- コピーしました
同じ基本的なメッセージを何度も入力するのはやめましょう。もっと良い方法があります。
クレジット: Rawpixel.com - Shutterstock
目次
私たちは皆、メールを書くのに多くの時間を無駄にしています。何かのフォローアップ、自己紹介、プロセスの説明など、これらのメールの多くは同じような内容ばかりで、それを何度も何度も入力するのは気が遠くなるような作業です。しかし、実際には、いつも同じメッセージを繰り返したり、頻繁にコピー＆ペーストしたりする必要はありません。代わりに、テキスト展開機能を使って事前に定義された段落を素早く送信し、1日の業務を効率化しましょう。
いくつかの異なるオプションがありますが、一般的には同じように機能します。つまり、1 つの単語を入力すると、事前に書き込まれた別の単語のシーケンスが挿入されます。
GmailとOutlookのテキスト拡張
GmailやOutlookなどの標準的なメールサーバーを使っているなら、テキスト拡張機能に簡単にアクセスできます。ブラウザ版Gmailの場合は、Gmailスニペットを試してみてください。これは、キーボードショートカットを作成して、あらかじめ定義されたテキストブロックをトリガーできる機能です。例えば、\grで「こんにちは！Lifehackerの特集エディター、リンジーです。メールでもお会いできて嬉しいです！本日は…」のような標準的な挨拶文をトリガーするように設定できます。私はまさにこのメッセージをいつも入力していますし、皆さんもおそらく、たった3つのキー操作で挿入できる同じような挨拶文や自己紹介文を持っているでしょう。Gmailスニペットは無料で、スニペットライブラリと、無制限のスニペットの編集・作成機能が付属しています。月額4.99ドルを支払えば、メールと電話によるサポートも受けられます。
あなたも気に入るかもしれない
Microsoft Outlook をお使いの場合、テキスト拡張機能は既に組み込まれています。これは「クイックパーツ」と呼ばれる機能で、「挿入」タブの「テキスト」グループからメールに追加できます。構成要素の選択範囲にテキストブロックを追加したい場合は、テキストブロックをハイライト表示し、「挿入」タブの「テキスト」グループの「クイックパーツ」をクリックし、「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックします。ダイアログボックスが開き、テキストに名前、カテゴリ、説明を入力できます。
Android のテキスト拡張機能
Android スマートフォンでテキストを拡張する場合は、いくつかのアプリから選択できます。
これまでのところどう思いますか?
Typing Heroは、バックグラウンドでの実行を許可し、キーワードの検出を許可する無料アプリです。アプリ内でキーワードを設定すると、必要な時にテキストブロックをトリガーできます。
Textpandは無料でご利用いただけますが、使用できるフレーズは10個までに制限されています。アプリの素晴らしさを実感していただけるので、2.99ドルでプロ版へのアップグレードをお勧めします。特定のアプリをテキスト拡張の対象から除外することもできるので、仕事用のメールに入力するだけのテキストを誤って友人に送信してしまう心配なく、キーワードフレーズを自由に使用できます。
iPhoneおよびMacユーザー向け
iPhoneまたはMacをお使いの場合は、テキスト拡張機能が内蔵されています。設定 > 一般（iOS）またはシステム設定/システム環境設定（macOS）を開き、
「キーボード」をタップして「テキストの置換」（iOS）または「テキスト」（macOS）を選択します。そこからトリガーフレーズを割り当てることで、任意のテキストを自動的に挿入できます。
トリガーフレーズは、一般的に一意のものにするのが良いでしょう。例えば、テキストに自分のメールアドレスを挿入したい場合、「Lindsey's Gmail」ではなく「lgmail」と入力します。「gmail」だけに設定すると、メールアプリ自体を参照したいときに、その単語を安心して入力できなくなるからです。トリガーフレーズは、^や{など、あまり使わない記号で始めてみましょう。
毎日のニュースレター すべてをより良くする準備はできていますか?
ジョーダン・カルフーン 編集長
Jordan とチームから毎日のヒント、コツ、技術ガイドを入手してください。
毎日のニュースレター すべてをより良くする準備はできていますか? Jordan とチームからのヒント、コツ、技術ガイドを毎日お届けします。
次の記事へスクロールしてください
