一部の文書はデジタル化できません

友人や家族がデジタル文書を探すのを手伝ってほしいときに頼るのは私です。私は自分のコンピューターと電話を細心の注意を払って整理しており、多くの自由時間を（惜しみなく）愛する人たちのデバイスの整理を手伝うことに費やしています。しかし、この資質は物理的な文書の整理に熱心な母から学びました。出生証明書のコピーが必要なとき、母は数秒でそれを提示できます。なぜなら、それは彼女のたくさんのファイリングキャビネットの1つにある、はっきりとラベルが付けられたフォルダーに丁寧に収められているからです。そのような文書（証明書、社会保障カードなど）は、口座を開設するときやパスポートを取得するときなど、必要なときに有効となるためには原本が必要になる傾向があります。ほとんどの場合、デジタルコピーには限界があるため、実物専用の、ラベルが付けられた、整理された保管場所を用意することが重要です。

しかし、他の種類の書類も物理的な処理が必要です。例えば、母の仕事では、扱う書類の中には機密性が高く、デジタル化できないものがあります。そのような場合、鍵付きのファイルキャビネットが母の頼みの綱です。一方、母が扱う他の書類は、一定期間保管した後に破棄する必要があります。母は、ただ削除するためだけにデジタル化する意味がわからないと言い、書類をファイルキャビネットの専用の引き出しに保管し、期限が切れたらシュレッダーにかけています。

この場合に必要なのは、次のような鍵付きのファイリングキャビネットです。

このモデルの引き出しは両方とも鍵で個別にロックできるので、引き出しすべてを制御する上部の 1 つのロックが付いているキャビネットよりも気に入っています。

ファイリングキャビネットは安全性と保護を提供します

幼い頃の愛犬が、両親の段ボール製のファイルボックスだけでなく、中の書類までも引き裂いてしまったという忘れられない出来事をきっかけに、我が家は頑丈なファイルキャビネットに買い替えました。上の写真のような鍵付きのものだけでなく、耐火・耐水仕様のものも販売されています。確かに、書類をデジタル化することで火事や水害などの物理的な脅威から守ることはできますが、それでも重要な書類は常に自宅にあるという事実は変わりません。棚に積み上げておくのではなく、高品質なファイルキャビネットやボックスに投資しましょう。中には高価なものもあるので、本当に必要な書類の量を見極めることが重要ですが、このような小型で安価なキャビネットもあります。

ファイリングキャビネットの一般的なヒント

私の経験から言うと、ファイリングキャビネットを最も効果的に活用するには、整理整頓を徹底的に行うことです。つまり、あらゆるものにラベル付きのフォルダーを用意することです。納税年度ごとにフォルダーを用意しましょう。収入源、資産、家族構成ごとにフォルダーを用意しましょう。分かりやすいラベルに加えて、様々なカテゴリーを表すために様々な色を使うことをお勧めします。マルチカラーのフォルダーが100個入りで18.99ドルで購入できます。

書類や必要なものを物理的に分類・整理することには、多くのメリットがあります。パソコンでタブやファイルを開いたり閉じたりするよりも、引き出しを開けて探す方が実は簡単だと気づきました。さらに、時間をかけて手書きでラベルを貼り、書類を実際に手に取ることで、その書類は記憶にしっかりと刻み込まれます。いざという時に、どこにあるのか思い出しやすくなります。これは、勉強中にデジタルのメモよりも手書きのメモの方が思い出しやすいのと同じ理由です。

私はファイルキャビネットの伝道師と言えるでしょう。どの家庭にも少なくとも一つはファイルキャビネットがあるべきだと思っています。そのために大金を費やす必要も、現代社会に完全に背を向ける必要もありません。実際、安くファイルキャビネットを手に入れる一番簡単な方法は、現代社会を受け入れることです。Facebookの「Buy Nothing」グループやCraigslistの無料プレゼントセクションを定期的にチェックしてみてください。そこにはファイルキャビネットが山ほどあるからです。オフィスが閉鎖されたり改装されたりすると、たくさんのものが無料で配られます。

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