Microsoft アカウントを持つ人なら誰でもアクセスできる Web 上の Outlook の無料バージョンは、外観と機能の面で Gmail に匹敵するものに徐々に成長しており、その機能は受信トレイのルールにまで拡張されています。

これらのルール（またはフィルター）をほんの少し設定するだけで、Outlookアカウントに届く大量のメールを管理するのに効果があり、たまには受信トレイを空にできるかもしれません。送信者、メール内のキーワード、受信者数など、様々な条件に基づいてルールを設定できます。

ここでは、ルールの使い方と、Outlookの関連機能である条件付き書式の使い方をご紹介します。これらはすべて無料でご利用いただけますが、Microsoft 365サブスクリプション（月額1.99ドルから）にご加入いただくと、クラウドストレージ容量が拡大し、広告が非表示になります。

Outlook ルールの使用を開始する

Web版Outlookを開き、サインインしてメールを確認します。右上の歯車アイコンをクリックし、「メールとルール」をクリックすると、アカウントに既に設定されているルールがあるかどうかを確認できます。新しいルールを作成するには、「新しいルールを追加」をクリックします。既存のルールを編集するには、ルールの横にある3つの点をクリックし、「ルールの編集」をクリックします。

次の画面では、まずルールに名前を付けます。フィルターのリストが長くなるにつれて、この名前は各フィルターを識別するのに役立ちます。次に、ルールを適用するためにメールが満たす必要がある条件（例えば、メールが上司から送信されたこと）と、実行するアクション（重要としてマークする）を設定します。

条件とアクションは幅広く選択できます。特に便利な条件としては、送信者のメールアドレスの特定、件名や本文に含まれる単語の検索、メッセージのCCの有無の確認、メールが重要としてマークされているかどうかの確認などが挙げられます。これらはすべて、メールの処理方法を示すのに役立ちます。

アクションとしては、メールの移動、コピー、既読または迷惑メールへのマーク、カテゴリと重要度の適用、転送などが挙げられます。必要に応じて、同じルールに複数の条件と複数のアクションを適用できます。また、例外（該当するルールが適用されないメッセージ）を追加することもできます。

例えば、CC されたすべてのメッセージを既読として Outlook アーカイブに移動するように設定できますが、上司からのメールの場合はこの設定を行わないという例外を設けておくことができます。これは、重要なメールを見逃さないようにするためのセーフティネットとして機能します。

ルールの管理と書式設定の適用

各ルールを保存する前に、いくつかの便利なオプションを有効にすることができます。「今すぐルールを実行」は、受信トレイに既に存在するメール（および新しく到着するメール）にルールを適用します。「これ以上ルールの処理を停止」は、他のルールの条件に一致していても、このルールがメールに適用される最後のルールであることを示します。「保存」をクリックしてルールを保存します。

「その他のルールの処理を停止」オプションを使用すると、メッセージの処理方法をより細かく制御できます。オンライン小売業者からのメッセージを受け取った場合、添付ファイル、重要度、件名など、他のルールの条件を満たしているかどうかに関係なく、アーカイブに保存したい場合があります。

この機能を使用する場合、ルールの順序が重要になります。メインのルールリストでは、各ルールの見出しの左側にハンドル、右側に矢印が表示されており、これらを使って順序を変更できます。ルールのトグルスイッチで有効または無効を切り替え、3つの点をクリックしてルールを変更または削除します。右端の矢印をクリックすると、ルールの説明が表示されます。

Web版Outlookにも「条件付き書式」という同様の機能があります。これは、受信メールの外観を変更するだけで、アクションは発生しません。受信トレイの整理に役立ちます。設定するには、右上の歯車アイコンをクリックし、 「メール」と「条件付き書式」を選択してください。

「ルールを追加」を選択すると、ルールダッシュボードに似たインターフェースが表示されます。各ルールに名前を付け、条件を選択します（ここではリストが短く、複数の条件を組み合わせることはできません）。次に、この条件に一致するメッセージのフォント色を選択し、「保存」をクリックして確定します。