プライバシーは重要です。たとえ私たちの懸念が的外れな場合が多々あるとしても。職場で使用するテクノロジーほど、プライバシーが見過ごされがちなものはありません。オフィスのコンピューター、電話、その他の機器を使用する際に、プライバシーが確保されることを期待すべきではありません。しかし、多くの人がいまだにプライバシーを期待しています。なぜプライバシーが確保されないのか、そしてオフレコで会話をしたい場合、実際に何ができるのか、以下に説明します。

仕事のテクノロジーはあなたのテクノロジーではない

会社支給のノートパソコンやスマートフォンを「自分のもの」だと思いがちですが、そうではありません。確かに、普段使いし、家に持ち帰り、プライベートメールも保存できます。旅行先でもネットサーフィンをし、もしかしたらお子さんがノートパソコンを使うこともあるでしょう。仕事用のメールアドレスからプライベートメールを送ったり、仕事のチャットルームで面白い話を共有したり、たくさんのファイルを保存したりもします。確かに便利ですが、その便利さに安心感（またはプライバシー）を過信してはいけません。もちろん、会社があなたのアカウントを勝手に停止したり、バックアップもさせずにデータを盗み取ったりするのは良くありませんが、実際にはそうするでしょう。結局のところ、それは残念なことですが、会社がすべての所有権を主張するのです。

IT業界で働いていた頃は、こういう光景をしょっちゅう目にしていました。最悪だったのは、誰かが解雇され、その人が仕事場に着く前にIT部門がアカウントを無効化したり、会議中にパソコンとスマートフォンをデスクから取り上げたりしなければならなかった時です。中には、仕事用のノートパソコンが家庭のメインパソコンで、皆が使っている人もいました。そんな時、問題を解決するたびに、子供がインストールしたゲーム、購入・ダウンロードした音楽（iTunesライブラリが丸ごと消えていた）、何年もかけて保存した写真、その他の個人ファイルやエフェクトといった、迷路のようなデータを調べなければなりませんでした。パソコンを開けて、バックアップしなければならない膨大なデータを見るのは、本当に辛いことでした。しかし、そのデータは二度と取り戻せないのです。解雇されたり、人員整理されたりした時、会社がファイルをダウンロードしたり、全てをきちんと片付けたりする時間を与えてくれると思えば良いのですが、現実はそう簡単にはいきません。

このルールはソフトウェアにも当てはまります。会社が使っているチャットプログラムが監視・記録されている、あるいは会社のメールがアーカイブされていると知り、人々が不安げに頭をもたげるのを見るたびに（たとえSlack（最近プライバシーポリシーが変更され、チームマネージャーがチャットを読めるようになりました）やGmailといったサードパーティ製のツールを使っていたとしても）、私は首を横に振らずにはいられません。会社が所有する、あるいは会社が費用を負担して使用させているプログラムに保存した情報、送信したメール、会社のコンピューターにダウンロードしたファイル、これらはすべて会社のものであり、あなたのものではありません。もしあなたがそれらの情報が安全で、決して自分に不利に使われることはないと考えているなら、今すぐ、できるうちにその考えを捨ててください。

企業が自社のツールを監視する理由

雇用主が従業員に提供するツールを監視しているのには、おそらく何らかの理由があるでしょう。その中には正当な理由もあります。法的な問題から、召喚状が届いた場合に備えて、会社は一定期間、メールやチャットをアーカイブする必要があります。従業員が退職したり解雇されたりした場合、会社はノートパソコンを返却されるとすぐにそのイメージを作成するでしょう。こうすることで、従業員のすべてのファイルとデータのスナップショットを確実に保持できます。これは、あなたが何かを忘れた場合ではなく、何かが起こって上司があなたのファイルを必要とする場合や、会社があなたの不正行為を疑い、あなたのデータを確認する必要がある場合に備えます。私が以前一緒に働いていたセキュリティ エンジニアは、誰かがプライベート データ (クレジットカード番号、社会保障番号など) を暗号化されていない平文でメールで送信するたびに、会社の Exchange サーバーを監視していました。一般的に、これはすべて会社とその利益を保護するためです。これらは理にかなっています。

しかし、企業が従業員を監視する理由は他にもあります。スクリーンスクレイピング・アプリケーションを使って従業員の行動を監視している企業は依然として多すぎます。ソーシャルメディアをブロックしていなくても、従業員のサイト利用状況を追跡している企業もあります。学校支給のコンピューターにウェブカメラを設置し、生徒の行動を監視している人も学区の中にはいます。雇用主がもっと寛容であると考える理由はないでしょう。従業員の生産性を高めるには継続的な監視が必要だという時代遅れの考え、あるいはさらに悪いことに、会社の時間とリソースを無駄にしている怠け者を一人見つけただけで、他の従業員全員の士気をくじき、人間性を奪うことが正当化されるという考えを持つ企業が依然として多すぎます。しかも、調査が次々と逆の結果を示唆しているにもかかわらずです。

