日々の、そして毎週の計画を立てる習慣をうまく活用すれば、人生を穏やかに、そして意図的に、優雅に歩むことができます。しかし、時には、活動を過度に計画しすぎると、神経質になり、ストレスを抱え、最初から何も計画しなかった方が良かったと感じてしまうこともあります。

この投稿はもともとハーバード・ビジネス・レビューに掲載されました。

タイムコーチ兼トレーナーとしての仕事を通して、人々が計画ストレスを経験するのは、1日の計画を実行するプロセスにおいて自発性が果たす役割を理解していないからだということに気づきました。変化をプロセスの一部として受け入れるのではなく、会議が遅れたり、何かが予想以上に時間がかかったりするなど、計画通りに進まないと、自分自身や他人にイライラしてしまいます。また、理想的な作業時間がないという理由で、物事を進めることを拒否することで、自分自身だけでなく他人にもストレスを与えてしまうこともあります。例えば、あるプロジェクトに3時間割り当てていたのが1時間半に短縮されたら、そもそも着手しようとすら思わなくなるかもしれません。

こうした不快なストレスの副作用なしに、日々の計画や週ごとの計画の恩恵を享受するには、よりリラックスしたアプローチを取ることです。『How to Invest Your Time Like Money（時間をお金のように投資する方法）』では、計画によってのみ実現可能な効果を達成しつつ、予期せぬ事態を受け入れ、オープンな姿勢で臨むことで得られる幸福感を維持するための7つの方法を推奨しています。

1. 意図が重要:目的地を知らずに飛行機の席に着こうとは思わないでしょう。間違った方向へ向かってしまう可能性があるからです。同様に、計画を立てる上で重要なのは、事前に目的地を決め、そこへたどり着くための手順を計画しておくことです。パイロットは嵐の際には飛行経路を調整したり、着陸したりする必要もありますが、具体的な最終目的地を念頭に置いておくことで、乗客が正しい場所にたどり着く可能性が大幅に高まります。同様に、1日の航路を決めておけば、最高の結果が得られます。次に何かが起こって計画が「台無し」になり、計画など無意味だと片付けてしまいたくなったときは、たとえ途中で航路を変更せざるを得なくなったとしても、計画は最初の軌道を設定し、最終的に目的地に到着するための準備を整えるのに役立ったことを思い出してください。

2. 100%スコアの再定義：最近、コーチングのクライアントの一人から、計画を100%やり遂げる人はいるのかと尋ねられました。私は彼に、100%の成果を出す日は稀だと答えました。多くの人にとって、素晴らしい日とは、やろうとしていたことの60～70%を達成できた日です。後になって、もっと深く考えてみると、より適切な答えは、「潜在的なタスク、全体的な優先事項、そしてその日を通して発生した状況に関する事前のデータに基づいて、時間の使い方について正しい判断を下したという自信を持つこと」だと気づいたのです。1日を評価する最良の方法は、「今日、時間の使い方について最善の選択をしたか？」と自問することです。そうではなく、「すべてを計画通りにやったか？」と自問するのです。

3. 完璧な計画に執着して時間を無駄にしない：完璧な計画など存在しません。たとえ最新のデータに基づいて計画を立てることができたとしても、予期せぬ事態が発生する可能性は予測できないため、計画が完璧である保証はありません。計画の目標は、適切なレベルの明確さを得ることです。そうすることで、どこに注意を集中すべきか、そして発生する機会をどのように評価すべきかが分かります。計画に費やす時間には制限を設けることをお勧めします。ほとんどの人にとって、週次計画に費やす時間は最大1時間です。日次計画は最長15分程度で済みます。これは、すべての優先事項を再評価するのではなく、週次計画を再調整するだけだからです。

4. 計画をロードマップとして捉える: 1 日、1 週間、あるいは 1 年の計画は、方向性を示し、取り得るさまざまな道筋を俯瞰できるロードマップです。遠回りをしてしまったときに地図に戻って最適なルートを探す必要があるのと同じように、中断した後で計画に戻ることで、スケジュールのルート変更に必要な洞察が得られます。私は 1 日を通して、日々の計画を何度も見直し、「さっきの活動にかかった時間や重要な電話がかかってきたことを踏まえて、今一番重要なことは何だろう？」と自問自答しています。あなたも同じことができます。予定外の会議や電話の後、メールをチェックするのではなく、日々の計画に戻り、必要に応じてカレンダーの項目を移動したり、ToDo リストの番号を変更したりして、次に何をすべきかを明確にしましょう。

5. 予期せぬ事態に備える：計画を立てることの最大のメリットの一つは、大きなストレスを感じることなく、予期せぬ事態に対応できることです。正しく計画を立てれば、先を見据えて、期限よりも早めに活動を進めることができます。つまり、何か問題が発生して計画を変更せざるを得なくなったとしても、余裕を持って計画しておけば、問題なく変更することができます。一方、計画を立てないと、ギリギリの状態で、少しでも予定が狂うと大きな問題につながる可能性があります。ストレスを大幅に軽減するには、期限の少なくとも1日前、できれば数日前までに作業を完了するという個人的な目標を立てましょう。こうすることで、予期せぬ中断や技術的な問題が発生した場合にも柔軟に対応できます。

6. これはテストではありません。もしあなたの計画、そしてその後のその実行の正確さがあなたの自尊心の基盤となっているなら、あなたは不安定な立場にいます。私は意図と規律を心から信じていますが、人生をコントロールすることはできないことも知っています。私たちは人生を受け入れる必要があります。自分がしたこと、あるいはしなかったことに批判的になっていることに気づいたら、立ち止まって「何が起こったのか？」「次回は何か違うことができるだろうか？」と自問自答してみてください。そして、それらの問いへの答えを、今後の決断に活かしてください。

7. 創造性にオープンになる：最近、クライアントの一人からこんな貴重なアドバイスをいただきました。意図と自由の相互作用を考える上で素晴らしい方法だと感じたので、彼の許可を得て、皆さんにもシェアしたいと思います。

今週、母と一対一で素敵な時間を過ごし、油絵の技法を教えていただきました。母は、画家の中には描き始める前にスケッチをする人もいると教えてくれましたが、キャンバスへのスケッチはあくまで一時的なもので、あくまでもガイドであり、あまり細かく描きすぎてはいけないし、厳密に従う必要もないと強調していました。そうしないと、画家の自発性が損なわれ、その瞬間の創造性が阻害されてしまうからです。この教訓は、時間管理にも当てはまります。本当に大切なもの、どんな人生を送りたいのか、どうすればより充実した人生を送ることができるのか、改めて気づき始めています。これは私の絵であり、私が描きたいように描けるのだと気づかせてくれて、本当に感謝しています。

つまり…リラックスして、呼吸して、帆を上げて、潮流と風に合わせて調整しましょう。私たちの安全と安心は、計画の中にあるのではなく、心の中にあります。人生はただ「成し遂げる」のではなく、生き、楽しむものなのです。

過剰計画をやめる方法（完璧主義者でも） | HBR.org

エリザベス・グレース・サンダースは、『How to Invest Your Time Like Money』（ハーバード・ビジネス・レビュー・プレス、2015年）の著者であり、タイムコーチであり、Real Life E Time Coaching & Trainingの創設者です。詳しくはwww.RealLifeE.comをご覧ください。イラストはGraphixmania（Shutterstock）によるものです。