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ToDoリストを作るのは良いアイデアです。コントロールできているという実感は得られますが、一日を通して起こりうる様々な煩わしさや予期せぬ障害を考慮に入れることはできません。つまり、ToDoリストは、もし一日のすべてを自分次第だとしたら、何を達成したいかを示す青写真のようなものなのです。
しかし、現実はその理想を反映していないため、物事を成し遂げようとする終わりのない追求において、ToDo リストをより役立つツールにする方法は数多くあります。
これまでのところどう思いますか?
1. ToDoリストを3つの項目で作成する: しなければならないこと、すべきこと、欲しいこと
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生産性と健全性を維持するには、ToDoリストを3つの項目から始めましょう。「やらなければならないこと（すぐに実行しなければならない重要なタスク）」「やるべきこと（長期的な目標に貢献するもの）」「心からやりたいこと」です。こうすることで、短期目標と長期目標のバランスが取れ、自分が幸せになれることも含まれます。
2.ToDoリストの代わりに「やってしまった」リストを作る
未完了のタスクリストを見つめていると、途方に暮れてしまうかもしれません。だからこそ、古いパラダイムを覆してみるのも良いかもしれません。ToDoリストを見る代わりに、達成したことを記録したリストとして捉え直してみましょう。つまり、達成できなかったタスクの山を放置するのではなく、完了したタスクを書き留めるということです。結局のところ、これはストレス管理に関することであり、日々のタスクをこなしていく上で鍵となるのです。
3. 紙とデジタルのToDoリストを分ける
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紙が増えると雑然としますが、聞いてください。2つ目の紙のToDoリストは、デジタルのToDoリストを補完する役割を果たします。デジタルのToDoリストは、やらなければならないすべてのタスクを頭の中で大量に書き出すためのツールとして、紙のToDoリストは日々のタスクに集中力を高め、負担を軽減するためのリストとして役立ちます。
4. 1-3-5ルールに従う
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ToDoリストは必要以上に長くしすぎないようにしましょう。毎日のToDoリストは、1日で達成できる大きなことを1つ、中くらいのことを3つ、小さなことを5つ目標にしましょう。あるいは、「3+2ルール」（大きなことを3つ、小さなことを2つ）や「1+2ルール」（大きなことを1つ、小さなことを2つ）など、日々のニーズに合わせてアレンジしてみてください。
ToDoリストを破壊して再構築する
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ToDoリストは、必要のないタスクまで詰め込みすぎて、扱いにくくなることがあります。自分の予定を見直し、最初からやり直すことで時間を有効活用しましょう。毎日のToDoリストを新しく作成しましょう（以前のリストを参考にしても良いでしょう）。必ずやらなければならないことと、ただやりたいことを区別しましょう。ToDoリストは、単なる希望リストでも、タスクの墓場でもないことを忘れないでください。
ToDoリストをストーリーに変える
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一日のToDoリストを視覚化し、物語として描き出しましょう。このストーリーテリング手法は、タスクを完了するモチベーションを高めるだけでなく、記憶力を高め、日々の出来事をより深く理解するのに役立ちます。ToDoリストを視覚化して行動を促す方法は他にもありますが、もちろん、これは想像力豊かな人向けです。
やることリストから1つ減らす
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時には「ノー」と言わなければならない時もあります。タスクが多すぎると、創造性、休息、あるいはただ考えるための余裕がなくなります。ToDoリストが雑然としてきたら、少なくとも一つはやるべきことを減らしても罪悪感を感じないでください。結局のところ、リストの項目にチェックを入れることよりも、心の健康の方が大切なのです。
さらなるモチベーションのために報酬を計画する
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やるべきことをやり遂げるには、誰でも時折、ちょっとした後押しが必要です。そのきっかけの一つは、ご褒美タスクリストを作ることです。リスト上の各タスクに、何か楽しみが生まれるようにするのです。（例えば、「やるべきことリストのトップ10を完了する」という目標は、「20分間昼寝をする」という目標につながります。）また、タスクリストを感情やご褒美で並べ替えて、モチベーションを高めることもできます。
ウォーレン・バフェットの2つのリストシステムを試してみる
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リストの優先順位を本当に決めたいですか？ウォーレン・バフェットのアドバイスに従って、将来やりたいことのトップ25をリストアップし、その中から最も重要な5つを選び、残りは「絶対に避けたいリスト」に入れましょう。（ToDoリストでは、すべてのタスクが上位5つの項目に関連していることを確認してください。）もちろん、ウォーレン・バフェットのような実業家のように世界を席巻しようとするのは控えるべきですが、それでも、これはあなたの最優先事項を客観的に見るのに役立ちます。
ToDoリストを捨てて、代わりにタスクをスケジュールしましょう
ToDoリストは、やるべきことを管理するのに役立ちますが、長いリストの中に未完了のタスクがあると、気が散ってイライラしてしまいます。リストを作る代わりに、タスクをスケジュールすることを検討してみましょう。FollowUp.ccのようなサービスを使って、タスクを完了させる必要がある時にメールで通知してくれるサービスなどが良いでしょう。期限を設定することで、より多くのタスクをこなせるようになります。そもそも、それがToDoリストの本来の目的です。（この最後の点は、現在のToDoリストをアップグレードするものではないので、少しズルをしていると言う人もいるかもしれません。しかし、これはToDoリストの進化と言えるかもしれません。つまり、もはや煩わしいリストに煩わされることはなく、いつ、どこでタスクをやらなければならないかというリマインダーを受け取るだけになるのです。）
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ジョーダン・カルフーン
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