メールは誰もが頼りにするテクノロジーツールでありながら、もしかしたら嫌われているかもしれません（インターネットのゴキブリ！）。好き嫌いは別として、受信トレイの管理からより洗練されたメールの送信まで、メールスキルを向上させる余地は誰にでもあるでしょう。そこで、メールに関するよくある10の間違いをご紹介します。

10. 間違った相手や多すぎる相手にメールを送信する

間違った相手にメールを送信するのは恐ろしいほど簡単です。これは、誰かに宛てたメールを受け取った人や、自分自身でその間違いを犯したことがある人なら誰でも知っているはずです。メール プログラムの受信者アドレスの自動補完を常に二重チェックし、おそらく最も重要なのは、間違った人の手に渡った場合に恥をかく可能性のあるメールを送信しないようにすることです (さらに強化するには、この PC Magazine のメールの失敗のまとめを参照してください)。同様に、宛先: または Cc: フィールドの各人が本当にそのメッセージを必要としていることを確認してください (宛先: は返信が必要な人用、Cc: はメッセージのコピーが必要な人用)。そのメッセージを見る必要のない人にメールを送信することは、出席する必要のない会議に誰かを強制的に出席させるようなものです。また、返信と全員への返信のどちらにも注意が必要です。これは、メールが失敗する最大の原因の 1 つです。

9. 受信トレイを頻繁にチェックする

メールは生産性を低下させるため、誰もが改善しようとしています。私たちは皆、夜、週末、休日、そして一日中、メールを頻繁にチェックしすぎています。より良い仕事の鍵は、メールのチェックを減らすことです。そこで、空き時間にメールをチェックするのをやめる方法、朝一番にメールをチェックすべきでない理由、そしてメールソフトを常時チェックではなく1時間ごとにチェックするように設定することで、より重要な仕事に時間を使う方法をご紹介します。

8. 受信トレイを頻繁に整理していない

皮肉なことに、私たちは常にメールをチェックしているのに、チェックしたときに何もアクションを起こさないため、受信トレイは結局いっぱいになり続けています。（郵便受けから実際の郵便物を取り出し、すべての手紙を開封し、玄関先に山積みにするようなものです。私の家に来たことがあるなら、私の言っている意味がお分かりいただけると思います。）受信トレイをゼロにすることを追い求めるストレスと、受信トレイを地獄に放置することのストレスの間には、解決策があります。それは、定期的に（ただし常にではありません）受信トレイをチェックし、チェックするときには、きちんとメッセージを処理することです。ここでは、7 つの基本的なメールの種類、受信トレイを整理するのに役立つ 3 つのフォルダまたはラベル、そして基本的な限られたラベル セットを使用して Gmail を整理する方法を紹介します。また、受信トレイをより管理しやすくし、受信トレイからメールをフィルターして適切なラベルに振り分けるのに役立つ、Mailstrom や Google 独自の Inbox アプリなどのアプリも紹介しています。

7. 受信トレイをタスクマネージャーとメモアプリとして使う

受信トレイに溜まりがちなメールは、参考情報（例えば、実際に読みたい情報が掲載されたニュースレター）か、具体的な行動を促すメール（例えば、利用を検討しているTargetのクーポンや、いずれ回答しなければならない上司からのプロジェクトに関する質問など）です。Gmailやその他のメールアプリは、ToDoリスト管理やメモ、ToDoリマインダーの送信に最適なツールのように思えますが、メールはタスク管理アプリではありません。新しいメールは絶えず届き、重要なToDoやメモは大量のメッセージに埋もれてしまいます。また、専用のタスク管理アプリやメモアプリには、Wunderlistのようにドラッグ＆ドロップでToDoに優先順位を付けたり、手書きメモの追加や複数のメモのグループ化など、Evernoteの機能をすべて活用できるなど、これらの用途に役立つ機能が数多くあります。もちろん、どんなルールにも例外はあります。優れたシステムやワークフローであれば、GtD（Getting Things Done）の原則をGmailに適用できますし、GoogleのInboxはタスク関連の機能をうまく組み込んでいます。ただし、一般的には、電子メールではなく、1 つの ToDo リストを使用する方がよいでしょう。

