Erik Talboom 著

• Udemy: パーソナルカンバン入門

• マルチタスクの弊害とパーソナルカンバンのメリット

• 個人用カンバンギャラリー

パーソナルカンバンは生産性向上のキーワードのように聞こえるかもしれませんが、その核となる原則はシンプルで、異論の余地がありません。自分の仕事に目を向けましょう。一度に多くのことを同時にこなしすぎないようにしましょう。残りの細かい点は、自分にとって完璧で、最も生産性の高いワークフローに落とし込むためのものです。

写真提供：Kanban Tool、Pumsuk Cho、Dennis Hamilton、Nadja Schnetzler。