プライバシーは確保できる ― 仕事用のテクノロジーやツールを避けるだけで

職場でプライバシーを期待すべきではありませんが、必要であれば少しだけプライバシーを確​​保できない理由はありません。配偶者とのちょっとした会話だけではありません。同僚と非公式に会話をしたい場合や、上司に見られることを気にせずに上司について同僚と雑談したい場合も、不可能ではありません。少しのプライバシーを確​​保する方法をいくつかご紹介します。

• プライベートチャットには無料のサードパーティツールを活用しましょう。会社がチャットのログを記録している場合は、ハングアウトやWhatsAppなどの別のサービスでプライベートな会話を行いましょう。基本的に、会社所有のスペースからログアウトしましょう。もし会社があなたのコンピューターでの行動をすべて記録するような押し付けがましいタイプなら、個人のスマートフォンでログアウトするか、Gliph、ChatStep、CryptoCatといった、同僚とオフレコで会話できる、安全で暗号化されたチャットプログラムの利用を検討しましょう。

• 話題から外れたメッセージには常に個人用メールを使用する：これは言うまでもないかもしれませんが、次の就職面接を現在の会社のメールアカウントから設定している場合は、やめてください。個人用アカウントに切り替え、会社に個人用メールが渡ることを心配している場合は、仕事用のコンピュータに個人用メールを保存したり使用したりしないでください。もちろん、会社のWi-Fiに接続しながらスマートフォンで個人用メールをチェックしたとしても、雇用主がメッセージを入手する可能性はありますが、ここでのポイントは、退職時（または解雇された場合）に重要なメッセージを失わないようにすることです。会社のコンピュータ内外を問わず、メールのプライバシーを本当に守りたい場合は、暗号化する必要があります。

• 仕事用コンピュータから個人データを定期的にバックアップする: 仕事用コンピュータに音楽をダウンロードしたり、子供に時々使わせたりするなどの行為を避けられない場合は、少なくともすべてのデータを定期的に移動させるようにしてください。会社のバックアップ ツールと競合するようなものはインストールせず、少なくともすべてを定期的に USB ドライブにコピーしてください。許可されている場合は、Dropbox や OneDrive などのツールも使用できます。独自の「バックアップ」アカウントを作成してデータを保存し、仕事用コンピュータが奪われた場合は認証を解除できます。連絡先、ダウンロード、ファイル、メールなど、自分にとって重要なものはすべてバックアップしてください。連絡先やポートフォリオへの重要な追加がないまま解雇されたくはありません。毎週または毎月必ず実行してください。
  

• 昔ながらの方法でコミュニケーションをとる：不満をぶちまけたい時は、立ち上がって同僚に話しかけ、チームのチャットチャンネルやメール配信リストからそれを持ち出せば、多くのメリットがあります。早く気持ちが晴れるだけでなく、会話はプライベートなものになります（ただし、誰かに聞かれたり、信頼できる相手と話している限りは）。どうしてもオフィスを離れなければならない場合は、ランチをとったり、仕事の後にバーに行ったりして、そこで気持ちを吐き出しましょう。少なくとも、その場合、紙に記録されることはありません。

ここにトレンドが見て取れます。仕事関連のサービスやアプリケーションを使わざるを得ず、少しプライバシーを確​​保したい時は、代わりに自分が所有するもの、あるいは少なくとも会社が所有していないものを使うのが良いでしょう。プライバシーが絶対的に保証されるわけではありませんが、はるかに安心です。

経験豊富なネットワークエンジニアやセキュリティエンジニアは、自社のネットワークでこのような事態が発生した場合でも、あらゆる回避策を講じています。そのため、会社のIT部門を出し抜こうと時間を費やすことは絶対に避けるべきです。失敗するだけでなく（IT部門には、あなたが隠そうとしている情報を必要に応じて発見する時間、リソース、専門知識があります）、おそらく自分だけに留めておくか、何もしないか、あるいは昔ながらの方法で共有する方が得策なことに、膨大な時間と労力を費やすことになります。

結局のところ、職場でどうしてもオフレコにする方法はありますが、会社や仕事のために支給されているツールがそれをサポートしてくれるとは考えないでください。どうしても必要な場合は、自分で対処するか、職場でそのようなプライバシーを全く期待しないことです。オフレコは、勤務時間後、自宅で自分の機材を使って、友人や同僚と個人的に話すときに取っておきましょう。

タイトル画像は Microvector (Shutterstock) によるものです。