仕事を辞めるときにデータを保存する方法

仕事を辞めるときにデータを保存する方法
仕事を辞めるときにデータを保存する方法

仕事を辞めるのは気分がいいかもしれませんが、いつもイライラさせられる同僚を怒鳴り散らし、2週間何もせずにのんびり過ごし、夕日に向かって馬で去っていく前に、少し時間を取って、何を持って行きたいか考えてみてください。素晴らしいワイドスクリーンモニターではなく、法的に持ち出しが許されるファイルやデータ(もしあれば)について考えてみてください。

あなたの会社で、仕事に関して何ができて何ができないかというポリシーがどうなっているかは知りませんが、プロジェクトを持ち出すことを禁じる規則がない(つまり、会社がそれを知ったとしても訴訟を起こさない)のであれば、持ち出すべきです。

将来応募する仕事に役立つ貴重な仕事のサンプルはもちろんのこと、仕事中に作成したもの(例えば、Excelの便利な数式をまとめたチートシートなど)も、将来役立つでしょう。また、プレゼンテーションテンプレートなど、以前の仕事から「借りたい」と思ったり、マーケティングキャンペーンの構築方法を復習したいと思ったりした時にも、その情報がすぐに使えるようになります。

繰り返しになりますが、これはいくら強調してもしすぎることはありません。退職時に持ち出しが許可されているもの、もし持ち出しが許可されているものがあるなら、会社の規定を確認してください。機密プロジェクトに携わっている場合(Appleの皆さん、ごめんなさい)、元の会社が、あなたが社内に保管しておくべき書類を持ち去ったことに気づけば、非常に不満を抱き、訴訟を起こす可能性が非常に高いです。どうか訴えられないようにしてください。

雇用主が Google の G Suite を使用している場合...

禁止事項がなければ、会社のG Suiteからすべての情報を取得するのは簡単なはずです。Googleの「データのダウンロード」ページにアクセスして、思いっきりダウンロードしましょう。念のため、ダウンロードできるものはすべてダウンロードすることをお勧めしますが、必要に応じて選択範囲を限定することもできます。

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クレジット: デビッド・マーフィー

このアーカイブの作成には多少時間がかかる可能性があるため、退職間近の日に作成するのは避けることをお勧めします。代わりに、「退職週」の活動の一環としてアーカイブの作成を開始することを検討してください。また、退職を申し出た後、会社からアクセスを遮断されたり、予想よりも早く解雇されたりするのではないかと心配な場合は、それまでにアーカイブを準備し、ダウンロードしておきましょう。

Chrome または Firefox を使用している場合...

これらの人気ブラウザのいずれかを使っている人は大勢いるでしょうが、もしあなたが職場を出る前に、ブックマークと開いているタブをすべてエクスポートしておくことをお勧めします。社内イントラネットへのリンクはもう必要なくなるかもしれませんが、次の職場に持っていきたい、仕事関連の便利なウェブサイト(あるいは時間を無駄にするサイト)はきっとたくさんあるはずです。

Chromeの場合:

  • ブラウザの右上隅にある3つのドットのアイコンをクリックします

  • ブックマークの上にマウスを移動し、ブックマークマネージャをクリックします。

  • ブックマークマネージャ内で、右上隅の3つのドットアイコンをクリックし、「ブックマークのエクスポート」を選択します。

  • ブックマークの.HTMLファイルを好きな場所に保存します

Firefoxの場合:

  • ライブラリ アイコン (棚に本が並んでいるようなアイコン) をクリックし、ブックマークをクリックして、すべてのブックマークを表示をクリックします。

  • 「インポートとバックアップ」をクリックし、「ブックマークを HTML にエクスポート」をクリックします。

  • ブックマークの.HTMLファイルを好きな場所に保存します

開いているタブに関しては、OneTab (Chrome、Firefox) などの拡張機能を使用することをお勧めします。これにより、開いているタブをすべて 1 つのタブに簡単に収集でき、リンクが満載の、簡単に転送 (およびクリック) できる .HTML ファイルとしてエクスポートできます。

Microsoft Outlook を使用する場合...

