メールのやり取りは、あまり楽しい時間つぶしとは言えません。そのため、ほとんどの人はできるだけ早く受信トレイにアクセスしてそこから抜け出したいと考えています。そして、Gmail は長年にわたり、その目標達成に役立つ機能をどんどん追加し続けてきました。

これらのハックをいくつか試してみて、Gmailでの時間を短縮できるかどうか試してみてください。メールをより簡単に操作できるようにしたり、処理すべきメッセージの概要をより明確にしたりと、少なくともいくつかは役立つはずです。

メールをタスクに変換する

Google ToDo リストはウェブ版 Gmail の右側のサイドバーに組み込まれており、クリックするだけで開いたり非表示にしたりできます。メールをすぐにタスクに変換したい場合は、メールを開いた状態、またはリストで 1 つ以上のメールを選択した状態で、上部にある「タスクに追加」ボタン（丸の中にチェックマークが入ったボタン）をクリックするだけです。

メールは、最近使用したGoogle ToDoリストに追加されます（必要に応じて、「メールタスク」リストも表示されます）。まだ開いていない場合は、Google ToDoリストのサイドバーが表示され、新しいタスクの詳細を変更したり、必要に応じて日時を追加したりできます。Gmailのメールへのリンクもタスクに埋め込まれます。

そこから、新しいエントリは通常のタスクと同じように機能します。スターを付けたり、完了としてマークしたり、リスト間で移動したり、サブタスクを追加したりできます。これは、実際に対応が必要なメールを覚えておくのに便利な方法です。

重要なメールにラベルを付ける

Gmailは、様々なシグナルに基づいて、どのメールが最も重要かを判断しようとします。この判断に基づいて、デフォルトビューの「優先」タブに表示されるメールが決定されます。また、モバイル端末での通知にも役立ちます。重要度の低いメッセージに関するアラートをオフにすることができるためです。

Gmail のアルゴリズムをサポートするために、メールのタイトルの横にある重要度マーカーをクリックして、そのメールを重要または重要でないとしてマークすることができます。これは小さな矢印の形をしており、重要度を示すためにすでに黄色に塗りつぶされている場合があります (すでに塗りつぶされている場合は、その上にマウスを置くと、メールが重要としてマークされた理由が表示されます)。

このように手動でメールにフラグを付けると、時間の経過とともに、Gmail がどのメールが最も優先度が高いかを判断する能力が向上するはずです。つまり、実際にはあまり注意を払う必要のないメッセージを精査するのに費やす時間が減るということです。

画面にさらに多くのチャットを表示する

これは「シンプルだけど効果的」な方法です。Gmailインターフェースの右上にある歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックして、「全般」タブを開きます。「最大ページサイズ」の横にある「最大ページサイズ」で、画面に一度に表示されるスレッドの数を10から100まで変更できます。

どちらの範囲が自分に適しているかは、一度に少数のメールに集中したいのか、それとも処理すべきメールのより包括的な概要を確認したいのかによって異なりますが、数を増減すると Gmail の生産性に大きな違いが生じる可能性があります。

送信取り消し時間を延長する

Gmailの「送信取り消し」機能は、メールクライアントの最も便利な機能の一つです。添付ファイルの紛失や明らかな誤字脱字のあるメールを送信してしまうのを防ぎ、さらに深刻なミスを防ぐ効果もあります。ここで最も重要なのは、メールのやり直しやフォローアップを頻繁に行う必要がなくなることです。

メールを取り消すまでの時間を、デフォルトの5秒（実際には少し短い時間ですが）よりも長く設定できます。右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。 「全般」タブの「送信取り消し」の横にあるタイマーを30秒まで延長すれば、送信したメッセージを取り消すのに30秒もの時間を確保できます。

古いメールに関する通知を受け取る

現時点では、アプリやガジェットにおける人工知能（AI）から逃れることは難しいですが、Gmailは長年にわたり受信トレイで基本的なAIを活用してきました。この技術の活用方法の一つは、フォローアップが必要なメールを特定することであり、Googleはこれを「ナッジ」と呼んでいます。

この機能をオン（またはオフ）にするには、右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックして「全般」の見出しをクリックします。「ナッジ」の横にある「ナッジ」では、受信メールと送信メールの両方で、対応が必要なメールをお知らせすることができます。これらのメールは受信トレイの上部に再表示され、横に提案が表示されます。

自動前進をオンにする

これは、大きな違いを生む小さな変更の一つです。右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択すると、 「詳細設定」タブに「自動表示」機能があります。この機能を有効にすると、参加中の会話を削除、アーカイブ、またはミュートしたときに、メインの会話リストではなく、現在のビューで次のメッセージまたは前のメッセージに移動できるようになります。

大量のメールを連続して処理する場合、より迅速に処理できるようになります。自動で時間を進めるか戻すかを設定するには、設定画面の「一般」タブにある「自動進む」を選択してください。

メールをタブ間でドラッグ

Gmailのデフォルトビューに表示されるタブは、もうお馴染みでしょう。右上の歯車アイコンをクリックし、「デフォルト」の「カスタマイズ」を選択することで、タブをカスタマイズできます。例えば、最も重要なメールは「プライマリ」タブに、ソーシャルネットワーク関連のメールは「ソーシャル」タブに表示されます。

ご存知ないかもしれませんが、これらのタブ間でメールをドラッグできます。メールをクリックして長押しし、タブのヘッダーにドラッグするだけです。これにより、Gmailのアルゴリズムが改善され、どのメールがどこに振り分けられるかがわかるだけでなく、今後この送信者からのメールにも同じ振り分けルールを適用するかどうかを確認するメッセージが表示されます。