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Gmailはシンプルで使いやすく、そして使いやすいです。一度設定して、それ以来ずっと使い続けているのではないでしょうか。なぜそうしないのでしょう？メールの送受信に問題がないのだから、何を変更する必要があるでしょうか？実は、かなり変更する必要があるのです。
Gmailには、裏に隠された興味深い設定や機能がたくさんあり、試してみる価値があります。重要なメールに「スター」を付ける方法の拡張から、返信したメールをすぐにアーカイブすることまで、これらのヒントの少なくともいくつかは、生産性とGmailの全体的なエクスペリエンスを向上させるのに役立つはずです。
これまでのところどう思いますか?
送信を取り消す
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取り消しボタンは生活の様々な場面で役立ちますが、中でもメールは特に便利です。メッセージをじっくりと確認することはできますが、「送信」ボタンを押すまで間違いに気づくことはありません。幸いなことに、Gmailが実際にメッセージを送信するまでの遅延時間を長くすることで、こうした間違いを見つける可能性を高めることができます。
デフォルトでは、メールが「送信」されてから5秒以内に「取り消し」オプションをクリックする必要があります。これは、特に送信後にメールを読み返すだけの人にとっては、あまり長い時間ではありません。 「すべての設定を表示」>「送信取り消し」に移動し、 5秒、10秒、20秒、30秒から遅延時間を選択してください。
メッセージをスケジュールする
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以前は、メールの送信予約といった一見簡単な操作でも、拡張機能をインストールする必要がありました。しかし今では、あと1クリックで完了です。メッセージを送信する準備ができたら、「送信」の横にある下矢印（モバイルの場合は右上の3つの点）をクリックし、「送信予約」を選択します。
「明日の朝」、「今日の午後」、「月曜日の朝」、または「日時を選択」のいずれかを選択できます。スケジュールしたメッセージは、最終的に送信されるまで「スケジュール済み」メニューからアクセスできます。
送信してアーカイブ
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私はメールを削除したりアーカイブしたりしないので、受信トレイをスクロールしていくのが恐ろしいほど大変です。もし私と同じ状況なら、「送信してアーカイブ」を有効にすることを検討してみてください。この機能は受信トレイを完全に保存するわけではありませんが、返信したメッセージを自動的にアーカイブしてくれるので、受信トレイをすっきりと整理された状態に保つことができます。
この機能を有効にするには、「すべての設定を表示」>「一般」に移動し、「送信とアーカイブ」の横にある「返信に「送信とアーカイブ」ボタンを表示する」を選択します。これで、メッセージに返信する際に、従来の「送信」オプションの横に「送信とアーカイブ」オプションが表示され、必要なときにすぐに使用できるようになります。
デフォルトのテキストスタイル（フォント、色、サイズ）
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Gmailのデフォルトのテキストスタイルは、すっきりとしていてプロフェッショナルでありながら、普遍的な印象を与えます。ほとんどの人がデフォルトを使用しているため、ほとんどのメッセージは同じように見えます。目立たせたいですか？メッセージの見た目を変えてみましょう。
個々のメールを作成する際に、下線付きの「A」（書式設定オプション）ボタンを選択することでいつでもテキストスタイルを変更できますが、変更は特定のメールにのみ適用されます。すべての新規メッセージのデフォルトのテキストスタイルを変更するには、「すべての設定を表示」>「全般」の「デフォルトのテキストスタイル」をご覧ください。変更が完了したら、「変更を保存」を選択してください。
ここで行った変更はすべての新しいメッセージに適用されるため、新しいメールを書くたびに設定を変更する必要がなくなります。
アドオン（拡張機能）
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Gmail拡張機能は、メールアプリに機能を追加したり、サードパーティ製ツールを導入してワークフローの生産性を向上させることができます。Gmailから直接ToDoistにアクセスしたり、メールのスレッドを逆順に並べ替えたり、DocuSignでサインアウトしたり、他にも便利なアドオンが多数あります。その他のおすすめアドオンはこちらをご覧ください。
拡張機能は、[すべての設定を表示] > [アドオン]から管理でき、 [インストールされたアドオン]の下にある[管理]を選択できます。
テンプレート
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いつも同じメールを複数の人に送っている場合は、テンプレートを検討してみてください。メールテンプレートとは、基本的に保存したメールのことで、いつでも戻って特定の受信者に合わせてメッセージを調整することができます。Gmailではテンプレートの設定方法が分かりにくいですが、難しくはありません。
