PowerPointを使えば、あっという間にプレゼンテーションを作成できます。しかし、基本的な使い方しか知らないと、スライドショーはつまらないものになってしまう可能性があります。テンプレートのカスタマイズ、アニメーションやスライド切り替え効果の追加、スライドメモの作成方法などを学びましょう。

この記事は、LifehackerのMicrosoft Office Weekシリーズの一部です。Microsoft Officeを使い始めるためのヒントや、使いこなすためのヒントをご紹介します。もっと知りたい方は、今週を通してOffice Weekのタグページをチェックしてください。

PowerPointをすぐに使い始める

PowerPoint は非常に使いやすく、他の Microsoft Office アプリケーションを使用したことがある方なら、メニューやツールバーも馴染みのあるものになるでしょう。ファイルを開いたり作成したりするための基本的なメニューがあり、Microsoft Word と同様に、アプリケーションウィンドウの上部には「リボン」があり、必要なすべての書式設定オプションとコンテキストコマンドが含まれています。さらに、図形の作成、画像の挿入、スライドレイアウトのデザイン、魅力的なスライド切り替え効果の選択などのオプションも表示されます。

このシリーズでは、読者が以前に PowerPoint を使用したことがあることを前提としていますが、復習したい場合は、Microsoft の PowerPoint クイック スタート ガイドで基本を学べます。

Microsoft PowerPoint で最も一般的で重要なタスクを実行する方法

どのような種類のプレゼンテーションを作成する場合でも、テンプレートの使い方、スライドマスターの調整、スライドノートの作成、さらにはアニメーションの追加など、知っておく必要があります。ここでは、知っておくべき基本事項をいくつかご紹介します。

テンプレートをカスタマイズする方法

テンプレートはスライドショーの設計図のようなものです。一度スライドショーのレイアウトを作成しておけば、何度でも簡単に再利用できます。例えば、トラについての授業があるとします。あらかじめ用意されたテンプレートを読み込んで、授業ごとに別々のスライドショーを作成できます。レイアウト、フォント、背景画像は常に同じままです。

PowerPoint 2016に付属する既製のテンプレートを使用したり、信頼できるオンラインソース（Microsoftなど）からテンプレートをダウンロードしたり、独自のテンプレートを作成したりすることもできます。もちろん、ダウンロードまたはインストールしたテンプレートをカスタマイズすることもできます。新規または既製のテンプレートを開いたら、メニューバー（リボンの上）の「表示」タブに移動し、リボンバーの「スライドマスター」を選択します。左側の上部にスライドマスターが表示され、その下にテンプレートのさまざまなスライドレイアウトがすべて表示されます。上部のスライドマスターに変更を加えると、すべてのスライドレイアウトに反映されますが、スライドごとにカスタマイズすることもできます。

先ほどの虎の講義の例に戻ると（シーッ、これは本当にあり得る話です）、既成のテンプレートを選んで、もっと虎らしくアレンジすることができます。例えば、すべてのスライドの背景を素敵な虎の写真に変更することもできます。

1. スライドマスターを選択

2. 背景を右クリック（またはShift+F10を押してコンテキストメニューを表示）し、「背景の書式設定」を選択します。

3. 右側の「背景の書式設定」ウィンドウで、「塗りつぶし」タブに移動します。

4. 画像またはテクスチャの塗りつぶしのラジオボタンを選択します

5. 「画像の挿入元」で、ファイル、クリップボード、またはオンラインを選択します。

6. 素晴らしい虎の写真を選択して「挿入」をクリックします

「背景の書式設定」ウィンドウでは、写真を使いたくない場合は、スライドの背景に単色、グラデーション、パターンを選択することもできます。また、かっこいい虎の写真をたくさん使いたい場合は、上記と同じ手順で各スライドの背景を設定できます。図形（テンプレートに含まれるランダムな色の正方形、円、長方形など）の書式設定も同様です。図形を右クリックし、「図形の書式設定」を選択して、「背景の書式設定」ウィンドウと同じように調整します。

テンプレートスライドで使用されているフォントを変更したい場合は、テキストボックスにマウスオーバーして右クリックし、ドロップダウンメニューからフォントスタイルとサイズを選択します。タイトルや複数の階層のテキストに個別のフォントと色を設定できます。この設定はスライドごとに行うことも、スライドマスターでテンプレート全体に適用することもできます。

もちろん、各スライド上のすべてのオブジェクトは移動したり削除したりできます。オブジェクトを調整したい場合は、左クリックして選択してください。選択したら、アイテムをクリックしてドラッグしたり、サイズを調整したり、Deleteキーを押して削除したりできます。テンプレートが気に入ったら、後で使用できるように保存できます。

1. 「ファイル」>「名前を付けて保存」へ移動

2. OneDrive、このPC、または場所の追加を選択します

3. ドロップダウンメニューからPowerPointテンプレート（*.potx）を選択します。

4. テンプレートに名前を付ける

5. 保存をクリック

次回、トラに関する講演会を企画する際には、同じテンプレートを使って新しい情報を入力するだけで準備完了です。また、このテンプレートを他のトラ愛好家と共有すれば、彼らも独自のスライドショーを作成できるようになります。

