近年のコンピューティングの分野では、デスクトップ ソフトウェアからブラウザーに読み込まれる Web アプリへの移行が見られ、Google はその最前線に立っています。Web ブラウザーとインターネット アクセスがあれば、Google ドキュメント、Gmail、Google カレンダー、Google フォトなどのオンライン ツールにどこからでもアクセスできます。

これらのアプリが人気な理由は明らかです。インストールも不要で、バックアップも忘れずに済みます。別のコンピューターに切り替えたり、他の人と共同作業する必要がある場合、ローカルハードドライブに保存されているファイルやプログラムを扱うよりも、ウェブアプリの方がはるかに簡単です。

この働き方の唯一の欠点は、常にオンラインである必要があることです。しかし、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのソフトウェアスイートは、ある程度オフラインでも使用できます。飛行機に乗っているとき、森の中の奥まった小屋にいるとき、あるいはインターネットがダウンしているときでも、創造性と生産性を維持することができます。

オフラインアクセスの設定

Docs、Sheets、Slides にオフラインでアクセスできるようにするには、いくつかの準備作業を行う必要があります。インターネットがダウンしたときに、通常どおりブラウザでこれらのツールを起動するだけでは不十分です。

これを機能させるには、ブラウザとして Google Chrome または Microsoft Edge (どちらも同じ Chromium コードに基づいています) を使用する必要があります。また、必要なファイルを保存するために十分な空き容量がラップトップまたはデスクトップ コンピュータに必要ですが、実際にはそれほど多くのスペースを占有するべきではありません。

Googleドライブを起動し、必要に応じてGoogleアカウントにログインします。右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」から「全般」を選択し、「オフラインでもこのデバイスでGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドの最近のファイルを作成、閲覧、編集する」というオプションにチェックを入れます。

この設定は3つのウェブアプリすべてに適用されますが、デバイス間では適用されません。そのため、使用する各コンピューターで個別に有効にする必要があります。オフラインアクセスの設定中であることを示すメッセージが画面に表示され、数分後に設定が完了します。

設定ラベルに記載されているように、これは最近使用したファイルに適用されます。Google ドライブでファイルを右クリックして「オフラインで使用可能にする」を選択するか、ブラウザでファイルを開いているときにファイルのタイトルの横にあるクラウドアイコンをクリックしてオフラインアクセスを有効にすることで、ファイルをオフラインで使用可能にすることもできます。

オフライン中に Google ドライブやドキュメント、スプレッドシート、スライドの個々のページを開くと、利用できないファイルはグレー表示されます。これには、アップロードしたアーカイブや他のユーザーが所有するファイルなど、他のファイル形式が含まれる場合があります。

オフラインでファイルを操作する

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで作業する場合、それほど大きな違いに気付くことはないでしょう。これらのツールは、インターネットに接続していないときでも、接続しているときとほぼ同じように動作しますが、明らかな例外がいくつかあります（明らかに、Web から画像を読み込むことはできません）。

オフラインの場合、手順が少し異なります。例えば、新しいファイルを作成した場合、すぐに名前を付ける必要があります（無題のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションとしてすぐに表示されるわけではありません）。また、ファイルの名前を変更したりダウンロードしたり、Google ドライブ アカウント内のフォルダ間でファイルを移動したりすることもできません。

作業中は、ファイル名の右側にある小さなステータス インジケーターに注目してください。これは、変更がローカル コンピューターに保存されたことを示します (オンラインのときはクラウド アイコンではなくコンピューター アイコンとして表示されます)。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドは、オフライン中に加えた変更をすべて保存し、インターネット接続が回復するとすぐにライブバージョンに自動的に同期します。これにより共有ファイルが多少混乱する可能性があるため、オフライン中は変更を加えないことをお勧めします（複数のユーザーがオフラインになる場合は、少なくとも編集の順序を慎重に検討してください）。

モバイルでのオフラインアクセス

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでの作業のほとんどは、通常のデスクトップ ウェブブラウザから行うことを想定ていますが、スマートフォンやタブレットがオフラインのときにレビューや編集を行う必要がある場合に備えて、これらのツールのモバイルアプリでもオフライン アクセスが可能です。

Android または iOS 版の Google ドライブ アプリでは、ファイルの横にある 3 つの点をタップし、「オフラインで利用できるようにする」を選択すると、オフラインで利用できるようになります。Google ドライブのメインアプリではなく、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの個別のアプリを使用している場合も同様です。ファイルの横にある 3 つの点をタップすると、オフライン オプションが表示されます。

特定のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを開いているときに、ファイルをローカルのスマートフォンやタブレットに同期することもできます。右上の3つの点をタップし、「オフラインで利用可能」のトグルスイッチをオンにして保存します。

モバイルでオフラインファイルを表示するには（Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドアプリのいずれの場合も）、メインのファイルリスト画面で3本の横線（左上）をタップし、「オフライン」を選択します。デスクトップアプリと同様に、編集内容はインターネット接続が回復するとすぐにウェブに同期されます。