ニューヨーク在住のフリーランサー、ポールは、彼に金銭を支払っていないコンサルティングクライアントから返事をもらえなかったため、法的措置を取る必要があるかもしれないと考えました。「契約書をダウンロードしよう」と、受信トレイをさかのぼり、数ヶ月前にビジネスオートメーションベンダーのHelloSignを使って署名した文書へのリンクを探しました。しかし、契約書をクリックして開こうとすると、エラーメッセージが表示されるだけでした。契約書は消えてしまっていたのです。クライアントが彼に金銭を支払っていないことを証明する方法はありませんでした。

この状況は、クラウドコンピューティングの世界の弱点を露呈しています。クラウドコンピューティングの世界では、文書は必ずしもデジタルバックアップや、いつか参照する必要が出てくるかもしれないハードコピーを持たずに、無期限にオンラインに保存されます。結局のところ、クラウドは必要な文書が消えてしまうまでしか便利ではないのです。

姓を伏せてほしいと申し出たポール氏は、HelloSignからサポートを受けるための適切な方法を見つけるのに約1週間かかったと語った。最終的に、HelloSignの従業員が、契約書がポール氏が署名してから2か月後に削除されたことを確認した。ポール氏は、クライアントが契約書を削除した際にメールで通知を受けるはずだったが、一度も届かなかったという。

契約書は削除されていただけでなく、クライアントによる署名も一切行われていませんでした。「すべての署名者がそれぞれの署名を完了する前にリクエストをキャンセルすると、契約は直ちにキャンセルされ、すべてのコピーが削除されます」と、ポールがHelloSignから受け取ったメールの説明には書かれていました。「残念ながら、文書はもう取り戻すことができません。」

クラウド契約が消滅しても記録は残る

最近ドロップボックス社に買収されたハローサイン社は、ポール氏の経験についてはコメントを控え、同社が仲介する契約やそれらの文書の保管は「取引当事者間のみ」の業務であると述べたと、同社の広報担当者は述べた。

電子署名サービスを提供する他のいくつかの企業に連絡を取り、それらのポリシーが HelloSign のポリシーと一致しているかどうかを確認しました。

Adobe Sign（旧Echosign）は、「送信者がアクセスできない包括的な監査証跡」を提供し、場合によっては署名プロセスの各段階で文書のコピーを自動的にメールで送信すると述べている。

DocuSignでは、契約書の送信者はシステムから文書を削除することができますが、その場合、すべての署名者に通知が送られ、署名者は削除前にローカルコピーをダウンロードすることができます、とDocuSignのプラットフォーム製品管理担当バイスプレジデント、ライアン・コックス氏はメールで説明しました。文書が「パージ」された後も、その存在の記録は残ります。「郵便局が荷物の配達履歴や関連データをどのように保持するかを考えてみてください。荷物が配達されたり、破棄されたり、あるいは何らかの理由で削除されたりした場合でもです」とコックス氏は言います。

契約が完了していないのに、なぜフリーランサーは仕事を請け負ったのでしょうか？ポール氏は、クライアントとは以前にも仕事をしたことがあり、常に信頼できる人物だったと述べています。彼が自分の署名部分に署名した後、会社の担当者からメールで受領したので仕事に取り掛かることができると連絡がありました。先週話した時点では支払いは処理中でしたが、彼がニューヨーク市消費者局に「フリーランスは無料ではない」という苦情を申し立てると脅迫した後、会社は電話とメールでの度重なる問い合わせにようやく応答しました。この法律では、未払い金の請求を申し立てる際に正式な契約書の提出は求められていません。

ポールは今、警戒を強めている。「（電子署名ベンダーが）契約書を保管してくれるとは到底思えない。だから、次に電子署名ベンダーを使う時は、契約書のPDFをダウンロードするつもりだ」とポールは言った。彼はHelloSignとDocuSignで署名した過去の契約書のコピーをすべてダウンロードしたという。

電子署名された契約書を保護する方法

ポールの体験談は、クラウド上に保存している文書、特に第三者が管理している場合は、油断すべきではないという警告です。フリーランスの仕事の契約書、アパートの賃貸契約書、学生ローンの借り換え契約書など、電子署名された文書のコピーをダウンロードすることは、「早めに、そして頻繁に」行うべき作業です。

契約書に複数の当事者の署名が必要な場合、自分の役割を果たしたからといってすぐに署名手続きが完了するとは考えないでください。取引相手によっては、署名・捺印された契約書を作成することが、必ずしも優先事項ではない場合があります。

LifehackerシニアテクノロジーエディターのDavid Murphyが最近書いたTech 911コラムで言及されているように、家族の写真をデジタル化するなら、クラウドサービスにだけ保存するのではなく、万が一のトラブルに備えてローカルコピーも作成しておくべきです。そして、オリジナルも安全な場所に保管しておくべきです。

契約書は家族写真ほど感傷的なものではないかもしれませんが、法律や財務に関する事項も同様に慎重に扱う必要があります。電子署名サイトに保存されているコピーはバックアップとして考えてください。