直感に反するように思えるかもしれませんが、既に管理しているアプリやサービスの数に疲れていても、整理整頓のために別の何かが必要になることがあります。Notionは、特定のプロジェクトが日常生活と同じくらい広大な場合でも、そのプロジェクトのあらゆる部分に圧倒されるのを軽減するオールインワンのワークスペースアプリです。

すべてを 1 ページにわかりやすくレイアウトしたい場合でも、カンバン ボードの適切なメカニズムを好む場合でも、Notion は、期限、Google ドキュメントのリンク、Dropbox ファイル、インターネット上の画像などを追跡するために必要なテンプレートとツールを提供します。

Notionは無料で利用でき、ブラウザ、Windows、Mac、iOS、Android向けのアプリが用意されています。無料プランでも一人で作業する分には十分な機能ですが、ブロック数は1,000個まで、ファイルサイズは5MBまでに制限されています。もっと使いたい方は、月額4ドルの個人アカウントをご利用ください。ブロックストレージは無制限、ファイルアップロード制限なし、バージョン履歴へのアクセスが可能です。小規模チームの管理にアプリを使いたい方は、月額8ドルで個人アカウントのすべての機能に加え、強力な編集権限を含む管理ツールを利用できます。

生活を整理するためにNotionを試してみたいという方は、面倒な家事からクライアントへの請求書作成まで、あらゆることをNotionで管理するためのヒントをいくつかご紹介します。アプリをダウンロードする前に、Notionのシミュレーターを試してインターフェースが気に入るか確認することもできます。

テンプレートから始める

Notionを使い始めるのに、Notionについて何も知らなくても大丈夫です。起動したら、あらかじめ入力されたテンプレートを使うか、何も入力せずに始めるかを決めてください。

「新規ページ」画面では、12種類以上の既成テンプレートから選択できます。売上管理や新入社員のオンボーディングといった一般的なビジネスニーズに対応したテンプレートもあれば、チェックリストを使って週の予定を管理したり、クリップしておいた記事を一般的な読書リストにアーカイブしたりするといった個人的なニーズに対応したテンプレートもあります。空白のテンプレートもありますが、「テンプレート」オプションからは利用できません。「新規ページ」画面を下にスクロールして「データベース」セクションに進むと、表やカンバンボード、シンプルなリスト記事などのスケルトンレイアウトが表示されます。

まだ何から始めたらいいのかわからない場合は、他の人がNotionをどのように仕事やプライベートの整理に活用しているかを参考にしてみてください。具体的なユースケースに合わせたNotionの使い方に関するリソースは豊富にあります。MediumではライターがNotionを最大限に活用する方法を紹介していますし、Notion Pagesのようなコミュニティ主導のサイトでは様々なカスタムテンプレートが紹介されています。Notionを何かに活用できそうなら、おそらく使えるはずです。

Notionを好きなように設定

Notionの根幹は、コンテンツのブロックにあります。ブロックは、テキスト、画像、リンク、チェックリスト、箇条書きなど、様々な形式で作成できます。また、最初に選んだブロックに縛られる必要もありません。プロジェクトの変化やニーズの変化に合わせて、データを素早く移動したり、ブロックを追加・削除したりできるからです。

ブロックを作成または編集するには、コンテンツエリアにマウスオーバーし、6つの点のアイコンを選択すると、その他のオプションが表示されます。上部の検索ボックスでコンテンツの種類で検索するか、「変換」ドロップダウンオプションを選択してコンテンツリストから選択できます。また、特定のブロックの色を変更して、大量の情報の中で目立たせることもできます。ブロックはリンク可能なので、ワークスペース外で共有する必要がある場合は「リンクをコピー」オプションを使用してください。

すでに持っているものをインポートする

あるプラットフォームから別のプラットフォームに作業を移行するのは気が引けるかもしれませんが、Notionのインポート機能を使えば、この作業はそれほど難しくありません。テキストファイル、WordやExcelファイル、TrelloやAsanaのアカウント、Dropbox、Googleドキュメントなどからデータを移行できます。アップロードしたコンテンツは、ワークスペースのストレージ容量にはカウントされません。

インポート機能にはいくつか注意点があります。よく使うGoogleスプレッドシートのファイルをいくつかアップロードしてみたのですが、セル固有の数式がうまく変換されませんでした。少し工夫すれば望み通りの結果は得られますが、完全に同じ結果になるわけではありません。

共有設定をメモする

無料ユーザーにはセキュリティ設定がほとんどありませんが、デフォルトでは、リンクを貼って相手がNotionにメールアドレスを登録していない限り、誰もあなたのノートを見ることができません。また、共有メニューから、個々のページやノートブックにパブリックアクセスを有効にするオプションもあります。

機密情報をホストしている場合は注意してください。「パブリック アクセス」とは、Notion にログインしているかどうかに関係なく、リンクを持つすべてのユーザーがページにアクセスでき、コンテンツが検索エンジンによってインデックス可能になることを意味します。

Notionを使って小さなことをすべて追跡する

Notionを使う楽しみの半分は、自分の生産性に合わせてカスタマイズできることです。例えば、電話や会議の記録を毎回取る習慣があるなら、メモを実際に取った日にピン留めできる空白のカレンダーテンプレートが特に便利でしょう。そうすれば、何かを探すために過去を振り返るとき、標準的な5週間カレンダーという視覚的な補助が役立ちます。

毎日の勤務時間を記録するのに、このテンプレートを使うのが好きです。月末に情報を集計する準備ができたら、データをエクスポートして表として保存します。そうすることで、電話に出た時間、デスクにいた時間、その日のタスクに関連するメモなどを確認できます。

ブラウザ拡張機能を使って簡単にクリッピング

オンラインで読んだ記事の気に入った部分を空のテキストファイルに貼り付けてしまう癖があり、保存場所を忘れてしまうことがあります。これは、後で思い出したい時に非常に役に立ちません。もしあなたがドライブバイコピー＆ペーストの常習犯なら、Notionブラウザ拡張機能を使ってリンクから引用を抽出し、特定の作業ページに保存できます。保存後にフォーマットする必要もありません。

心ゆくまで絵文字を使いましょう

視覚的に物事を捉えるタイプ、あるいは職場で絵文字を使う口実を探しているなら、Notionを使えばページを分類できます。絵文字はリンクが長々と続くときに便利で、各ページにちょっとしたアクセントを加えてくれます。また、各ページのヘッダー画像も使用できます。あらかじめ用意された画像ライブラリから選択することも、独自の画像をアップロードすることもできます。

自分にリマインダーを残す

もちろん、物事をきちんと把握するための究極の方法は、期限が迫っていることを自分にしっかりと知らせることです。Notionには、カレンダー上で今後のタスクや会議を常に把握できるリマインダー機能が搭載されています。ただし、通知はNotionアプリがインストールされているプラ​​ットフォームに限定されるため、メインのスケジュール管理手段としてはお勧めしません。

データをロックダウンする

1ページのメモがすべて記入され、次のプロジェクトに進む準備ができたら、データを「ロックダウン」して、自分（または他の人）が誤って編集してしまうのを防ぎましょう。デスクトップアプリでこれを有効にするには、ページ右上のメニューボタンをクリックし、「データベースロック」をオンにします。その後、必要に応じてコンテンツのロックを解除したり、再度ロックしたりできます。