仕事のメッセージから、意外な相続に関する怪しい挨拶まで、私たちは毎日受信トレイのメールの山に悩まされています。しかし、受信メールを7つの基本カテゴリーに分類すれば、一日中かけることなく簡単に処理できます。

この投稿は元々 Medium に掲載されました。

もちろん、電子メールを処理するために使用できる戦術はたくさんありますが、まずはこれら 7 つのカテゴリとは何か、そしてそれらをどのように活用するかを見てみましょう。

メールの7つのカテゴリー

1. 返信する必要もなく、読む必要もありません。アーカイブ機能や削除機能を使ってください！ほとんど読まないニュースレターなら、購読を解除しましょう。本当に重要な情報であれば、例えば個人的なネットワークを通して、別の方法であなたに届くと信じてください。

2. 整理整頓しましょう。例えば、税金の領収書、素晴らしいメールの例、次回のプロジェクトで必要になる情報などです。これらの情報のためにフォルダを作成すると便利ですが、分類しすぎるのは避けましょう。フォルダをたくさん作ってしまう場合は、仕事や生活をシンプルにする必要があります。そして、実際にメールを探す必要がある場合は、検索機能の使い方を練習しましょう。

3. 任意の返信です。返信は必須ではありませんが、返信していただけるとより丁寧な対応となります。

4. 空き時間に読書をしましょう。読書は良いですが、必須ではありません。できるだけ多くのメールをこのカテゴリ（と前のカテゴリ！）に分類する練習をしましょう。これがメールの生産性を向上させる鍵となります。

5. 今日中に返信する必要があります- 重要かつ緊急の場合はその場で返信するか、勤務時間の終わりに受信トレイを整理するときに返信してください。

6. 返信が必要なメール（例：上司、パートナー、顧客からのメール）だが、今日は返信する必要がない。距離を置くことで、状況が客観的に見えてくる。今日返信する必要がないメールは、返信したい曜日（月曜日、火曜日など）のフォルダに入れ、返信当日にそのフォルダを開く。例えば、「今日のメールフォルダを開く」といった項目を含む「朝のチェックリスト」を作成するのも良いだろう。この作業を自動化できるツールはいくつかある。GmailのRightInbox（私はこれを使っています）、FollowUpThen.com、FollowUp.ccなどだ。

7. 未定です。分析で行き詰まるより、上記のいずれかのカテゴリーに当てはめてみてください。おそらく1番か2番でしょう。

2 ～ 5 のメール フォルダーを作成することを検討してください。2 はプロジェクトに応じて複数のフォルダーにすることができます。3 と 4 はそれぞれ 1 つのフォルダーにすることができます。

#5 も複数のフォルダーにすることができます。つまり、曜日ごとに異なるフォルダー、月ごとに別のフォルダー セットを作成することも、上記で提案した自動化ツールを使用することもできます。

メール処理をより効率的に

• メールを処理する時間を決めましょう。私は毎日、仕事の終わりに30分かけて受信トレイのメールを空にしています。これは、一日中受信トレイを空にしようとするよりも効率的です。なぜでしょうか？それは「バッチ処理」の原則によるものです。活動を切り替える頻度が少なければ少ないほど、流れがスムーズになり、効率性が高まる傾向があります。

• 緊急のメールが届いたらどうしますか？だからこそ私は、一日を通して（1時間に1回程度）メールをチェックし、緊急かつ重要なメールがないか確認しています。すぐに返信が必要な場合は返信し、そうでない場合は一日の終わりまで返信を保留します。覚えておいてください。距離を置くことで物事の見方が変わります。メールへの返信を長く待てば待つほど、問題に対する見方が広がります。一日の終わりには、問題が自然に解決していることもあります。人は自分で物事を解決すればするほど、その過程でより力強くなれるのです。

