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Googleドライブは時の流れに逆らっているように感じることがあります。確かに、見た目も機能も7年前とほとんど変わりません。そもそも、ワードプロセッサにどれほどの革新を期待できるというのでしょうか？
想像以上にたくさんあります。基本的な部分は変わりませんが（壊れていないものを直す必要なんてないですよね？）、Googleは新機能を次々と追加しています。しかし、それらは全てが分かりやすいわけではなく、中にはメニューの奥深くに隠れているものもあります。Zapierの報告によると、2022年には多くの新機能が追加されています。ここでは、その中でも特に注目すべき10個の機能をご紹介します。
これまでのところどう思いますか?
ついにページレスビューを有効にする
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Googleドキュメントはオンライン共同作業ツールですが、ある点において古臭い感じがします。それは、デフォルトですべてのドキュメントがA4サイズに分割されてしまうことです。もちろん、印刷することを想定して作成している場合は問題ありませんが、ドキュメントを複数ページに分割する必要がない場合は、この機能を無効にして「ページレス」な1つのファイルに書き込むことができます。
「ファイル」 > 「ページ設定」に移動し、「ページなし」タブに切り替えて、「OK」ボタンをクリックし、「デフォルトとして設定」オプションが有効になっていることを確認します。
Notionのような「@」メニューショートカットを試す
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Google DocsはNotionからインスピレーションを得ていますが、それは決して悪いことではありません。メニュー内の機能や要素を探すのが面倒な場合は、「@」記号を入力すると、利用可能なすべてのメニューのリストが1か所に表示されます。これには、見出しなどの書式設定オプションから、利用可能なすべてのテンプレートのリストまで、あらゆる情報が含まれています。
Google ドキュメントで長いメールを書く
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GoogleドキュメントがGmailと直接連携できるようになりました。最初は奇妙に聞こえるかもしれませんが、ドキュメントは完全にフォーマットされたメールを書くのに最適な場所です。長いメールや重要なメールの下書きが必要な場合、このユーティリティを使えば、使い慣れた書式設定ツールをすべて使いながら、混雑した受信トレイから離れて作業に集中できます。
メニューショートカット「@」を入力し、「ビルディングブロック」セクションの「メールの下書き」オプションを使用します。メールアドレス、受信者のアドレス、その他の詳細を入力します。準備ができたら、GmailボタンをクリックしてGmailアプリに切り替えます。
テンプレートを使用すると表の作成が簡単になります
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誰も表を一から作るのは好きではありません。Googleもついにその事実に気づきました。Googleドキュメントには現在、4種類の表テンプレートが用意されています。確かに4種類だけですが、ほとんどの場合、この基本的なフレームワークがあれば十分でしょう。
「挿入」 > 「表」 > 「表テンプレート」を選択し、テンプレートを選択します。「製品ロードマップ」は、まずはこのテンプレートから始めるのに最適です。テキストを編集したり、必要に応じて列を追加したり、その他の修正や拡張を加えることができます。
ドロップダウンでテーブルを強化する
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表と言えば、Googleドキュメントには、事前設定されたドロップダウンを作成できるオプションが追加されました。ドキュメント編集にドキュメントを使用する場合、あまり意味がないかもしれませんが、表形式の作業やプロジェクト管理にドキュメントを使用する場合、ドロップダウンは表を更新する優れた方法になります。
「挿入」 > 「ドロップダウン」を選択するか、「@drop-down」ツールを使ってドロップダウンを素早く追加します。ドロップダウンのタイトルとラベルのオプションを設定できるポップアップが表示されます。
Google ドキュメントで直接チェックリストを作成する
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共同作業や個人プロジェクトの管理に Google ドキュメントを使用している場合は、チェックリストを作成するために Google ToDo リストや他のアプリに切り替える必要はありません。
上部のメニューから「チェックリスト」ボタンをクリックするか、「 @」挿入機能を使用してチェックリストを追加します。
要約で文書を強化する
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プロジェクトの概要が必要ですか？Google ドキュメントなら、アウトラインを自動生成できます。（長文を書く方にはこの機能が便利です。）さらに、概要を追加することで、ドキュメントのアクセシビリティをさらに向上できます。
[アウトライン]ボタンをクリックし、[概要]セクションの横にある[プラス]ボタンをクリックして概要を追加します。
作品に透かしを入れる
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自分の作品を保護したい場合、または自分の作品が重要であること（自分の作品であること）を他の人に知ってもらいたい場合は、任意のドキュメントに大きな透かしを追加できます。
唯一の注意点は、ドキュメントがページレス表示に設定されていないことを確認することです（最初のスライドを参照）。設定が完了したら、「挿入」 > 「透かし」に移動し、サイドバーを使って透かしをカスタマイズします。ページ全体に大きなテキスト透かしを表示することも、独自の画像を追加することもできます。
絵文字で書いたり反応したりする
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長い文書を編集しているとき、絵文字リアクションで必要な情報をすべて伝えられることがあります。テキストをハイライト表示し、コメントボタンのすぐ横にある新しい絵文字ボタンを見つけてください。お好きな絵文字を検索して選択できます。
実は、「 @ 」ボタンを使えば、ドキュメントに絵文字を追加することもできます。ドキュメントに「@emoji 」と入力してEnterキーを押すと、絵文字ピッカーが表示されます。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
Google ドキュメントから会議を開始する
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Google Meet の製品連携が Google ドキュメントにも導入されました。すべてのドキュメントの上部、共有ボタンのすぐ隣に会議ボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、今後の会議が表示され、新しい会議リンクを素早く作成するオプションも表示されます。
この機能を使えば、既に共同作業中の相手とすぐに通話に参加できます。相手がドキュメントを操作していない場合は、画面を共有することもできます。
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ジェイク・ピーターソン
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