最後に、例えば、虎をテーマにしたプレゼンテーションを重要なビジネスマンに提出する必要があるとしましょう。彼らはクールな写真の背景やおしゃれなフォントを嫌うと言われました。そんな時、テンプレートとそれに関連付けられたカラーテーマやスタイルテーマを、既存のスライドショーに適用できます。「デザイン」タブで、新しい既成テンプレートを選択するか、既存のテンプレートファイルを参照するだけです。すべての情報はそのまま残りますが、新しいテンプレートに合わせてフォーマットが変更されます。特定のスライドでは多少の不具合が生じるかもしれませんが、ざっと目を通せばすぐに気付くはずです。

画像やその他のオブジェクトを整列させる方法

画像、チャート、グラフ、図形、その他のオブジェクトをスライドに追加すると、中央にポップアップ表示されます。オブジェクトを選択してサイズを変更したり、個別にドラッグしたりできるだけでなく、スライド内の他のオブジェクトと整列させて、見栄えを良くすることもできます。手順は以下のとおりです。

1. Shiftキーを押しながら整列させたいオブジェクトをそれぞれ選択します

2. 選択した状態で、メニューバーの「フォーマット」タブに移動します

3. リボンバーで「配置」を選択します

4. ドロップダウンメニューから「選択したオブジェクトを整列」を選択します（すでにチェックマークが付いている場合があります）

5. もう一度「配置」ドロップダウンを選択し、配置タイプを選択します。

いくつかのオプションから選択できます。[左揃え] では、各オブジェクトの左側を、選択した最も左のオブジェクトに合わせて揃えます。[右揃え] では、最も右のオブジェクトをアンカー ポイントとして同じ処理を行います。[中央揃え] では、選択したすべてのオブジェクトを、選択したオブジェクトの水平中心点に合わせて中央に揃えます。オブジェクトが同じ水平線上にある場合は、互いの上に配置されます (左右の配置についても同様)。[上揃え]、[中央揃え]、および [下揃え] では同様の処理を行いますが、水平ではなく垂直に対して機能します。つまり、オブジェクトが同じ垂直線上にある場合に、上、下、または中央に揃えると、互いの上に配置されます。ドロップダウン メニューの [スライドに揃える] を選択して、オブジェクトを互いの位置に合わせて配置するのではなく、スライドの側面と中央に合わせて配置することもできます。

「整列」ドロップダウンメニューには、もう一つ便利な機能があります。オブジェクトを均等に配置すれば、互いの間隔が等間隔になります。オブジェクトを選択し、「整列」メニューで「水平方向に整列」または「垂直方向に整列」を選択します。「選択したオブジェクトを整列」にチェックを入れると、外側の2つのオブジェクトはそのまま残り、中央のオブジェクトは2つのオブジェクトの間にぴったりと配置されます。「スライドに合わせて整列」にチェックを入れると、オブジェクトはスライド全体にわたってぴったりと配置されます。

スライドにアニメーションとトランジションを追加する方法

すべてのオブジェクトを必要な場所に配置し終えたら、アニメーションを追加してちょっとした遊び心を加えてみましょう。ディゾルブ効果を使ってテキストを1行ずつ表示させたり、画面外から画像が飛び込んでくる演出も可能です。PowerPointを使えば、アニメーションの追加は驚くほど簡単です。

1. アニメーションタブに移動します

2. アニメーション化したいスライドを選択してください

3. アニメーション化したいオブジェクトを選択します

4. リボンで効果を選択する

アニメーションは追加した順番に再生されることを覚えておいてください。スライドの最初にオブジェクトやテキストを表示したい場合は、まずそのアニメーションを追加し、その後次のアニメーションに進みます。リボンバーやアニメーションウィンドウでアニメーションの順序をいつでも変更できますが、すべてを必要な順序でアニメーション化する方が簡単です。

各スライド間に派手なトランジション効果を追加したい場合は、さらに簡単です。「トランジション」タブに移動し、トランジションを追加したいスライドを選択して、リボンバーからトランジション効果を選択します。選択した効果は、前のスライドから次のスライドに切り替わる際に適用されます。前のスライドから次のスライドに切り替わるトランジション効果ではありません。

スライドノートを作成し、プレゼンタービューを使用する方法

各スライドにメモを書き留めておき、プレゼンテーション中に聴衆に見られずに確認したい場合は、PowerPoint にその機能が組み込まれています。標準表示で、メモを追加したいスライドを選択し、画面下部のテキストボックスをクリックします（まだテキストがない場合は「クリックしてメモを追加」と表示されます）。メモを入力すれば準備完了です。

プレゼンテーション中にこれらのノートを使用する場合は、印刷するか、プレゼンテーション中に発表者ビューを使用するかの2つの方法があります。スライドノートを印刷するには、「ファイル」メニューの「印刷」を選択し、「印刷レイアウト」メニューで「ノートページ」を選択します。発表者ビューを使用する場合：