初期設定は「すべての設定を表示」>「詳細設定」>「テンプレート」にあります。機能をオンにして「変更を保存」をクリックすると、Gmailが再読み込みされます。
では、ニーズに合ったテンプレートになりそうなメールを作成しましょう。作成が完了したら、メール作成ウィンドウの右下にある3つの点を選択し、「テンプレート」>「下書きをテンプレートとして保存」>「新しいテンプレートとして保存」を選択します。このテンプレート、あるいは作成した他のテンプレートにアクセスするには、「テンプレート」メニューに戻り、オプションからテンプレートを選択してください。
スマートコンポーズ
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Googleは、AIを使って文章を完成させる「スマートコンポーズ」機能の大ファンです。それだけでもまだ不気味ですが、スマートコンポーズはユーザーの「特定の文章スタイル」に合わせてパーソナライズされます。2022年へようこそ！
この機能は、特に簡単で素早いメールを書くときに便利だと感じる人もいる一方で、煩わしく感じる人もいるかもしれません。幸いなことに、この機能は簡単に調整でき、完全に無効にすることができます。「すべての設定を表示」>「一般」に移動し、 「スマート作成」と「スマート作成のパーソナライズ」までスクロールダウンして、どちらか一方または両方を無効にしてください。
テーマ（特にダークテーマ）
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Gmailには、受信トレイを自分好みにカスタマイズできるテーマが無数に用意されています。中でも特におすすめなのはダークテーマです。暗い画面を好む方や、夜遅くまで仕事をしている方に最適です。
クイック設定からテーマにアクセスできます。テーマの横にある「すべて表示」を選択し、利用可能なオプションを閲覧してください。「ダーク」はデフォルトの横にある最初のオプションですが、見つけるには少しスクロールする必要があります。モバイル版のようにGmail全体がダークモードになるわけではありませんが、まずはこれで十分です。
通知（特にデスクトップ）
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スマートフォンで Gmail を使用している場合は、新しいメールが届くとすでに通知を受け取っている可能性があります。しかし、デスクトップでは、デフォルトで有効になっていないことがよくあります。有効にするには、 「すべての設定を表示」>「一般」>「デスクトップ通知」に移動します。ここから、「新着メールの通知をオン」を選択すると、すべての新着メールの通知が送信され、「重要なメールの通知をオン」を選択すると、重要なメッセージが届いた場合にのみ通知が送信されます。12 種類の通知音（および「なし」）から 1 つを選択できます。ブラウザが Mac または PC でも通知をサポートしていることを確認してください。そうでない場合、アラートは送信されません。
星
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Gmailでは、デフォルトで重要なメッセージを示すシンプルな「黄色の」星が1つ使用されています。しかし、重要なメールを区別したい場合は、他にもたくさんの選択肢があります。他に5色の星と、6種類のカラフルなアイコンがあり、好きな順番で選ぶことができます。これらのアイコンは、「すべての設定を表示」>「全般」>「星」で確認できます。
どちらを選択した場合でも、Gmail では、メールの横にある星印のオプションをクリックすると、オプションが順に表示されます。
キーボードショートカット
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キーボードショートカットはあらゆる作業をより良く、より速く行うのに役立ちますが、なぜかGmailではデフォルトで無効になっています。これらのキーボードショートカットはデスクトップ、Android、iOSで使用できるため、どのプラットフォームでメールを送信していても、キーボードから素早く操作できます。Gmailのキーボードショートカットは、「すべての設定を表示」>「全般」>「キーボードショートカット」からオンにできます。
Gmailのキーボードショートカットの全リストは、こちらでご覧いただけます。Googleのキーボードショートカットが使いにくい場合は、独自のショートカットを作成することもできます。設定の「詳細設定」タブから作成できます。
署名
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メールの署名は、古き良きインターネットの定番です。現代の署名はプロフェッショナルで簡潔なものになっていますが、中には今でも、カラフルで目立つテキストや、心に響く名言をふんだんに盛り込んだ署名もあります。メールの締めくくりに迷ったら、Gmail では複数の署名を作成できるので、その場で思いついた署名を選ぶことができます。