• メールをチェックしていない時は、メールソフトを閉じましょう。少なくとも、新着メールの数がどんどん増えていくのが目に入らないようにしましょう。そうすれば、メールが届いているかどうか気にして潜在意識のエネルギーを消耗することがなくなります。また、新着メールの通知（音声・画像）は必ずオフにしましょう。あなたは原子力発電所で働いているわけではありません。（たとえ原子力発電所で働いていたとしても、本当に緊急の用事はメールでは来ないでしょう。）

• 1日に1回、受信トレイを整理する時（1日の終わりに行うことをお勧めします。そうすれば、1日を終わらせるモチベーションが自然とメール処理のスピードアップにつながります）、ゲームのようにメールを素早く処理するという意図を設定しましょう。（「メールゲーム」ツールを試してみるのも良いでしょう。）1つ1つのメールにエネルギーを費やすのではなく、ほとんどのメールを削除またはアーカイブしながら、 「次へ、次へ、次へ」と自分に言い聞かせましょう。

• メールは短くしましょう。伝えたいことは何ですか？簡潔に伝えましょう。メールが短ければ、相手の返信も短くなる傾向があります。皆の時間を節約できます。

• ただし、前向きでフレンドリーな雰囲気を心がけましょう。メールは人間関係を急速に築き上げることも、壊してしまうこともあります。私は常に、相手を励まし、親切な印象を与えるよう心がけ、メールの冒頭や締めくくりには、相手や状況への感謝の言葉を入れるようにしています。例えば、「温かいメッセージをありがとうございます！」や「今週もうまくいきますように！」などです。ほとんどのメールの第一の目的は、人間関係を築くこと（信頼関係を築くこと）であり、第二の目的は取引を行うこと（質問や回答、アイデアの提案など）であると考えましょう。

• 1日1回の受信トレイ整理は、上から順にメールを処理しましょう。飛ばし読みすると、たいてい非効率です。ゼロにするには、いずれにしても受信トレイのメールをすべて削除する必要があるので、一番上（最新の）メールから始めましょう。ほぼ毎日（少なくとも週に1回は）受信トレイがすっきりしていれば、気分が明らかに軽くなり、幸せな気持ちになるでしょう。ぜひ試してみてください。

• 数通のメールだけを開き、残りはアーカイブまたは削除しましょう。多くの人はニュースレターを購読しすぎていて、数ヶ月ごとに購読数の方が読む数よりも多くなってしまっていることに気づくでしょう。個人的なメールやプライベートなメールだけを開いて返信するように決めましょう。残りは？前述の7つのタイプに分類しましょう。そして、お使いのメールクライアントでメールを素早くアーカイブ/削除する方法を学びましょう。例えばGmailでは、ページ上部のチェックボックスをクリックしてすべてを選択し、「アーカイブ」をクリックして受信トレイからすべてを削除します。私は返信が必要なメールに返信した後、この操作を行います。そして、残りのメールを素早くアーカイブします。

• メールテンプレートの作成を検討してください。同じ内容で返信することがある場合は、「メールテンプレート」というドキュメントにその内容をコピー＆ペーストすると良いでしょう。メールを処理する際は、必ずこのドキュメントを開いてください。

• メール処理に時間が余っている場合は、上記の作業を行った後、または空き時間に、「Optional Response」と「Optional Reading」のメールフォルダを開いて、少しずつ処理してみましょう。これらはあくまでも任意なので、少しでも時間がある時にやってみましょう。「Optional」フォルダを整理するよりも、生活のバランスをとることの方が大切です！

もちろん、これらはあくまでも推奨ガイドラインであり、仕事内容によっては特定の方法でメールを処理する必要がある場合があります。これらのルールを出発点として、メールを整理し、受信トレイの過剰な処理に対処するための独自のプロセスを構築してみてください。

メール生産性向上のためのシステム | Medium

ジョージ・カオは、経済的に自立し、精神的に豊かな生活を送るための支援に尽力するビジネスコーチです。喜びに満ちた生産性、真の生計、そして思いやりのあるマーケティングに焦点を当てた、彼の画期的なコーチングプログラムには、1,000人以上が参加しています。

画像はrobuart（Shutterstock）より。

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