音声入力を使ってメモを取る

「ツール」メニューから「音声入力」を選択すると、授業中のメモ取りがずっと簡単になります。表示される小さなマイクアイコンをクリックすると、コンピューターのマイクが拾った音声がすべてドキュメントに入力されます。完璧な音声ではありませんが、編集可能なので、教授の言うことをすべてメモしておき、後で講義の内容に合わせて修正することができます。 

論文には統合辞書を使用する

Googleドキュメントの内蔵辞書は、ドキュメント内で使うことができます。上部メニューの「ツール」から「辞書」を選択してください。ドキュメント内の単語をハイライト表示し、Command + Shift + Yを押すだけですぐに検索できます。辞書は画面のサイドバーに表示されるので、ドキュメントを離れなくてもGoogle検索で単語を検索できます。そして何よりも素晴らしいのは、パネルの下部に類義語が表示されることです。類義語をドキュメント内で使えるようにすれば、語彙力をさらに強化できます。これはエッセイを書くときに便利です。（辞書に関するもう1つのヒント：専門用語を「個人辞書」に追加しておけば、単語を右クリックして追加すればスペルチェッカーにフラグが付かなくなります。これは、変わった名字の人にもとても便利です。）

検索と置換を使用してエッセイを素早く編集する

Googleドキュメントでは、Command + Fを押すことでテキストの検索と置換が可能です。ウィンドウの右上には通常の検索バーが表示されますが、3点メニューをクリックすると、「検索」だけでなく「置換」も表示されます。エッセイの中で誰かの名前を何度も間違えたり、特定の単語を何度も使用したりしている場合でも、簡単に置換できます。「すべて置換」を実行することも、置換したい箇所を順番に選択して、いくつかだけを置換することもできます。 

簡単に目次を作成する

長いドキュメントを整理したい場合は、「挿入」メニューから目次を挿入しましょう。この機能は、セクションの見出しをハイライト表示し、メニューの「書式」ボタンを選択し、「段落スタイル」にマウスを移動してヘッダーオプションを選択することで書式設定を行った場合にのみ機能しますが、自動更新される優れた目次を作成できます。2ページ目の情報が、その上に段落を挿入した後に3ページ目に移動する場合でも、目次は自動的に更新されるので、手動で更新する必要はありません。また、目次内の見出しをクリックして、ドキュメントのそのセクションに素早く移動することもできます。 

バージョン履歴は、失われた論文の下書きや削除されたメモを保存します

「ファイル」メニューの「バージョン履歴」をクリックすると、ドキュメントの古いバージョンを見つけることができます。私は長い間この機能を知らず、Googleドキュメントは自動更新なので、変更した内容は完全に保存されると思っていました。ところが、そうではありませんでした！今、Googleドキュメントでこれを書いていますが、45分の間に2つのバージョンが保存されていました。 

長い論文やグループプロジェクトで行番号を有効にする

Googleドキュメントで複数の人と共同作業している場合は、行番号を有効にすると、作業内容の各部分を素早く参照できるようになります。この機能は、ドキュメントの左側に小さな番号を追加するだけです。論文のような大規模な文書を編集している場合、特に便利です。文書内のどこに情報が表示されるかを正確に把握できるからです。プロジェクトのパートナーに、どの文に注意が必要かを説明するよりも、2ページ目の7行目にある問題に対処する必要があることを伝える方がはるかに簡単です。行番号を有効にするには、「ツール」メニューの「行番号」をクリックし、行番号サイドバーで「行番号を表示」を選択します。

