テクノロジーは驚異的なスピードで進歩しているように見えますが、どういうわけか、私たちのコミュニケーションは未だに1994年のような状態です。メールは個人でもビジネスでも依然として欠かせないものであり、すぐになくなることはありません。社会のコミュニケーションプロトコルを変えることはできませんが、メールへのアプローチそのものは変えることができます。つまり、もしあなたがそうしたいのであれば、人工知能ツールという形で、少しばかりの最新技術を、はるかに古いメッセージング標準に導入することができるのです。

これらの新しいAIツールが、メールとの関わり方において特に役立つかどうかは個人の好みの問題です。しかし、これらのツールは確かに存在し、企業は今後も開発・開発を続けていくでしょう。コミュニケーションスキル全般の向上に関心がある方も、受信トレイを空にするためのバーチャルアシスタントを探している方も、メールとAIを併用できる6つの方法を検討してみてください。

メールでAIツールにアクセスする

メール作成など、あらゆる用途に特化したAIアプリは数多く存在しますが、そのほとんどは無視しても問題ありません。まず、これらのアプリは大抵、ユーザーからお金を要求してきます。例えばHelp Scoutは、自社製品も含め、様々なAIメールアシスタントをまとめて紹介しています。価格はユーザー1人あたり月額4ドルから​​、なんと49ドルまでと幅広いです。（ちなみに、Help Scoutのプログラムはユーザー1人あたり月額40ドルです。）AI懐疑論者の私から言わせてもらえば、とんでもない話です。

むしろ、メールワークフローにAIを取り入れたいのであれば、Copilotの無料チャットボットのような無料で利用できるツールに頼るか、既に使っているメールアプリやプラットフォームに組み込まれているプログラムを試してみるのが良いでしょう。後者の場合、MicrosoftのOutlook対応Copilotのような選択肢を検討していますが、これも安くはなく、Copilot Pro（月額20ドル）とMicrosoft 365（月額6.99ドルまたは年額69.99ドル）の2つのサブスクリプションが必要です。

どちらのオプションでも大部分は解決できますが、以下では有料のサードパーティ ソリューションに頼る必要がある特定の状況についても説明します。

メールでAIを活用する方法

メッセージの下書き

一日の大半（あるいはほとんど）をメール作成に費やしていると、閉店時間前に最後のメッセージを作成するのに少し疲れを感じるかもしれません。AIの「約束」の一つは、あなたの代わりに雑用をこなしてくれることです。そんな時は、AIに頼ってメールを書いてもらうのも良いでしょう。そうすれば、一つ一つ自分で入力する必要がなくなります。

もちろん、これを実現するために、お気に入りのメールアプリ内で直接、あるいは同時にAIを実行する必要はありません。お気に入りのチャットボットに、選択した件名でメールの下書きをさせ、その結果をコピー＆ペーストするだけでも構いません。

ただし、設定が済んでいれば、組み込みツールを使って同様の作業を行うことができます。例えば、Copilot は Outlook の「Draft with Copilot」機能を使って直接操作できます。必要なメッセージの種類（例えば、「プロジェクトが承認され、今月末が締め切りであることをチームに通知する」など）を入力すると、メールが自動的に作成されます。

どの方法を使うにしても、AIはフィードバックに反応する可能性が高いです。AIはエラーを起こしやすいので、修正が必要になるかもしれません。選択したAIは、出力内容の修正をサポートしている可能性が高いです。AIが作成したメールが期待通りに機能しない場合は、希望する内容を伝えると、AIがそれに応じてメッセージを書き直します。ボットがフィードバックをどのように受け取るかは、ボットの設計によって異なります。例えばCopilotの場合、修正内容を再度送信するか、「再生成」オプションを選択して下書きを再度作成するかを選択できます。

文章の校正

スペルチェックは、おそらく何度もあなたの命を救ってくれたことでしょう。（私自身も救われました。）しかし、スペルチェックはスペルミスを見つけるのに優れており、文法チェックも同様に構文の問題を見つけてくれますが、あなたの文章全体を客観的に見て、改善が必要な箇所を特定してくれる外部の編集者の代わりにはなりません。

メールの下書きをスキャンしてくれる同僚がいない場合は、AIツールを使って、自分では見逃していた点を見つけ出すことができます。例えば、自分でメールを書こうと決めたものの、自分の目でしっかりと読み直して間違いや不自然な点を見つけられるかどうか自信がないとします。そんな時は、メールの本文をコピーしてチャットボットに貼り付け、スペルミスや文法ミス、そして全体的な読みやすさなど、文章の校正を依頼できます。

