この世には二種類の人間がいます。一日中自分の時間の使い方を記録するのが好きな人と、ペンキが乾くのを眺めている方が楽しい人です。私はかつて後者のグループに属していました…しかし、それが全くの間違いだと気づくまでは。

時間について考えるのさえ嫌な私にとって、これは大きな問題です。（本当に、タイムトラベル映画の話はやめてください。）むしろ、プロジェクトに没頭し、外界に邪魔されることなく働き、その昏睡状態から何とか何かを成し遂げて抜け出したいのです。とはいえ、多くの職場ではそれが現実的ではないし、フレックスタイム制でも実現不可能なことは承知しています。時間を無視するこのアプローチの危険性は、働き過ぎて燃え尽きてしまうことです。私自身、こうした状況によく直面します。

これまで多くの時間管理アプリを試してきましたが、最もシンプルなものでさえ拷問のように感じました。生産性に関する膨大な情報を提供してくれる自動時間管理ツール「RescueTime」でさえ、私には全く役に立ちませんでした。おそらく、このアプリはパソコン上での時間しか管理していないからでしょう。私はもっと包括的な視点、つまりキーボードを打っている時の生産性だけでなく、時間の使い方全体について、より深く知りたいのです。時間管理や時間管理に関しては、自分はどうしようもない人間だと思っていました。

約5ヶ月前、Passion Plannerという生産性向上プランナーを使い始めてから、すべてが変わりました。Passion Plannerを買ったのは、主に目標を書き出して、それを年間のタスクに分解するのに役立つと思ったからです。驚いたことに、Passion Plannerのおかげで、時間管理を始め、楽しむことができるようになりました。

プランナーで時間を管理する方法

公平を期すために言うと、週間プランナーや日めくりプランナーならどれでもよかったのですが、これは1週間が2ページにわたって大きく、1日が30分ごとに区切られています。予定やイベント、その他のスケジュール管理用に作られたものですが、私の毎日は退屈なほどイベントがありません。（そもそもデジタルカレンダーに予定を入れたいので。）このスペースを将来の予定をブロックする代わりに、大きなタスクの後に何をしたかを書き留めることにしました。そして、私はオタクなので、素敵な色の蛍光ペンと日本製のプランナーシールを購入して、色分けして日々を華やかにしました。

集中して作業するようにしています（通常は90分）。それぞれのブロックの後、または休憩の前に、何をしたかを書き留め、自分のカテゴリー（仕事、家庭／家族、運動／生活維持、副業、クリエイティブなプロジェクト、友人／外出）ごとにハイライトします。これで完了です。これは独創的でも巧妙なアイデアでもありませんが、このトラッキング方法は実際に私にとって効果があり、以前の試みが惨めに失敗した数ヶ月間も効果を発揮しています。

私にとってはうまくいく理由は次のとおりです:

• 簡単で手軽です。デスクにプランナーを開いたままにしておけば、タスクを書き込むのに数秒しかかかりません。多くの時間管理アプリは簡単ですが、過去や未来の時間をまとめて追加するには手順が多すぎます。

• 触覚的な感覚です。馬鹿げているように聞こえるかもしれませんが、蛍光ペンを使ったり、ページにシールを貼ったりするだけで、ささやかながらもさりげない喜びが得られます。（ただし、私はシールはあまり使いません。）

• 色彩豊かです。繰り返しになりますが、大切なのは小さなこと。忘れてしまった日や忙しくて記録を続けられなかった日には、真っ白な欄がまるで悲しい戒めのように感じられます。何かあったはずなのに、まるで何もなかったかのように感じてしまうので、記録を続けるモチベーションになります。

• 毎日 30 分ごとに記録を付けるというのは、実際楽しいことです。

時間管理が日常生活を改善する方法

何よりも重要なのは、タイムトラッキングのおかげで、自分の時間の使い方をより明確に考えられるようになったことです。ある分野に時間をかけすぎているのか、他の分野に時間が足りないのかが一目でわかるようになり、自分の行動パターンも見つけられるようになりました。

例えば、フリーランスのプロジェクトを2時間半で終わらせる予定だったのですが、週次レビューでその週の作業全体に大きな緑色の四角形が散らばっているのが分かりました（振り返ってみると、クライアントからプロジェクトを本来のスピードで終わらせるために必要なツールをもらっていなかったのです）。また、睡眠時間を先延ばしにして睡眠時間がほとんど取れなかった日を自分自身に正直に記録し、その翌日は作業時間が長くなり、休憩も増えたことに気づきました。（朝8時半に昼寝をしてしまうと、本当にひどい状況になりますよね。でも、こういったことを無理やり書き留めることで、あまり頻繁に昼寝をしてしまうのを防ぐことができます。）

このシステムは、責任感と集中力も維持してくれます。それぞれの時間ブロックを管理しなければならないとわかっているので、日中にニンテンドー3DSで休憩を取る機会が少なくなりました。特に、タイムトラッキングでこれらの休憩は短時間で済むことが分かっているからです。タスクの種類を飛び飛びにこなすことも少なくなっています（20分、10分など）。タスクはまとまった時間で終わらせる方が効率的だからです。また、過去数週間を振り返って、青（家族）、ピンク（友人や外出）、紫（クリエイティブなプロジェクト）のブロックが足りないと感じたら、それらの色のブロックを積極的に取り入れるようにしています。（また、私は内向的な性格なので、ピンクのブロックが多すぎると、一人の時間を増やしてバランスを取る必要があると分かります。）

数ヶ月前、この方法を始めた頃は、週のスケジュールはほとんどオレンジ色（仕事）で、他の色もいくつか混ざっていました。最近は、生活の中で時間を費やす分野がずっと多様化しています。時間管理は、ただ単に時間を記録するだけで、実際には何も成し遂げていないと生産性を低下させる可能性がありますが、このシンプルな方法のおかげで、あまり深く考えずに、時間に関するより良い判断を下せるようになりました。

イラストはサム・ウーリーによるものです。