新しい署名を設定するには、「すべての設定を表示」>「一般」に移動し、「署名」まで下にスクロールします。「新規作成」を選択し、署名の名前を決めて「作成」をクリックします。これで、テキストエディタを使って、状況に合わせた完璧な署名を作成できます。さらに署名を追加するには、この手順を繰り返します。また、新規メールのデフォルトの署名を選択したり、返信に署名を使用するかどうかを選択したりすることもできます。
完了したら、「変更を保存」を選択してすべてを確定します。これで、新しいメールを書くときに、ペンアイコンから署名にすばやくアクセスできるようになります。
受信トレイの種類
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Gmailでは、メッセージを整理して管理しやすくするために、様々な受信トレイの種類を作成できます。これらの設定を変更したことがない場合は、デフォルトの受信トレイを使用している可能性が高いですが、他にも選択できる受信トレイはたくさんあります。
クイック設定から、 「受信トレイの種類」のオプションを確認できます：デフォルト、重要メール優先、未読メール優先、スター付きメール優先、優先受信トレイ、複数受信トレイ。これらの受信トレイをそのまま使用することも、お好みに合わせて調整することもできます。
カスタマイズするには、オプションから「カスタマイズ」を選択するか、「すべての設定を表示」>「受信トレイ」に移動し、ドロップダウンから受信トレイの種類を選択します。それぞれの受信トレイについて、さまざまな設定をカスタマイズして、自分に合った受信トレイの使い方をカスタマイズできます。この記事では、その一部について解説しました。
閲覧ウィンドウ
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デフォルトでは、Gmailでメッセージを開くと画面全体が占有され、受信トレイは表示されません。ただし、閲覧ウィンドウの設定を変更することで、新着メッセージと受信トレイを同時に表示できます。
まず、クイック設定を開き、下にスクロールして「閲覧ウィンドウ」まで移動します。ここには3つのオプションがあります。「分割なし」（デフォルト）、メールを画面の右側に表示する「受信トレイの右側」、メールビューアーを画面の下半分に表示する「受信トレイの下」です。両方の分割表示オプションを試してみて、自分に合ったものを見つけてください。
他のアカウントからのメールを確認する
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メールアドレスが多すぎるのは私だけではないはずです。個人用のメールアドレス、仕事用のアカウント、大学時代のアカウント、元のアカウントが気に入らなかったので新たに開設した個人用のアカウント、請求書専用のアカウントなど、挙げればきりがありません。
メッセージを確認するためにアカウントを頻繁に切り替える代わりに、Gmailの「他のアカウントのメールを確認」設定を検討してみてください。他のアカウントが対応していれば、1つのメインのGmailアドレスにリンクすることで、すべてのメッセージを1か所で確認できます。
メールの送信者
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仕事で使っているメールアドレスがたくさんある場合は、メインのGmailアカウントに追加しておくと、作業が簡単になります。まず、「すべての設定を表示」>「アカウント」>「送信者名」に進みます。 「送信者名」セクションで「別のメールアドレスを追加」を選択します。名前やメールアドレスなどの情報を入力し、「次のステップ」と「確認を送信」を選択します。
次に、追加しようとしているメールアカウントにアクセスし、Googleからの確認メール内のリンクをクリックします。メールアドレスを入力する際に、「送信元」の行をクリックして、接続済みのアカウントから選択できるようになります。
転送
トレンドに沿って、このGmailアドレスから別のアカウントにメッセージを転送することもできます。これは、常に別のアドレスに切り替えたい場合に備えてのことです。転送するには、 「すべての設定を表示」>「転送とPOP/IMAP」に移動し、「転送先アドレスを追加」を選択します。転送先のアドレスを入力し、「次へ」、「続行」、そして「OK」を選択します。
先ほどと同様に、転送先のアドレスの受信トレイにある確認メールを開く必要があります。確認メールが届いたら、ブラウザを更新し、「転送とPOP/IMAP設定」タブに戻ります。 「受信メールのコピーを に転送する」を選択し、Gmailでメールのコピーをどのように処理するかを選択します。最後に「変更を保存」を選択して、設定を確定します。
ブラウザタブから新着メッセージを確認する
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ちょっとした変更ですが、ちょっと面白いものがあります。Gmailのブラウザタブに受信トレイの合計数が表示されるようになりました。この機能を有効にするには、 「すべての設定を表示」>「詳細設定」に移動し、「未読メッセージアイコン」をオンにして、「変更を保存」を選択します。これで、Gmailのファビコンに、その日の未読メッセージの合計数が表示されるようになります。
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