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クレジット: デビッド・マーフィー

メールのバックアップは簡単です。本当に。これ以上簡単なことはありません。Outlookバージョン1910(Microsoft Office Professional Plus 2019に付属)では、以下の手順で可能です。

  • ファイルをクリック

  • 「開く&エクスポート」をクリック

  • インポート/エクスポートをクリックします

  • 「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。

  • 「Outlookデータファイル(.pst)」を選択します。

  • .PST ファイルを任意の場所に保存し、後で別のコンピューターの Outlook、Thunderbird などの別の電子メール アプリ、または必要に応じてその内容を表示できるサードパーティ アプリケーションにインポートして開くことができます。

Apple Mail を使用する場合...

アプリを起動して、アプリ内のすべてのデータをエクスポートする準備をしましょう。手順は簡単です。

  • エクスポートしたいメールボックスをクリックします(たとえば、受信トレイ全体とその中のすべてのサブフォルダなど)

  • メニューバーのメールボックスをクリックします

  • メールボックスのエクスポートをクリックします

  • .MBOXファイルを保存するフォルダを選択してください

  • エクスポートする他のメールボックスについても必要に応じて繰り返します。

Slack を使用する場合...

Slack メッセージをネイティブにエクスポートするには、Slack のオーナーまたは管理者である必要があります。(エクスポートすると、おそらく少し手を加えたくなるような .JSON ファイルが出力されます。)それ以外の場合は、Backupery for Slack などの有料ツールを使って会話をエクスポートできます。

これまでのところどう思いますか?

同僚とテキストメッセージをたくさん送信する場合...

同僚と仕事上のやり取りを個人のデバイスで行っているのであれば、心配する必要はありません。会社支給のiPhoneやAndroid端末を使用している場合、会話のバックアップは「簡単」から「面倒」まで様々です。

Androidの場合は、使いやすい SMS バックアップ&リストア アプリを試してみることをお勧めします。仕事用デバイスから個人用デバイスへのメッセージの移行も簡単です。iOS の場合は理想的な解決策はありません。iExplorer や Phoneview などのアプリを試してみて、どのような効果があるか確認してみてください。

たくさんのクラウド サービスを使用する場合...

出発前にファイルを忘れずに取り出しましょう。フラッシュドライブか外付けドライブを購入し、普段お使いのデバイスに接続して、クラウドストレージ(おそらく仕事用のメールや認証情報にリンクされているもの)から重要なファイルをすべて物理ドライブにコピーしましょう。

どこかのネットワークドライブにたくさんのファイルがある場合...

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クレジット: Shutterstock

同じことですが、慎重に行動してください。ずっと前にも述べたように、会社在籍中に取り組んだもののコピーを作成する許可を得ていることを確認する必要があります。あるいは、少なくとも、自分がやっていることを極秘にしておく必要があります。そうしないと、深刻な結果を招く可能性があります。

職場のクラウドストレージサービスから、あのプロジェクトのために作成した美しいパンフレットのPDFをフラッシュドライブに保存したとしても、雇用主は気にしないかもしれませ。しかし、退職の数日前から何ギガバイト、あるいはそれ以上のデータを消費し始めたら、給与の高いIT部門ならきっと気づくでしょう。会社が十分に大きければ、IT部門も気にしないかもしれません。しかし、あなたはそのようなリスクを負う覚悟がありますか?

少なくとも、ネットワークドライブに放り込んだ個人データはすべてどこかに保存しておいてください。それから、なぜそんなことをしたのですか?仕事用のサーバーには個人データを保存しないでください。

してはいけないことといえば、仕事用のノートパソコンやデスクトップから個人情報やデータをすべて削除するようにしましょう。ただし、デバイスを完全に消去してはいけません。職場行ったことは雇用主の財産である可能性が高いです。退職後には雇用主が勝手にデータを消去してくれるかもしれませんが、怒り狂った弁護士に対処したり、訴訟に負けた場合の対応は避けたいものです。