このルールを別の方法で使うと、大きなタスクにも適用でき、それらを小さなグループにまとめることができます。例えば、休暇の計画を立てているとします。1-3-5ルールは、やるべきことをすべて細分化するのに役立ちます。大きなタスクは、航空券とホテルの予約です。中くらいのタスク3つは、目的地でのアクティビティのチケットの手配、必要なものの買い物、ペットシッターの確保などです。小さなタスクは、不在通知の設定から旅行仲間への旅程表のメール送信まで、何でも構いません。 

1-3-5ルールを活用して生産性を高める方法

毎日、ブレインダンプから始めましょう。その日にやらなければならないことを、覚えている速さだけで順番を決めずにすべて書き出しましょう。後で優先順位をつけます。すべてを紙に書き出したら、特にタイムリーなことはメモしておきましょう。ここで、緊急度と重要度で責任の優先順位を付けるのに役立つアイゼンハワー・マトリックスの知識が役立ちます。このグループから、大きなタスクを1つ、中くらいのタスクを3つ、小さなタスクを5つ選びます。これがその日のToDoリストです。「大きな」タスクと「小さな」タスクの区別が難しい場合は、それぞれを完了するのにどれくらいの時間がかかるか考えてみましょう。数秒で終わるメールはそれほど時間がかかりませんので、小さなタスクで構いません。キッチンの掃除は、掃除する量、必要な用品や資材の数、そしてかかる時間によって「中くらい」か「大きな」かが分かれます。 2週間以内に期限が迫っているプロジェクトは「中規模」に分類されるかもしれませんが、同じプロジェクトが明日期限を迎える場合は、緊急性の高さから「大規模」に分類されます。これらは、リソースの割り当てに基づく主観的な分類です。

1日で全てを終わらせることはできない、そして終わらせるつもりもないと前もって認識しておくことで、明日のために取っておいた残りのタスクについてストレスを感じるのではなく、できること、やることに集中できるようになります。全てを書き出したり、視覚的に表現したりすると効果的です。例えば、以下のような紙のプランナーを使ってみてください。

次に、プランナーでもデジタル カレンダーでも構いませんが、各タスクのカレンダーに時間をブロックします。タイム ブロッキング、つまり 1 日に行う必要があるすべてのタスクにカレンダーの指定された時間を割り当てるテクニックを使用し、すべてに必要な時間よりもほんの少しだけ短い時間を割り当てることを検討してください。パーキンソンの法則 (何事にも時間をかけすぎると時間を無駄にするという考え) に打ち勝つためです。1 日の計画を立てたら、大きなタスクから始めます。「カエルを食べる」としても知られる、大きなタスクを先にこなすアプローチにより、完了したときに達成感が得られ、中規模および小規模のタスクへと前進できます。さらに、当然のことながら、大きな責任には最も多くの時間とリソースが必要です。そのため、最初に大きな責任をこなすことで、必要な時間とリソースを確保できます。

最後に、柔軟性を持ちましょう。予期せぬ仕事や義務はいつでも発生し、1-3-5のボックスに簡単に分類できないこともあります。また、その日のタスクが1つも終わらないこともあります。ここでの目標は、自分を責めたり、過度に厳しくしたりすることではありません。むしろ、やらなければならないことの膨大な量に圧倒されないようにし、優先順位を付けて、毎日十分な量をこなせるようにすることです。もし何かが片付かなかったら、翌日のリストに戻して、作業を続行しましょう。 

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