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プロジェクトに取り組む前に、もう少し深く掘り下げる必要があります。
クレジット: Frame Stock Footage / Shutterstock.com
目次
取り組むべきプロジェクトがあるのに、なかなか始められなかったり、大きな進展が見られなかったりすると、つい自分を責めてしまいがちです。しかし、それでは前に進むためのモチベーションも上がりません。行き詰まりを感じているときは、自分に合った生産性向上方法を選ぶのも良いでしょう。しかし、その前に、自分が何を達成したいのか、いくつかの質問を自分に問いかけて、自分の方向性を明確にしておくことをお勧めします。
次に行き詰まり、非生産的だと感じたときに、再び前進できるように自分自身に問いかける 5 つの質問を紹介します。
「自分が望むほど生産的だった最後の時はいつだっただろうか？」
生産性が落ちたり上がったりする時期は誰にでもあるものです。ですから、調子の悪い週だからといって落ち込む必要はありません。むしろ、最後に本当に生産的だと感じた時の状況を思い出してみてください。もしかしたら、休暇前だったかもしれません。休暇前に全てを終わらせなければならないという切迫感に駆られた時かもしれません。これは、ある程度のプレッシャーがかかっている方が仕事がはかどるというヤーキーズ・ドットソンの法則と一致しています。あるいは、明確な目標を念頭に置いていた時かもしれません（その価値については後ほど説明します）。詳細な状況をつなぎ合わせればつなぎ合わせるほど、その環境を再現して再び行動に移せる可能性が高まります。
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これを念頭に置いて、次に生産性が急上昇したと感じたら、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったか、そして何を改善できたかをメモしておくと役立ちます。そうすれば、「事後レビュー」を作成し、再び自分自身に問いかけるときに振り返ることができます。
「私の最終的な目標は何ですか？」
やらなければならないことは分かっているものの、その崇高な目的について考えずに、ルーティンに陥ってしまうことがあります。受信トレイの整理や食器洗いといった些細な作業は、まさにこのカテゴリーに当てはまります。結局のところ、時間のかかる退屈な作業にモチベーションを見出すのは難しいのです。もっと大きな視点で考えない限りは。
最終的な目標について自問自答してみるのも良いでしょう。例えば、受信トレイを整理するというのは、重要なメッセージを確認しやすくなり、タイムリーに返信しやすくなるというメリットがありますが、最終的な目標は、より迅速に返信することで仕事の質が向上し、ひいては収入の増加、昇進、あるいは早く退社して家族と過ごす時間が増えることにつながることです。食器洗いは、家をきれいに保つという最終的な目標に合致するだけでなく、友人が来る前に片付けておく、シンクに虫が湧くのを防ぐ、明日新しいレシピを試すときに新鮮なお皿を用意しておくといった、より大きな目標にも繋がります。
やるべきことの背後にある大きな目標を明確にすることは、タスクの優先順位付けとモチベーション向上の鍵となります。逆算して、最終的な目標は何かを自問自答し、それを達成するために必要なタスクを考え出しましょう。そうすることで、目標達成への道筋が見え、やる気も湧いてきます。（SMART目標計算式を使ってすべてを計画すれば、さらに効果的です。）
「なぜ仕事に行きたくないのか？」
これは、生産性が低いと感じた時にいつも自問自答する質問です。ほとんどの場合、最終的な目標は既に分かっており、自分が最も仕事が捗る時間帯と方法も分かっているので、タスクを先延ばしにしてしまう時は、その理由を突き止め、根本原因に対処するようにしています。時には、返信がどうなるか不安でメールを送るのが怖くなることもあります。また、プロジェクトにやりがいを感じられないから、やりたくないと思うこともあります。もちろん、相手が私のメールにどう返信するかはコントロールできませんが、必要な情報を伝えるために、できるだけ分かりやすいメールを書くように努めることができます。そして、返信が肯定的なものである可能性も十分にあり、実際に送ってみるまでは分からないということを自分に言い聞かせます。また、やりがいを感じなかったり興味が持てなかったりして、何かを避けていることに気づいた時のことも記録しています。もしそれが頻繁に起こるようであれば、事後検証を行い、場合によっては完全に軌道修正する必要があると分かります。
何かを避けている理由を理解することは、ある意味、無理やりそれをやろうとするよりも重要です。自分の現状に欲求階層を当てはめて、何がうまくいっていないのか、何が自分を阻んでいるのかをより深く理解してみましょう。
これまでのところどう思いますか?
「この作業をもっと細分化してもいいですか？」
生産性が上がらない理由は、目の前のタスクが大きすぎることにある場合もあります。例えば、別の都市で開催される仕事の会議の準備をしようとしているのに、つい先延ばしにしてしまうとします。それは、「会議の準備」があまりにも多くのことを含んでいるからかもしれません。飛行機の予約、ホテルの予約、会社への経費精算、空港までの交通手段の手配、荷造り、旅行中の日々の予定、同僚との役割分担、プレゼンテーションの準備など、これらはすべて関連しているものの、それぞれかなり異なる活動です。これらを小さなカテゴリー（移動の手配、スケジュール管理、会議の準備）に分解し、さらに個々のタスクに分解することで、負担を軽減することができます。
ここでは、カンバン方式やジャーメソッドのようなシステムを活用します。これらのシステムは、特定の日に行うべき作業の優先順位付けと追跡に役立ちます。管理しやすい部分に分割せずに、大規模なプロジェクトに取り組もうとすると、ストレスを感じるだけです。（だからこそ、家全体を一度に掃除することは決してお勧めしません。代わりに、短期間で1つの部屋に集中して掃除するべきです。）
「この作業は本当に必要なのか？」
自分の仕事が本当に必要かどうかを自問自答するのは、特定のことをしない言い訳を自分に与えているようなものなので、逃げ道のように感じるかもしれません。しかし、重要度の低いタスクや不要なタスクは常に存在するため、それらを排除することで、本当に重要なことに取り掛かることに集中できるようになります。
まず、アイゼンハワーマトリックスやABCDE法などの優先順位付けテクニックを使って、本当に緊急なこととそうでないことを分けましょう。すぐに必要なこととそうでないことを見極めたら、4Dアプローチを使います。これはメールの整理によく使われますが、様々な用途に応用できます。4Dとは、削除（ delete）、実行（do）、委任（delegate）、延期（defer）のことです。やる必要のないことはすべて削除（または忘れる）、小さなタスクは他の人に委任（子供にリビングの掃除を頼む、同僚に大きなプロジェクトの一部を任せるなど）、今は重要でなくてもいずれ重要になるものは延期し、最後に重要なことに取り組みます。
やるべきことをすべて優先順位付けしないと、責任リストが長くなりすぎて圧倒され、結局何もできなくなってしまいます。少し時間をかけてリストを整理し、最も緊急性の高いものを見極めることで、必要なものだけが残り、そのリストに取り組むことでより充実した気分になれるはずです。
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ジョーダン・カルフーン 編集長
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