1. スライドショータブに移動します

2. 最初からまたは現在のスライドから選択

3. Alt+F5を押すか、マウスを使って画面の左下隅にある3つの点のボタンをタップします。

4. 「プレゼンタービューを表示」を選択します

発表者ビューでは、現在のスライド、残りのスライド数、現在のスライドの閲覧時間、プレゼンテーションの次のスライド、各スライドのメモが表示されます。スライドショーを別のモニター、プロジェクター、またはオンラインで投影している場合は、発表者ビューは自分だけに表示されます。

PowerPoint 2016の最高の新機能

PowerPointは最近のバージョンでは少し洗練され、使い勝手も向上しましたが、スライドショー作成ツールとしては長年使われてきたものと同じです。とはいえ、PowerPoint 2016にはいくつか嬉しい新機能があります。

• リボンを検索できます。Windows版では、リボンバー（小さな電球アイコン）の上に「やりたいことを教えてください」というボックスがあります。ここに質問を入力すると、PowerPointが検索してくれます。例えば、画像の挿入方法、アニメーションの追加方法、グラフの作成方法などについて尋ねることができます。何らかの理由で、Mac版にはこの機能は含まれていません。

• プレゼンテーションをリアルタイムで共同作業： PowerPoint 2016では、複数のユーザーが同じスライドショーを同時に操作できるようになりました。他のユーザーがいつ一緒に作業しているかを確認できるだけでなく、各スライドで何を編集しているかを正確に把握できます。

• タッチ対応デバイスでの描画：タブレットなどのタッチ対応デバイスでPowerPoint 2016を使用している場合は、「描画」タブを使って手書きの注釈を付けることができます。図形を描いたり、数式を書き込んだりすることもできます。

それ以外は、PowerPointの変更点は非常に小さいです。新しい高コントラストの黒のテーマ、新しいスライドトランジション、そして新しいグラフの種類が追加されました。まあ、まだ壊れてないなら…

キーボードショートカットを使ってPowerPointで作業をスピードアップ

PowerPoint のキーボード ショートカットの完全なリストは Microsoft のサポート サイトで確認できますが、ここでは知っておきたい主要なショートカットを紹介します。

• Alt+H、F、S:選択したテキストのフォント サイズを変更します。
  

• Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V:選択したテキスト、オブジェクト、またはスライドを切り取り、コピー、または貼り付けます。
  

• Shift + F10:選択した項目のコンテキスト メニューを表示します。
  

• Alt+N、P:画像を挿入します。
  

• Alt+H、S、H:図形を挿入します。
  

• Alt+G、H:テーマを選択します。
  

• Alt+H、L:スライドのレイアウトを選択します。
  

• Alt+W、Q:スライドのズームを変更します。
  

• Alt+H:ホーム タブに移動します。
  

• Ctrl+Z:最後の操作を元に戻します。
  

• Ctrl+S:プレゼンテーションを保存します。
  

• Alt+S、B:スライドショーを開始します。
  

• Esc:スライドショーを終了します。
  

これらに慣れれば、すぐにプレゼンテーションを作成できるようになります。

パワーユーザー向けの追加資料

PowerPointでできることはたくさんありますが、ここで紹介したのはほんの一部です。もっと深く知りたい、もっと実践してみたいという方は、ぜひ参考にしていただけるリソースをいくつかご紹介します。

• Microsoft が提供する無料の高度なテンプレートをいくつかご利用ください。150種類以上の優れたテンプレートをご用意しています。テンプレートが豊富であればあるほど、作業が軽減され、カスタマイズの幅が広がります。

• スライドに素晴らしい図を作成する方法を学びます。フォント サイズ、形状、色の使用に関しては、これらの基本的なデザイン原則に従うことで、スライド ショーが注目を集めること間違いありません。

• データに適したグラフを使いましょう。グラフはデータを表現する上で強力な手段となる一方で、混乱を招き、資料の説得力を損なうこともあります。グラフや図表は分かりやすく作成しましょう。

• 一般的なプレゼンテーションの問題を回避する:スライドが混雑したり複雑になったりしないようにし、プレゼンテーションが長すぎないこと、メッセージが明確であることを確認します。

• 聴衆の注意を向け直す： Bキーを押すと、PowerPointのスライドショーがブラックアウトし、フォーカスが戻ります。もう一度Bキーを押すと、前のスライドに戻ります。

• Microsoft Officeの便利なアドインをご利用ください。乱数ジェネレーター、特殊なグラフやチャート、組み込みのWikipedia検索など、様々な機能をご利用いただけます。これらのアドインは、Microsoft Office製品全シリーズでご利用いただけます。

PowerPointは今でもプレゼンテーションの強力なツールであり、集中力のある会議を運営したい、投資家を驚かせたい、重要な情報を適切な相手に伝えたい、といったあらゆる人にとって欠かせないスキルです。少し時間をかけて使いこなせば、魅力的な、そしてもしかしたら楽しいプレゼンテーションを作成できるかもしれません。