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Googleドライブは、世界で最も人気のあるクラウドストレージサービスの一つです。Gmailをご利用の方は、Googleドライブもご利用いただいているはずです。15GBの無料ストレージは、2つのサービスで共有されているからです。私たち自身もGoogleドライブユーザーとして、このサービスをさらに有効活用するための便利なコツをいくつか見つけました。その中でも特におすすめのものをいくつかご紹介します。
これまでのところどう思いますか?
最も便利なキーボードショートカットを覚える
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Google ドライブのインターフェースは、最初は直感的とは言えず、基本的なタスクを実行するのに数回クリックする必要があることがよくあります。しかし、Google ドライブがサポートするキーボードショートカットをいくつか覚えれば、作業をスピードアップできます。キーボードショートカットの全リストは、Google ドライブを開いてキーボードショートカット?を使用すると確認できます。または、画面右上の歯車アイコンをクリックして「キーボードショートカット」を選択することもできます。私たちのお気に入りは、Shift + Uでファイルのアップロード、Shift + Iでフォルダのアップロード、T でGoogle ドライブの設定を開くといったショートカットです。
ファイルをオフラインで使用するように設定する
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Googleドライブでは一部のファイルにオフラインでアクセスできますが、デスクトップ版ではこの機能はGoogle Chromeでのみ利用可能です。ブラウザをご利用の場合は、Googleドキュメントのオフライン拡張機能をインストールしてください。Googleドライブに戻り、歯車アイコン > 設定 > オフライン設定 に移動し、「オフラインでもGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドの最近のファイルを作成、開いて編集する」を有効にしてください。
AndroidとiPhoneでは、Googleドライブアプリを開き、オフラインで保存したいファイルを開きます。右上の3つの点のアイコンをタップし、 「オフラインで利用可能にする」を選択します。
スパムメールを送り続ける人をブロックする
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Googleドライブで不要なファイルを共有され続ける人がいるなら、ついにその煩わしさを解消できます。Googleドライブでユーザーをブロックするには、「共有アイテム」タブに移動し、共有されたファイルを右クリックします。「[ユーザー名] をブロック」を選択します。
共有ファイルのダウンロードを阻止する
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誰かとファイルを共有したいけれど、コピー、印刷、ダウンロードをさせたくないという場合は、Googleドライブの便利な機能を活用してください。Googleドライブにファイルをアップロードし、右上の共有アイコンをタップします。共有権限ウィンドウの右上にある歯車アイコンをタップすると、2つの新しいオプションが表示されます。
「閲覧者とコメント投稿者はダウンロード、印刷、コピーのオプションを見ることができます」のチェックを外してください。もう一つのオプションは、ファイルの編集者が権限を変更したり、他のユーザーとファイルを共有したりできないようにするものです。こちらもチェックを外してください。
余分なストレージスペースをすぐに解放する
Googleドライブアカウントのストレージ容量の上限に達しそうなら、いくつかの簡単なヒントに従うだけですぐに解放できます。Googleドライブのストレージ容量ページにアクセスすると、すべてのファイルがサイズ順に整然とリスト表示されます。これは、不要なファイルを整理する良い出発点となるでしょう。
「共有アイテム」フォルダをチェックして、不要なジャンクファイルを削除することもできます。最後に、隠れた孤立ファイルがストレージ容量を圧迫していないか確認し、もしそうなら削除しましょう。
ホームページから推奨ファイルを削除する
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Googleドライブのホームページを整理し始めるのに、いつでも良いタイミングです。ページ上部に表示される「おすすめ」ファイルは邪魔だと感じているので、もし気に入らない場合はホームページから削除しましょう。削除してもファイルは削除されませんが、Googleドライブのホームページにランダムにファイルが表示されるのを防ぐことができます。
これを行うには、Google ドライブのホームページに移動し、歯車アイコン > [設定] > [全般]に移動して、 [候補]タブで[マイドライブに候補のファイルを表示する]と[共有アイテムに候補のファイルを表示する] のチェックを外します。
Googleドライブを最大限に活用するための便利なアプリを見つける
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Google ドライブは、Adobe Acrobat、Asana、DocuSign など、多くの人気サービスと連携しています。便利なアプリを Google ドライブに接続して、生産性を向上させることができます。Google ドライブ アプリのページにアクセスして、必要なアプリを見つけてください。
ファイルを開かずにコピーする
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当たり前のことのように思えるかもしれませんが、一部の人にとっては役立つヒントなので、ここでご紹介します。ファイルを頻繁に複製する場合は、ファイルを開いて「ファイル」>「コピーを作成」を選択する必要はありません。ファイルを右クリックして「コピーを作成」を選択するだけで、簡単に複製できます。
高度な検索フィルターを使用する
クレジット: プラナイ・パラブ
Google ドライブには、必要なファイルを絞り込むのに役立つ便利な高度な検索フィルタが搭載されています。検索キーワードを覚える必要がないため、高度な検索は誰でも簡単に利用できます。
Googleドライブを開き、ページ上部の検索バーにある三本線のアイコンをクリックします。高度な検索フィルターがすべて表示され、必要に応じて使用できます。ファイルの種類、オーナー、フォルダ、名前、時間など、さまざまなフィルターでファイルを絞り込むことができます。
最近開いたドキュメントを見つける
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Googleドライブで最近開いたファイルが見つからない場合、Googleはアカウント内に開いたすべてのファイルの詳細なログを保存しています。Googleドライブの「最近」ページにアクセスすれば、必要なファイルを見つけることができます。
Googleドライブを使用して携帯電話とノートパソコンをバックアップする
クレジット: プラナイ・パラブ
Googleドライブのストレージが余っている場合は、スマートフォンやパソコンのバックアップに利用できます。WindowsまたはMac用のGoogleドライブアプリをこちらからダウンロードし、すべてのファイルをバックアップするように設定できます。すべてのファイルを同期するかミラーリングするかを選択する必要がありますが、Googleのサポートページでその違いについて分かりやすく説明されています。
スマートフォンでGoogleドライブアプリを開き、左上隅の3本線メニューをタップします。 「設定」>「バックアップ」>「バックアップを開始」を選択して開始します。
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ジェイク・ピーターソン
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