共同編集者に実際の G​​oogle ドキュメントではなくコピーでの作業を許可する

教授からの課題に取り組む際に、このような状況に何度か遭遇しました。Googleドキュメントのリンク（通常はプロジェクトの指示書など）を開くと、そのドキュメントは編集できないことが分かりました。そのため、「コピーを作成」して、自分のドキュメントに同じドキュメントを再度作成しなければなりません。教師がこのようにするのは、ワークシートを簡単に配布し、生徒全員がアクセスできる元のバージョンに影響を与えることなく、全員が入力できるようにするためです。この方法はこのシナリオでは有効ですが、グループメンバーに個別に作業させる必要があり、全員が同時にメインのドキュメントに入力することを望まない場合にも役立ちます。ドキュメントの右上にある「共有」をクリックし、リンク設定を「リンクを知っている全員」に変更し、その横にあるドロップダウンから「編集者」を選択します。次に、リンクをコピーして、共有に使用しているアプリに貼り付けます。送信する前に、リンクの末尾にある「編集」とその後のすべてを「テンプレート/プレビュー」に置き換えてください。

Google Keepを活用する

最後に、Googleドキュメントと完璧に連携するメモアプリ、Google Keepもお忘れなく。私は買い物リストや突然ひらめいたアイデアなど、様々な用途でGoogle Keepを使っていますが、授業中のメモにも最適です。ドキュメントを開いている時に右上の黄色い電球アイコンをタップすると、Keepのサイドバーメニューが表示され、メモやアイデアをドキュメントに直接ドラッグ＆ドロップできます。メモアプリは数多くありますが、Googleドキュメントをよく使う方には、ドキュメントとの連携機能としてKeepをぜひお試しください。

Googleドキュメントのその他すべてに関するハック

Googleドキュメントはエッセイを書く以外にも使えます（そして実際に使っています）。ここでは、他のソフトウェアを使うと複数のプログラムが必要になることが多い作業を、Googleドキュメントで実際に使ってみて特に便利だった点をいくつかご紹介します。 

Google ドキュメントで編集可能な PDF を作成する（無料）

PDFファイルをGoogleドライブにアップロードし、「開く」メニューから「Googleドキュメント」を選択すれば、編集可能なテキストドキュメントに変換できます。実は数ヶ月前、Adobeのサブスクリプションが切れてしまい、1つのドキュメントを編集するだけで済むので、原則として再購入を断念していたのですが、その時に初めてこの機能の存在を知りました。この方法ではフォーマットの問題が発生することもありますが、GoogleドキュメントはPDFファイルをシームレスに編集可能なテキストに変換してくれるので、PDFとして保存する前に変更を加えるのも簡単です。 

書類への署名も無料

Google ドキュメントで「落書き」を追加してドキュメントに署名します。Word の拡張機能は複雑すぎるし、オンライン ドキュメント エディタは高価すぎると思うので、Google ドキュメントで無料でこれを行うことができることに気付くまでは、すべてのドキュメントを印刷してペンで署名し、必要な場所に写真をアップロードしていました。屈辱的です。有名な話ですが、私はかつて Instagram ストーリー エディタの落書きツールを使ってドキュメントに署名しました。屈辱を通り越して恥ずかしいです。Google ドキュメント内で署名するには、「挿入」、「描画」、「新規」の順に進みます。描画するためのボックスが表示されます。「線を選択」というメニュー オプションに移動して「落書き」をクリックします。次に、ボックスに署名を走り書きして「保存」をクリックすると、ドキュメントに直接挿入できるようになります。繰り返しますが、これは無料です。 

Googleドキュメントのタスクを作成して集中力を維持する

進捗管理のために、テキスト内に「タスク」を追加することもできます。これは、グループで共同作業している場合や、特定のタイムラインで大規模な課題を完了する必要がある場合に便利です。ドキュメントに「@task」と入力すると、ダイアログボックスが開き、タスクに名前を付け、誰か（自分自身でも可）に委任し、完了期限を設定してリマインダーを受け取ることができます。ドキュメント全体の最初または最後に空白ページを設け、そこにすべてのタスクを追加すると便利です。Googleドキュメントでは、すべてのタスクの横に小さなチェックボックスも表示されるので、作業を進めるにつれてチェックを入れることができます。 

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