休暇中にメールをチェックしなければならないこともあるでしょう。あるいは、誰もが羨むデジタルノマドのように、旅先で仕事をしている人もいるかもしれません。どんな状況であっても、仕事と旅行を同時にしなければならない場合、両立させるのは大変なことです。その方法をご紹介します。

タスクを前倒しする

事前に仕事をしたり、自分のスケジュールを自分で決められる仕事に就いているなら、出発前にできるだけ多くの仕事を終わらせるようにしましょう。出発前の週には、翌週の仕事のために毎日数時間ずつ余裕を持たせておきましょう。こうすることで、旅行中に余裕を持った時間を確保できます。もちろん、この方法を取る場合は、締め切りにも気を配り、旅行中に期限が迫っている仕事を優先する必要があります。私は旅行中に仕事ができると分かっている場合でも、何か予期せぬ事態に備えて、締め切りは前もって終わらせるようにしています。フロントローディングは私自身の定番の解決策ですが、完璧ではありません。

まず、前倒しはやり過ぎになりやすいです。出発前に1、2本の記事を書く代わりに、1週間分の仕事を詰め込もうとします。すると、旅行前の1週間は本当にストレスフルになり、予定していたことを全て終わらせられないことがよくあります。その結果、旅行が始まる頃には何も達成できていないと感じ、常に仕事に気を取られてしまいます。

ただし、少し時間計画を立てることで、前倒しのスケジュールを制限することができます。旅行中にどれくらいの時間を仕事に費やすかを計算し、それを通常のスケジュールから差し引いて、出発前にその差を詰め込むようにしてください。例えば、最近の帰省旅行では、その週はおそらく28時間働くだろうと分かっていました。私の通常の週の労働時間は40時間なので、12時間分の仕事を前倒しする必要がありました。そのために、週末に丸一日、そして平日に数時間働きました。

最適なフライトを予約する

時差ボケで仕事や旅行の時間が削られるのは避けたいので、自分のスケジュールに合ったフライトを選びましょう。さらに良いのは、フライト時間を戦略的に活用し、睡眠や仕事に充てることです。ビジネスサイトUnreasonble.isでは、以下のことを提案しています。

コツは、時差に基づいて航空券を買うことを学ぶことです。例えば、アメリカからロンドンへ飛行機で行く場合、時差が7時間あるので、早朝便を予約するのが良いと分かりました。そして、飛行機に乗るまで寝ずに（つまり、朝7時か8時の便まで徹夜で仕事をする）、フライト中はぐっすり眠り、翌朝、出発の準備万端で着陸します。これは、出発前に大量の仕事を片付け、着陸時には十分に休息を取り、適切なタイムゾーンにいるという感覚を得られる素晴らしい方法です。私は帰りの便でもこれを実践しています。

もちろん、ご自身の時間枠は目的地のタイムゾーンによって異なりますが、他にも考慮すべき要素がいくつかあります。まず、オンラインであることが求められる時間帯（もしあれば）を考慮しましょう。例えば、上司から午前7時から午前11時までパソコンの前に座るように指示されている場合は、その時間よりかなり後のフライトを選ぶか、少なくともWi-Fiが利用できるフライトを選ぶとよいでしょう。また、ピーク時の時間帯も重要です。午前中の仕事が活発な方は、午前9時に到着するフライトは避けた方が良いでしょう。空港を出て目的地まで数時間かかるため、本来であれば生産性を発揮できる時間帯に移動することになるからです。

つまり、仕事と旅行の間ですでに時間が限られているため、予約するフライトと機内での行動について戦略的に考えましょう。

旅行中であることを周囲に知らせる

相手が旅行中に仕事をしているとわかっている場合でも、すぐに返信できない可能性があることを思い出させてくれたり、返信がいつ届くか知らせてくれる不在時の返信はありがたいです。

他の不在時の返信と同様に、対応可能な時間帯、返信が届くまでの時間、そしてオフィスに戻る時間を記載するとよいでしょう。いずれにしても、休暇中でなくても返信が遅くなる理由を相手に理解してもらうのに役立ちます。

