誰にでも生産性が低い日はあります。予期せぬ出来事でスケジュールが狂ってしまうかもしれません。体調が優れないのかもしれません。理由は何であれ、元の状態に戻るのは難しいものです。生産性の低下を乗り越え、再び軌道に乗る方法をご紹介します。

もちろん、生産性が低い理由は様々です。生産性全般に問題がある場合は、長期的な解決策に注力する必要があります。ここでは、しっかりとした仕事のシステムを構築しているものの、短期的な挫折で軌道修正できていないという状況を想定しています。生産性が低迷した後、元の状態に戻るための簡単な方法をいくつかご紹介します。

早めに始めましょう

さあ、非生産的な日々が終わり、回復に向かっていますね。素晴らしい！まずは、翌日は早起きしようと決意しましょう。

月曜日に何もできなかったとしましょう。その日が無駄だったと気づいたら、火曜日に良いスタートを切れるよう、その夜は早めに寝るようにしましょう（早起きは大変ですが、幸運なことに、それを実現するための方法はたくさんあります）。

朝起きたら、いきなり仕事に取り掛かるのはやめましょう。好きなことに没頭しましょう。そうすることで、前向きな気持ちで朝を迎え、一日を乗り切るための心構えが整います。追いつかなければならないというストレスを抱えながら一日を迎えるのではなく、落ち着いて、楽観的かつ計画的に取り組みましょう。

「生産的な気分のアンカー」を使う

ストレスフリーで一日を始めることは大切ですが、現実はそうではありません。追いつく必要もあるのです。「生産的な気分のアンカー」を見つけて、生産的な気分になりましょう。この言葉はAsian Efficiencyの人たちが作ったもので、彼らは以下のように説明しています。

多くの人は、生産的な気分を保つための「アンカー」となるものを持っています。私たちは、それがコーヒーや緑茶のようなものであることが多いことに気づきました。私自身は、クリエイティブな作業に本当に集中している時だけイングリッシュ・ブレックファスト・ティーを飲むので、私にとっては生産的な流れに乗れるアンカーのような役割を果たしています。

もちろん、あなたの心の拠り所は飲み物である必要はありません。仕事のルーティンの中で、ただ家に帰ってきたような気分にさせてくれるきっかけがあればいいのです。私の場合は、朝のニュースを見ることです。休みの日には決して見ませんが、これは私の平日の習慣の一部であり、生産的な一日を始める時間だといつも感じさせてくれます。

おそらく、生産性を高めるためのムードアンカーが何なのか、よくご存知でしょう。仕事に復帰する最初の朝は、このムードアンカーを使って生産性を高めましょう。

集中力を取り戻す時間を取る

逆効果のように思えますが、非生産的になった時は、少し休憩して集中力を取り戻すのが効果的です。こうすることで、より生産的なモードに切り替えられます。ウォール・ストリート・ジャーナルは、たった20分で集中力を高めることを提案しています。

可能であれば、その日の残りの予定から何かをずらし、20分だけ集中して、その重要なプロジェクトに邪魔されずに取り組めるようにしましょう。時間を確保できればもっと長い方が良いですが、20分でも状況は変わります。どうしても時間を確保する必要がある場合は、重要でない会議を20分早く切り上げたり、20分遅くまでオフィスに残ったりしましょう。（緊急の電話がかかってきたら、このような戦略を使うでしょう？ 最も重要な仕事に取り掛かることが、緊急のビジネス課題なのですから。）メールと電話の電源を切りましょう。誰にも見つからない、空いている会議室や個室を探しましょう。

集中力の重要性については既にお話ししましたので、このヒントも納得いただけるはずです。20分間、何に取り組むべきかを考え、生産性の低さに伴う罪悪感を捨て、心のバランスを整えましょう。そうすることで、軌道修正に向けてより良い心構えが整います。

回復計画を立てる

非生産的な時間には、おそらく未完了のタスクが山積みになっているでしょう。非生産的な日々から回復した後、すぐにそれらのタスクに取り組みたくなるかもしれません。しかし、回復スケジュールを立てることの方が、より大きな効果をもたらします。

集中して心の準備ができたら、やり残したことをすべて取り戻し、やり直す計画を立てましょう。

追いつくべきすべてのタスクをリストアップし、そのリストにあるタスクを1週間ほどかけて分散させましょう。日によっては少し長く働く必要があるかもしれませんが、無理をしすぎないようにしましょう。できるだけ早くすべてを終わらせたくなる気持ちはわかりますが、無理に多くのことをやってしまうと、かえってスケジュールが狂ってしまう可能性があります。また、失敗したと感じて、再び非生産的な気分になってしまうかもしれません。

一日ですべてをやり直そうとするのではなく、タスクを時間軸に沿って分散させましょう。予定より早く追いついたとしても、それはそれで良いことです。でも、こうすればプレッシャーはかかりません。

戦略的に計画を開始する

また、どのタスクを最初に開始するかについても、よく考えてください。

テクノロジーサイト「Gigaom」は、まずは小さなことから始めることを提案しています。タスクリストを見て、15～30分で完了できるものを選びましょう。リストから何かを消すことができれば、達成感を得られるでしょう。その勢いに乗って、より大きなタスクへと進んでいきましょう。

一方で、一番嫌なタスクを最初に片付けることにもメリットがあります。規模の大小に関わらず、このタスクを最初にリストから消すことで、非常に生産的になった気分になり、その勢いで仕事を進めることができるのです。

どちらの方法を選ぶにしても、戦略的に始めましょう。最も生産性を高められるタスクリストを整理しましょう。

懸命に努力を続ける

計画を立てたら、いよいよ仕事に取り掛かり、集中力を維持する時間です。つまり、気を散らすものを遮断し、時間を最大限に活用するということです。もちろん、そのためには様々な方法がありますが、もし回復途上にあるなら、これらの方法が最も役立つかもしれません。

• ポモドーロ・テクニック：25分間全力で作業し、5分間の休憩を取るというスケジュールを立てることで、自分のペースをコントロールできます。多くのことを達成できますが、完全に燃え尽きてしまうこともありません。

• 通知をサイレントにする：生産性が低い場合は、おそらく大量のメールやメッセージが届いているはずです。もちろん、それらに対処しなければなりませんが、通知は気が散る原因になることがあります。作業中は通知をオフにすることを検討してください。

• 集中力を妨げるサイトをブロックする：同様に、特定のサイトをチェックしたり、ソーシャルメディアやエンターテイメントなどをチェックしたくなるかもしれません。これらのサイトは後でアクセスすることもできますが、作業中は集中力を維持する必要があります。Cold Turkeyなどのツールを使って、これらのサイトをブロックしましょう。また、全画面モードで作業して、集中力を維持することも検討しましょう。

どれだけの時間が失われたかによって、軌道に戻るまでに数日かかるかもしれません。しかし、考え方を変え、計画を立て、集中力を維持すれば、すぐにいつもの生産性の高いスケジュールに戻ることができます。

画像提供：Steren、bogdanco、cyberscooty、hypocore、Antonio Mantero、Alex Bellink、Michael Dales、Alec Couros、Freddie Alequin、Richard Urban。