6. 新しいメールを古いメールのスレッドに埋め込む

つまり、新しいメッセージを作成して適切な連絡先を追加するのが面倒だからといって、閉じたスレッドを乗っ取って新しい会話を始めないでください。電子メールのスレッドは、たとえ全員が電子メールの件名に忠実であっても、ひとりでに制御不能に陥る傾向があります。(「Re: Re: Re: Re:」で始まる件名をご存知ですか。うーん。) 私たちが古い電子メール スレッドを使用してまったく異なる件名のメッセージを送信することで、電子メール スレッドが存続している場合、さらに悪いことになります。私はこれが個人的な嫌悪感であることは認めざるを得ませんし、技術に精通した最も賢い人々がこれをやっているのを見たことがあります。別の件名に古い電子メール スレッドを使用すると、受信者がメールを整理して理解するのがはるかに難しくなります (たとえば、件名は 4 か月前のディナーの計画に関するものですが、今では全員に同じスレッドに来月のサプライズ パーティーに関する内容が CC されています)。これはしないでください。件名ごとに新しいメールを開始してください。

5. ひどい件名を書く

過去のメールスレッドを再利用するのは最悪です。メールの件名は重要な情報源だからです。件名は、メールをすぐに読むべきか、それとも待てるかを判断するのに役立ちます。私は、件名が完全に空白のメール、同じ送信者からのメールに毎回同じ件名（例：「こんにちは」）、そして時には絶対に開けないほど失礼な件名（例：「3回目の試み：読者が読みたいニュースをお伝えし続けます」）のメールをあまりにも多く受け取ります。もっと実践的で情報に富んだ件名を書き、EOMのような頭字語を使って件名のみのメールを書くようにすれば、もっとうまく対処できるはずです。件名は非常に重要なので、効果的な件名の付け方を知っておくと役立ちます。

4. 重要なメールを保存またはバックアップしていない

私たちは、メールの受信トレイを送受信したすべてのメールを無制限に保存できる場所だと考えがちです。しかし、Dropbox などのクラウド ストレージ プロバイダーに重要なファイルの唯一のコピーを保存すべきでないのと同様に、重要なメール メッセージ (およびその他のファイル) を 1 か所だけに保存​​すべきではありません。Exchange Server が不可解にもメールを削除してしまったらどうしますか? または、特定のメールにアクセスする必要があるときに Gmail がダウンしてしまったらどうしますか? (私は両方のケースを見たことがあります)。メールのバックアップは頼りになります。ここでは、ハード ドライブまたはサードパーティのバックアップ サービス (Gmail 用など) にメールのバックアップを保存する方法と、Gmail を毎月自動的にバックアップして消去する方法を説明します。Outlook やその他のデスクトップ メール クライアントを使用すると、メッセージをハード ドライブにアーカイブまたは保存するのが簡単になりますが、IFTTT を使用してメッセージと添付ファイルをクラウド サービスに送信し、重要なメールを複数の場所に保存することもできます。

3. 基本的なメールエチケットルールを無視する

他のコミュニケーション手段と同様に、メールにも思いやりのある方法とそうでない方法があります。もし今日読むべきメールエチケットのガイドラインが1つだけあるとしたら、「メール憲章」をお読みください。メールのメッセージは数文に抑える（簡潔で、整理され、関連性のある内容にする）など、多くのヒントが含まれています。メールを簡潔で魅力的なものにするためのヒントとしては、送信前にスマートフォンでプレビューする、300語以内に収める、署名で世間を不快にさせないようにする、などが挙げられます。そして最後に、飲酒しながらメールを送らないようにしましょう。

2. 機密情報をメールで送信する

メールはプライベートなもののように思えるかもしれませんが、実際にはそうではありません。税務関連の機密ファイルなど、文書をデジタルで転送する必要がある場合は暗号化するか、パスワードなどの機密情報を共有する他の方法を検討してください。目に見えるものはすべてコピーされる可能性があるため、疑わしい場合は、これらの情報はデジタル世界（メールの受信トレイや送信トレイなど）ではなく、現実世界に保管してください。

1. メールにすぐに返信しない

メールを読んでスターを付けたり、後で返信しようと思って結局返信できなかったりしたことはありませんか？私もその一人です。少なくともGoogleの幹部であるエリック・シュミット氏によれば、メールに迅速に返信することは、あなたが身につけることができる最も重要なメール習慣かもしれません。2-2-2ルールを使用して、あらゆる種類のメッセージにタイムリーに返信するように自分を強制してください（メールには2時間以内に返信してください）。まあ、私たちの多くにとっては、半日以内に返信できれば十分でしょう！メールの返信を忘れてしまっても、心配しないでください。回復できます。しかし、今後は、より適切なメールフィルターを設定して、最も重要なメールだけに目を通し、メールに支配されるのではなく、メールをコントロールすることを検討してください。

イラストはフルジナ・クハリ氏。

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