仕事量も抑えられます。あなたが不在だと相手に知られれば、メール攻撃を受ける可能性も低くなり、あなたもすぐに返信しなければならないというプレッシャーが軽減されます。こうすることで、メールに時間を取られることなく仕事を終わらせて、外出して探索することができます。帰りの飛行機の中でメールをチェックすればいいのです。

境界線を設定する

ステファニー・リーは数ヶ月間、旅行と仕事を同時にこなしていましたが、境界線を設けることが非常に重要だったと言います。彼女は、正午まで仕事をして、その後は外出して探検するというスケジュールを立てました。そして、1日は好きなことをする日だと決めました。平日、スケジュールを破りたくなった時は、自分の好きなように探検できる1日があることを自分に言い聞かせました。

新しい場所にいると、仕事を忘れて探検に出かけたくなるものです。しかし一方で、仕事に追われて旅行を楽しむ時間も取れないこともあります。スケジュールをしっかり守れば、両方の良いところを活かすことができます。もちろん、旅行中は予期せぬことが何度も起こるものです。公共交通機関で迷ってホテルに戻るのに1時間もかかってしまうかもしれません。大学時代の旧友があなたが街にいることを知り、ビールでも飲みに行こうと誘ってくるかもしれません。こうした時間をスケジュールに組み込んでおけば、たとえ数時間失っても、何とか仕事はこなせます。

適切なツールを持参しましょう

最近の旅行中、ノートパソコンのWi-Fiが特定の公共ネットワークで頻繁に不調になり、解決に途方もない時間を費やしました。当然のことながら、仕事の時間が削られ、イライラさせられました。

しかし、適切なツールがあれば、旅行と仕事を同時にこなすときに生活がずっと楽になるということを改めて実感しました。例えば：

• モバイル ホットスポット(携帯電話をテザリングに使用する場合を除く) を使用すると、どこからでもオンラインに接続できます。

• 外出中に携帯電話の電池が切れた場合に備えて、モバイルバッテリーパックを用意しました。

• ケーブルを短くすれば、ヘッドフォンや充電器の絡まりを解く手間が省けます。

• すべてのツールをきちんと整理できるGrid-It 。

旅行用のガジェットは数多くあり、ニーズも人それぞれですが、これらは旅行中に仕事をしなければならないほとんどの人にとって生活を楽にする一般的なツールです。

ダウンタイムを活用する

旅行中は時間を最大限に活用して、仕事を終わらせてその後はゆっくり休みたいですよね。例えば、以下のようなことが考えられます。

• 地下鉄や電車に乗っている間にメールをチェックできます。

• 誰かと一緒に旅行する場合は、その人が準備をしている間にいくつかの仕事を終わらせましょう。

• ホテルから近くの観光スポットまで歩いている間に電話に出られます。

同時に、やり過ぎには注意が必要です。昨年、パートナーと旅行した際、レストランの列に並んでいる時やホテルに戻る途中など、ちょっとした空き時間でも私がずっとスマホをいじって仕事をしていると文句を言われました。彼の言う通り、失礼なだけでなく、旅行に完全に集中できておらず、旅行を楽しんでいませんでした。繰り返しになりますが、出発前に境界線を設定しておくことは重要です。「空き時間」とは何なのか、そしてどんな仕事をする必要があるのか​​を決めておきましょう。誰かと一緒に旅行する場合は、事前にこれらのルールを伝えて、相手も準備できるようにしておきましょう。

最後に、仕事と旅行を同時に楽しむ私のお気に入りの方法は、ホテルの部屋ではなく、外で仕事をすることです。ルームサービスとケーブルテレビで部屋にこもるのも簡単ですし、階下のビジネスセンターで仕事をするのも簡単です。でも、地元のコーヒーショップやバーに行くと、街の様子をより深く知ることができます。仕事は片付きますが、同時に新しい場所も探索できます。最初は仕事と旅行のバランスを取るのが大変かもしれませんが、少し計画を立てれば、旅行中に仕事と旅行を両立するのはかなり簡単です。

写真：ウィルソン・S・アンドラーデ