あなたとボットの両方にとってテキストが適切だと判断できたら、それをコピーしてメール アプリに貼り付け、送信します。

ライティングのコーチングを受ける

マイクロソフトには、単なる校正機能にとどまらず、メールライティングスキルを向上させるためのアドバイスを提供する「Coaching by Copilot」という機能があります。メールに力を入れたいのに、どうすればいいのか、どこをどうしたらいいのかわからない時に役立つかもしれません。

Copilotは、3つの主要なカテゴリーについてアドバイスを提供します。トーン（クライアントへのメッセージをもう少しフォーマルにできるかもしれません）、読者の感情（受信者の懸念に、あなたがより深く答えられる余地があるかもしれません）、そして明確さ（受信者の質問に答えるのに十分な詳細を回答していますか？）です。また、Copilotは、アドバイスに合致する具体的な例も提示します。気に入った提案があれば、コピーしてメールに貼り付けることができます。

メッセージのトーンを変える

AI開発者たちは長年、下書きを異なるトーンで書き直すための優れたツールとして、自社の技術を宣伝してきました。例えば、最初のメールがくだけた表現になってしまった場合（潜在的な不満をそのまま伝えてしまったり、同僚よりも友人とのやり取りに慣れすぎているせいかもしれません）、ボットにタグ付けして、よりプロフェッショナルなトーンに書き直してもらうことができます。文章が堅苦しくぎこちない場合は、メールの送り先に合わせて、AIに楽しく軽快な表現に修正してもらうこともできます。

例えば、OutlookのCopilotでは、「Copilotで下書き」機能の編集メニューにこれらのツールが用意されています。「ダイレクト」「ニュートラル」「カジュアル」「フォーマル」「詩風にする」から選択できます。（企業では、実際に使うかどうかは別として、少なくとも1つは「楽しい」トーンの変化を加えるのが一般的です。）

ただし、これらの機能は注意して使用してください。AIの文章には癖や傾向があり、鋭い観察力を持つ人なら誰でもすぐに気づくでしょう。AIがメッセージをより個人的なものに書き換えようとすると、華美な表現が目立ったり、メッセージをより深刻なものに書き換える際に奇妙な言葉遣いが見られたりするかもしれません。

長いメールやメッセージのスレッドを要約する

AIをクリエイティブな作業に使うつもりがなくても、長文のメールや長いメッセージスレッドを読むときには魅力的に映るかもしれません。例えば、OutlookにCopilotがインストールされている場合、受信トレイの上部に新しい「要約」ボタンが表示されます。これを使うと、AIが特定のメールやスレッドをスキャンし、要点を要約してくれます。また、Copilotは特定のハイライト部分に番号を付ける機能も備えているため、ボットがメールやスレッドのどこからその情報を引き出したのかが一目で分かります。

受信トレイの管理

驚くべきことに、主流のメールAIボットのほとんどは、メールの作成と要約を目的として設計されており、受信トレイを実際に管理するための機能はそれほど多くありません。メッセージ管理よりもテキスト生成を優先する傾向があります。

近い将来、状況は変わると思います (Microsoft が AI 電子メール管理ソリューションに投資しないとしたら驚きです)。しかし、それまでは、今すぐにこれらの機能を体験したい場合は、サードパーティのオプションを検討する必要があります。

有力な選択肢の一つとして、Outlookを含むほとんどのメールサービスで使用できるAI搭載の拡張機能「Sanebox」が挙げられます。主なAI機能の概要は以下のとおりです。

• SaneLaterは、受信トレイから重要度の低いメッセージをフィルタリングして、後で確認できるようにします。

• Sanebox は、これらの送信者からの今後のメールをこのフォルダーにフィルタリングします。

• 問題のメールがニュースレター、広告、または再度表示したくないその他のメッセージである場合は、SaneBlackHoleがこれらのメールをフィルタリングして、ユーザーに代わってゴミ箱に捨ててくれます。

• 最後に、メールディープクリーン機能があります。AIに特定の日付より古いメールを探すよう指示すると、AIが不要と判断したメッセージをアーカイブにまとめてくれます。見つかったメールのリストが表示され、保存するか削除するかを選択できます。